(1) Denetim Ofisi, Konsey ve komiteleri için bir danışma ve kontrol aracıdır. Denetimin amacı, Konsey'i kararlarında desteklemek ve şehir yönetiminin görevlerini yerine getirmesini izlemek ve tavsiyelerde bulunmaktır.

Denetim Yönetmeliği, Bonn Belediyesi Denetim Ofisinin faaliyetlerinin çerçevesini ve ilkelerini belirler.

(2) Denetim Ofisi doğrudan Konsey'e karşı sorumludur ve mesleki faaliyetlerinde doğrudan Konsey'e bağlıdır. Teknik talimatlara tabi değildir.

(3) Denetim Ofisinin yönetimi ve denetçileri Konsey tarafından atanır ve görevden alınır. Denetçiler ancak yasal olarak izin verildiği ve denetim görevleriyle uyumlu olduğu sürece kentte başka bir görevde bulunabilirler.

Denetçiler en az yüksek dereceli devlet memurları ya da benzer maaş derecelerine sahip çalışanlar olmalıdır.

(4) Yönetim ve denetçiler kişisel ve mesleki olarak denetim ofisinin görevleri için uygun olmalı, sorumluluk alanları için gerekli uzmanlık bilgisine sahip olmalı ve düzenli olarak ileri eğitim almaya hazır olmalıdır.

(5) Denetim prosedürlerinin değerlendirilmesinde, Denetim Ofisinin yönetimi ve denetçileri sadece yasalara tabidir.

Yönetim, görevleri çalışanlara tahsis eder.

Bu denetim yönetmeliği uyarınca sahip olduğu haklar, bunu yapmasının engellenmesi durumunda yönetim yardımcısı tarafından kullanılır.

(6) Denetçiler, risk odaklı bir denetim yaklaşımını dikkate alarak, denetimleri kendi sorumlulukları altında yürütürler. Denetimlerin türü, yöntemi ve kapsamı genel olarak yönetim tarafından verilen görevler kapsamında denetçiye bırakılır.

Denetçiler, denetim görevlerinin bir parçası olarak, özellikle cezai suçlar veya diğer önemli görev ihlalleri veya iş sözleşmesi ihlallerine ilişkin ilk şüpheler olmak üzere, her türlü özel gözlem ve eksiklikleri derhal yönetime bildirmekle yükümlüdür.

Denetçiler, çalışmaları sırasında ortaya çıkan tüm süreçler hakkında, gizlilikleri veya gizli tutulmaları öngörüldüğü, doğaları gereği gerekli olduğu veya denetimin amacını tehlikeye atmamak için gerekli olduğu sürece gizliliği korumak zorundadırlar.

Denetçiler, denetleyecekleri çalışanlara karşı önyargılı olmaları veya önyargı endişesi taşımaları halinde derhal yönetimi bilgilendirmelidirler.

(7) Bir denetimin başlangıcında, denetimin amacı buna izin vermediği sürece, denetçiler denetlenecek kuruluşun yönetimini bilgilendirmelidir.

Nakit ve envanter denetimleri ve diğerleri gibi beklenmeyen denetimler söz konusu olduğunda, bilgi ancak denetim verileri (envanterler, defterler, makbuzlar, vb.) güvence altına alındıktan sonra verilmelidir.

Devam eden ve düzenli denetimler söz konusu olduğunda, ilk bildirim yeterlidir.
Kural olarak, denetimler bir raporla sonuçlandırılmalıdır. Rapor nihai hale getirilmeden önce, ana denetim bulguları denetlenen kurumun yönetimi ile tartışılmalıdır.

Devam eden denetimlere (örneğin, muhasebe belgeleri, otomatik veri işleme, sözleşme ödülleri, inşaat sahaları) ilişkin bir rapor yalnızca denetimin ciddi itirazlara veya mali çıkarların iyileştirilmesine yönelik önerilere yol açması halinde gereklidir; daha az öneme sahip itirazlar denetlenen kurumla doğrudan istişare edilerek görüşülebilir ve çözüme kavuşturulabilir.

(8) Denetim Ofisi'nin yönetimi ve denetçileri, Belediye'nin rezervasyon ve ödemelerini ne emredebilir ne de gerçekleştirebilir. Ayrıca, defterlerin tutulmasına veya yıllık mali tabloların veya konsolide mali tabloların hazırlanmasına katılamazlar.

(1) Denetim Ofisine yasal olarak verilen görevler özellikle GO NRW 102 (1), 102 (10), 102 (11) ve 104 (1) maddelerinden kaynaklanmaktadır.

(2) Denetim Ofisine aşağıdaki ek görevler de verilmiştir:

1. İdarenin ve özel varlıklarının yasallık, uygunluk ve ekonomik verimlilik açısından denetlenmesi,
2. GO NRW Madde 107 (2) uyarınca belediyenin kendi işletmelerinin ve diğer kurumların ekonomik yönetimini ve muhasebesini denetlemek,
3. GO NRW Madde 114a uyarınca belediyenin özel hukuk kapsamındaki şirketlerde ve diğer birliklerde veya kamu hukuku kapsamındaki bir kurumun yasal yapısında ortak, hissedar veya üye olarak faaliyetlerinin denetlenmesi ve belediyenin bir yatırım, kredi verilmesi veya başka bir şekilde yürütme hakkını saklı tuttuğu hesap ve işlemlerin denetlenmesi.
4. İşlem değeri 100.000 Avro veya üzerinde olan gayrimenkul işlemlerinin risk odaklı denetimi,
5. Özel hukuk harçlarının veya kamu hukuku harçlarının ve bunların işletme hesaplarının belirlenmesine yönelik hesaplamalar da dahil olmak üzere, şehrin tamamen maliyet karşılayan maliyet muhasebesi tesislerinin maliyet ve performans muhasebesinin denetlenmesi,
6. Şununla destekleyin
   - Bütçe, finans, muhasebe ve satın alma konularındaki tüzük veya yönetmeliklerin yanı sıra, 5. madde kapsamına girmedikleri sürece, ücret veya harçların alındığı tüzük veya yönetmeliklerin değiştirilmesi,
   - Bütçe, finans, muhasebe ve satın alma konularında talimatların değiştirilmesi,
   - mali/iş yönetimi, satın alma ve teknik nitelikteki önemli değişiklikler ve
   - önemli bir mali/ticari etkiye sahip olabilecekleri ölçüde, kurumsal tedbirler.
   
   Madde 4 ila 6 söz konusu olduğunda, ön danışma organlarına ve Konsey'e sunulacak karar tasarıları, iç idari koordinasyonun ardından, genellikle Konsey Ofisi'ne gönderilmeden en az on iş günü önce incelenmek üzere Denetim Ofisi'ne sunulmalıdır. Madde 5 uyarınca işletme hesapları hazırlandıktan hemen sonra ilgili birim tarafından gönderilmelidir.
   
   Denetim Ofisinin de idari başvuruların eş-imzalanmasında yer alması halinde, halihazırda onaylanmış olan idari başvurular genellikle konuya uygun bir süre içinde kendisine sunulmalıdır. Bu nedenle, denetim ofisinin ortak imzası genellikle dijital iş akışının sonuna yerleştirilmelidir. Çalışma düzeyindeki ön koordinasyon bundan etkilenmez.
7. İlgili yetkilendirme kılavuzları ve kararlarında yer alan haklar temelinde belediye hibe alıcıları için fonların uygun kullanımının denetlenmesi.
8. Hibe verenin hibenin bir koşulu olarak denetim ofisi tarafından denetim yapılmasını açıkça talep etmiş olması halinde, kullanım kanıtının denetlenmesi; bu durumlarda idare, denetim yükümlülüğünü hibe fonları için başvuru sırasında, ancak en geç onay bildiriminde öğrenildikten sonra denetim ofisine bildirmekle yükümlüdür.
   
   Kullanım kanıtı ve incelenmesi için gerekli tüm belgeler, onay bildiriminde belirtilen son teslim tarihinin sona ermesinden en az dört hafta önce incelenmek üzere denetim ofisine sunulmalıdır.
9. İlgili tüzüklerde, ana sözleşmelerde veya diğer kararlarda öngörüldüğü ölçüde, şehrin üyesi veya hissedarı olduğu diğer kuruluşların yıllık mali tablolarının denetimi,
10. Konsey, Denetim Komitesi veya Belediye Başkanı tarafından özel bir denetim yetkisi verilmesine tabi olarak, ilgili ana sözleşme veya tüzüklerde öngörülen denetim hakları temelinde belediye şirketleri ve iştiraklerinin özel denetimi.
11. İhbarcıyı Koruma Yasası ve İhbarcıyı Koruma Yasası Uygulama Yasası NRW uyarınca iç raporlama merkezinin kurulması ve işletilmesinin yanı sıra bu yasalar kapsamındaki yasal gerekliliklere uygunluğun izlenmesi.

(3) Acil resmi nedenlerin gerektirmesi halinde, Denetim Ofisi yönetimi, herhangi bir yasal hükmü ihlal etmemek kaydıyla, denetimlerin türü ve kapsamına ilişkin geçici kısıtlamalar getirmeye veya münferit alanları denetim dışında bırakmaya yetkilidir. Denetim Komitesi Başkanı bu konuda derhal bilgilendirilmelidir; ihaleler söz konusu olduğunda, Satın Alma Komitesi Başkanı da bilgilendirilmelidir.

Denetim Komitesine ve varsa Kamu İhale Komitesine, kararı takip eden bir sonraki toplantıda geçici kısıtlamaların nedenlerini belirten bir bildirim sunulur.

(4) Konsey ve Denetim Komitesi, Denetim Ofisine daha fazla denetim görevi verebilir ve münferit durumlarda denetim görevlendirmeleri yapabilir.

(5) Belediye Başkanı kendi sorumluluk alanı dahilinde Denetim Ofisine denetim görevleri verebilir. Denetim Komitesi bir sonraki toplantısında derhal bu konuda bilgilendirilmelidir. Bilgilendirme görevi Belediye Başkanının ofisinin sorumluluğundadır.

Bonn Federal Belediyesi'nin tüm birimleri ve bunlara bağlı organizasyonel birimler, özel fonlar ve denetlenecek diğer kurumlar, vakanın gerçeklerini belirterek Denetim Ofisi'ni derhal bilgilendirmelidir:

• cezai suçlara ilişkin ilk şüpheye yol açabilecek tüm şüpheli veya tespit edilmiş resmi usulsüzlükler (örneğin dolandırıcılık, zimmete para geçirme, yolsuzluk veya benzerleriyle bağlantılı olarak),
• Belediye çalışanlarına karşı resmi görevleriyle bağlantılı olarak yürütülen savcılık soruşturmaları,
• hırsızlık, soygun, zimmete geçirme, yangın veya diğer olağanüstü nedenlerden kaynaklanan kayıplar,
• kasa tutarsızlıkları (daha fazla ayrıntı, kasa işlemlerine ilişkin ilgili talimatlara tabidir),
• İşleme/işletme hataları veya benzerlerinden kaynaklanan hasarlar (hasar içeren faaliyetler hariç), özellikle zayıf noktaların analiz edilmesi için 1.000 Euro,
• alınan sübvansiyonların işlenmesiyle bağlantılı olarak gelirde veya faiz masraflarında meydana gelen eksiklikler,
• özellikle teknoloji destekli bilgi işlem tesislerinin operasyonel hazırlığında veya veri güvenliğinde veya bütçe yönetimi, muhasebe ve sipariş/karar verme prosedürü alanındaki veri işleme görevlerinin işlenmesinde önemli bozulmalara neden olan olağanüstü olaylar veya ekipman arızaları,
• Merkezi ve merkezi olmayan bilgisayar sistemlerinin, ağ bileşenlerinin, veri taşıyıcılarının ve veri tabanlarının şüpheli veya tespit edilen manipülasyonu veya saklama gerekliliklerine tabi yedeklenmiş ve/veya arşivlenmiş verilerin kaybı.

Önemli bir mali/operasyonel etkiye sahip olabilecek önemli teknik ve organizasyonel tedbirler uygulanacaksa, planlama aşamasında görüş bildirebilmesi için denetim ofisi derhal bilgilendirilmelidir. Bu özellikle bütçeleme, finans, muhasebe ve satın alma ile teknoloji destekli bilgi işleme alanlarındaki değişiklikler veya yeni kurulumlar için geçerlidir.

Mali muhasebe için yazılım geliştirilirken veya satın alınırken, programların kullanılmadan önce test edilebilmesi için Denetim Ofisi zamanında sürece dahil olmalıdır. Aynı durum program değişiklikleri için de geçerlidir.

(1) Bonn Federal Belediyesi'nin ihale talimatları uyarınca, tüm ihale süreçleri ihale yönetim sisteminde oluşturulmalıdır.

Denetim Ofisi tüm süreçlere sınırsız denetim erişimine sahiptir ve Madde 5 (2) ve devamında açıklanan hususların ötesindeki tedbirleri incelemeye yetkilidir.

(2) Satın alma prosedürleri için önceden Denetim Ofisinin onayı alınmalıdır

• İhaleye ilişkin kararın bir ihale komitesine bırakıldığı durumlarda,
• öngörülen ihale türünden bir sapma olduğunda veya ihaleye davet edilecek asgari şirket sayısının aşılmadığı durumlarda,
• Paragraf 3 hükümlerine uygun olarak eklerin olduğu durumlarda,
• veya denetim departmanı tarafından denetim niyeti beyan edilir.

(3) Zeyilnamelerin toplamı 25.000 Euro'yu (net) aşarsa, bunlar denetim dairesinin incelemesine tabidir. Bu amaçla, ihale belgeleri (örneğin ek teklif, ek hesaplama, malzeme ve alt yüklenici teklifleri, ödüllerin kanıtı olarak orijinal hesaplamadan alıntılar, ekipman, malzeme ve işletme malzemesi maliyet tahminleri), ek sipariş gerçekleştirilmeden önce, mümkün olduğunca, gerekliliklerine dair ayrıntılı bir açıklama ile birlikte ihale yönetim sistemi aracılığıyla denetim dairesine sunulmalıdır.

Teminin gecikmesi durumunda, denetim ofisi ek hizmetlerin kod numarası belirtilerek e-posta ile önceden bilgilendirilmelidir.

(4) Bir ihale davetinin iptal edilmesinden önce, ihale yönetim sistemi üzerinden Denetim Ofisinin onayı alınmalıdır.

(5) İhale yönetim sisteminde ihale usulleri henüz oluşturulamamışsa ve oluşturulduğu sürece, Ek 1'in hükümleri 1 ila 4. paragraflardan farklı olarak uygulanır.

İşlem değeri 100.000 Avro veya daha fazla olan tüm planlanmış mülkiyet işlemleri, değerlendirmeyle ilgili belgelerle birlikte Denetim Ofisine bildirilmelidir.

Bildirimin eksiksiz olarak alınmasının ardından, Denetim Ofisi makul bir süre içerisinde, kendi takdirine bağlı olarak ve risk odaklı hususları dikkate alarak, işlemin bir denetime tabi olup olmayacağına karar verir. Bu gibi durumlarda, işlem ancak Denetim Ofisi tarafından denetim tamamlandıktan sonra sonuçlandırılabilir.

Siyasi organlar, 1. cümle uyarınca her bir mülkiyet işlemi için 2. cümle uyarınca Denetim Ofisinin kararı hakkında bilgilendirilmelidir.

(1) Diğer denetim organlarının (Federal Denetim Ofisi, Devlet Denetim Ofisi, Belediye Denetim Ofisi, Vergi Dairesi, vb.) denetim raporları ve kurumsal soruşturmalara ilişkin raporlar gecikmeksizin Denetim Ofisine iletilmelidir.
İş planları, ara/yıllık mali tablolar, bilançolar, denetçiler, yeminli mali müşavirler veya benzerleri tarafından hazırlanan denetim raporları ve özel varlıkların yıllık/yönetim raporları da, konsey bilgi sistemi üzerinden erişilebilmeleri halinde, yatırım idaresi tarafından zamanında Denetim Ofisine sunulmalıdır. Aynı durum, Belediyenin doğrudan veya dolaylı olarak pay sahibi olduğu şirketlere ilişkin belgeler için de geçerlidir.

(2) Bütçe, mali ve muhasebe hükümlerinin yayınlandığı, değiştirildiği, açıklığa kavuşturulduğu veya iptal edildiği tüm yönetmelikler, kararnameler ve tebliğler, belediye intraneti üzerinden erişilemediği sürece, yayınlanmalarının hemen ardından Denetim Ofisine iletilir.

Aynı durum Denetim Ofisinin denetim faaliyetleri için ihtiyaç duyduğu diğer tüm belgeler için de geçerlidir.

(3) Belediyenin tüm çalışanları, özellikle de denetlenen bölgelerdeki çalışanlar, Denetim Ofisi denetçilerine denetim görevlerini yerine getirirken destek olmalı ve onlara doğru bilgi vermelidir.

Denetim ofisine bütçe, finans ve muhasebe sistemindeki imza yetkilileri ve verilen yetkilerin kapsamı hakkında, bu bilgilere dijital olarak erişilemiyorsa, bilgi sağlanmalıdır.

Konsey ve onun komiteleri, alt komiteleri, proje danışma kurulları ve bölge konseylerinin kamuya açık ve kamuya açık olmayan toplantılarının davetiyeleri (ekler dahil) ve tutanakları Konsey bilgi sistemi aracılığıyla Denetim Ofisinin erişimine sunulmalıdır; sistemde yer almayan ekler Denetim Ofisinin talebi üzerine derhal erişime açılmalıdır.

Denetim Ofisi yönetimi, Konsey'in ve komitelerinin yanı sıra ilçe konseylerinin kamuya açık olan ve olmayan tüm toplantılarına katılmaya veya yetkili bir kişiyi göndermeye yetkilidir. Bu durum, denetim görevleriyle ilgili oldukları ölçüde, idare tarafından düzenlenen tüm etkinlikler için de geçerlidir.

(1) Denetim Ofisi, Bonn Belediyesinin birimlerinden ve bunların alt organizasyon birimlerinden, özel fonlardan ve denetlenecek diğer kurumlardan denetim için gerekli her türlü bilgiyi talep etme ve dosyaların, belgelerin, defterlerin teslim edilmesinin yanı sıra tüm bilişim sistemlerine (donanım ve yazılım) erişim - özel program işlevlerinin etkinleştirilmesiyle gerekli olması halinde - ve tüm dijital veri stoklarına veya yazılı, görüntülü veya sesli diğer bilgi taşıyıcılarına, yasal hükümlerle çelişmediği sürece erişim talep etme hakkına sahiptir.

(2) Yönetim ve denetçiler, denetim görevleri kapsamında tüm belediye binalarına ve şantiyelerine erişim hakkına sahiptir; bu bağlamda, tüm resmi dosyalara, belgelere, defterlere ve diğer kayıtlara, bunların saklandığı yerlere ve kasalara veya diğer kaplara erişim talep etme yetkisine sahiptirler. Gerekirse, tüm resmi eşyalara (örneğin dosyalar, belgeler, defterler, veri taşıyıcıları, donanım ve yazılımlar dahil) alındı belgesi karşılığında el konulabilir.

Yönetim ve müfettişler, denetlenecek etkinlikleri ve tesisleri ziyaret etme yetkisine sahiptir. Talep üzerine, kendilerini resmi bir kimlik kartı ile tanıtmalıdırlar.

(3) Denetim sırasında tutarsızlıklar veya belirsizlikler ortaya çıkarsa, Denetim Ofisi Belediye Başkanı aracılığıyla daire başkanından gerekli açıklamayı talep etmelidir.

Denetim sırasında iç ya da dış standartlara aykırı ağır görev ihlalleri tespit edilirse, Denetim Ofisi konuyu İnsan Kaynakları Departmanına iletir, böylece iş ya da disiplin hukuku kapsamında önlemler alınması gerekliliği incelenebilir.

(4) Denetim Ofisi'nin bir suç işlendiğine dair ilk şüpheyi doğurabilecek usulsüzlüklerden haberdar olması ya da bunları tespit etmesi halinde, yönetim derhal Belediye Başkanı'nı bilgilendirerek savcılığın devreye girmesini sağlar.

Buna bakılmaksızın, Denetim Ofisi yönetimi ve Belediye Başkanı tarafından yolsuzluğun önlenmesi için atanan irtibat kişisi, resmi işlemlerle bağlantılı olarak (yani Belediye Başkanı tarafından savcılık çağrılmadan önce bile) suç teşkil eden davranış belirtilerini doğrudan savcılık makamlarıyla görüşmeye ve daha sonraki işlemleri koordine etmeye yetkili ve yükümlüdür.

Ayrıca, ilk şüphenin araştırılması amacıyla Belediye Başkanı adına savcılıktan veya ceza soruşturma dairesinden gelen soruları yanıtlayabilir ve bu bağlamda, gereklilik ilkesini göz önünde bulundurarak belediye çalışanlarının kişisel verilerini (örneğin isim, adres, doğum tarihi/yeri) bu makamlara iletebilirler.

Belediye Başkanı, kolluk kuvvetleriyle mümkün olan en iyi işbirliğini sağlamak amacıyla, Denetim Ofisi başkanı ve başkan yardımcısına ve yolsuzluğun önlenmesiyle ilgili irtibat kişisine bilgi sağlama konusunda genel yetki verir.

Belediye Başkanı, savcılıkla yapılan tüm önemli temaslar hakkında derhal bilgilendirilir. Belediye Başkanı, Denetim Ofisi tarafından savcılığa yapılan her türlü resmi açıklama hakkında önceden bilgilendirilir. Savcılık makamlarıyla gizli işbirliğinin bir parçası olarak, Alman Ceza Kanunu'nun (StGB) 353 b maddesi uyarınca da gizlilik yükümlülüğü altındadırlar.

(5) Bonn Federal Belediyesi'nin dairelerinin ve bunlara bağlı organizasyon birimlerinin, özel varlıkların veya denetlenecek diğer kurumların çalışanları, Denetim Ofisi ile ana yazışmaları genellikle kendi ofisleri, enstitüleri, şirketleri veya yönetimleri aracılığıyla yürütürler.

Yıllık ve konsolide mali tabloların denetimine ilişkin raporlar genellikle kamuya açık bir toplantıda ele alınır. İstisnai olarak, bu raporlar genel ve ayrı raporlar olarak ikiye ayrılabilir. Gizli tutulması gereken hususlar ayrı bir rapor cildinde sunulmalıdır.

Raporun hangi bölümlerinin gizli tutulacağına Denetim Komitesi karar verir.

(1) Denetim Ofisi'nin önemli usulsüzlükler tespit etmesi veya bunlardan haberdar olması halinde, Belediye Başkanı ve Denetim Komitesi Başkanı bilgilendirilmelidir.

Ayrıca, aşağıdakilerin neden olduğu hasar

• soygun ve zimmete para geçirme
• ve - 25.000 Euro'luk bir zarar tutarından - hırsızlık, mala zarar verme, hırsızlık, yangın, finansman önlemleri ve diğer olağanüstü nedenlerle bağlantılı olarak azalan gelir veya faiz ücretleri nedeniyle.

Başkanın derhal bildirim yapılmasını gerekli görmemesi halinde, Denetim Komitesi bir sonraki toplantısında bu konuda bilgilendirilmelidir.

Bu prosedüre istisna getirilmesi ancak savcılık tarafından yürütülen soruşturmaları tehlikeye atacaksa haklı görülebilir. Bu gibi durumlarda, olası bilgi kapsamı konusunda savcılıkla mutabık kalınmalıdır.

(2) Denetim Ofisi, önemli olaylar ve teknoloji destekli bilgi işlem alanındaki güçlükler ve sorunlar hakkında Denetim Komitesini bilgilendirir.

(3) Denetim Ofisi yönetimi, talep üzerine, Denetim Komitesine kendi görev alanına giren tüm konular hakkında bilgi verir ve yasal hükümlere uygun olarak dosyalara erişim sağlar.

Denetim Ofisi ile denetlediği kurumlar arasında denetim gözlemlerine ilişkin görüş ayrılıkları tartışılmak üzere Denetim Komitesine sunulur. Yasal konuların söz konusu olduğu durumlarda, hukuk departmanı başkanının uzman görüşü yetkilidir.

Denetim Komitesi toplantıları Denetim Ofisi tarafından hazırlanır. Toplantılara Denetim Ofisi yönetimi ve onun tarafından atanan denetçiler katılır.

(1) Denetim Ofisi yönetimi, denetim raporlarını sorumlu departman yönetimine gönderir. Özel önem taşıyan raporlar aynı zamanda Belediye Başkanına da sunulur.

Denetlenen kurumlar raporlarda yer alan temel denetim gözlemlerine ilişkin yorumlarını zamanında, genellikle dört hafta içinde, kendi birim yönetimleri aracılığıyla yapmalıdırlar. Hatırlatmaya rağmen makul bir süre içinde herhangi bir yorum yapılmazsa ya da sadece yetersiz yorum yapılırsa, rapor Denetim Ofisi tarafından - o anda mevcut olan şekliyle - raportör prosedürüne sunulacaktır. Aynı zamanda konu, Denetim Ofisi başkanının kararını takiben Belediye Başkanına da sunulur.

(2) Raporlar, denetlenen kurumlara gönderildikten sonra en geç iki ay içinde bilgi için komite başkanına ve Denetim Komitesi tarafından atanan raportörlere sunulmalıdır; bu raportörler daha sonra raporların Denetim Komitesinin bir sonraki olası toplantısının gündemine alınmasını talep edebilirler.

Aynı zamanda, bilgilendirilecek Denetim Komitesi üyeleri, parlamento grupları, konsey grupları ve münferit belediye meclis üyelerinin her birine raporun bir versiyonu gönderilir. Buna ek olarak, tüm komite üyeleri Denetim Komitesinin bir sonraki olası toplantısında özetlenmiş versiyonlar şeklinde temel denetim bulguları hakkında bilgilendirilir.

(3) Bu Denetim Yönetmeliğinin 2 (4) ve (5). bölümleri uyarınca özel bir denetim yetkisine dayanan raporlar ve özel önem taşıyan raporlar, 2. paragrafta açıklanan prosedürden farklı olarak doğrudan Denetim Komitesine veya Konseye iletilir.

Denetim Komitesinin toplantı gündemi, 2. paragraf uyarınca iki aylık teslim süresi henüz dolmamış olan denetlenen organlara halihazırda gönderilmiş olan raporları da içerir.

(4) Ayrıca, Denetim Ofisinin önceden izni alınmaksızın, dış yazışmalarda veya Konsey, Şehir İdaresi veya denetlenen kurumun üyesi olmayan üçüncü taraflarla yapılan müzakerelerde veya görüşmelerde Denetim Ofisinin kamuya açık olmayan denetim raporlarına ve yazışmalarına atıfta bulunulmasına veya bu raporların üçüncü taraflara verilmesine veya incelenmesine izin verilmesine izin verilmez.

Denetim Ofisinden gelen siyasi ve yasal açıdan önemli yazışmalar yönetim tarafından imzalanmalıdır. İmza yetkisini bölüm başkanlarına devretmeye yetkilidir.

Denetim Yönetmelikleri 1 Haziran 2021 tarihinde yürürlüğe girer. Aynı zamanda, son olarak 15 Eylül 2011 tarihli Konsey kararıyla değiştirilen 23 Ekim 2008 tarihli Denetim Yönetmeliği de yürürlükten kalkar.

Bonn, 12 Mayıs 2021

Dörner
Belediye Başkanı

(23 Ekim 2008 tarihli RPO'nun 5. maddesine karşılık gelir, son olarak 15 Eylül 2011 tarihli Konsey kararıyla değiştirilmiştir)

(1) İhaleye davet edilirken veya ihale dokümanları gönderilirken, RPA'ya münferit değeri mal ve hizmetler ile ücretler için 5.000 Avro'yu ve inşaat hizmetleri için 15.000 Avro'yu aşan tedbirler FAIRgabe sisteminde kayıtlı form kullanılarak aşağıdaki bilgi/belgelerle birlikte bildirilmelidir:

• Önlemin tanımı,
• G/L hesabı/finansal kalem ve CO hesap ataması/finansal merkez veya sipariş numarası (SGB),
• FAIRgabe numarası (ardışık ölçü numarası),
• Ödül belgeleri (özellikle VOB/A, VOL/A, VOF uyarınca),
• tahmini maliyetler,
• davet edilen adaylar.

(2) RPA, bildirilen ödülleri inceler,

• Bir ihale komitesinin, ihalelerin yapılmasına ilişkin kılavuz ilkeler (ihale yönetmelikleri) uyarınca karar verdiği,
• Eğer 15.000 Avro'yu aşan sözleşmeler 25.000 Avro'yu aşan inşaat işleri için ihale belgelerine göre en düşük teklifi verene verilmeyecekse,
• İhaleyi kazanması beklenen adaydan gelen 25.000 Avro'nun üzerindeki yapım işi için 15.000 Avro'dan fazla olan tekliflerin maliyet tahmininden yüzde 30'dan fazla sapması halinde.
• geri kalanını yeterli rastgele örneklemlerle inceler.

RPA, eksiksiz bildirimin alınmasından itibaren bir hafta içinde denetim veya denetimden vazgeçme niyetine ilişkin kararını ihale makamına bildirecektir.

Denetim için RPA'ya orijinal belgenin verilmesi gerekir

• Değerlendirme sonucu ile birlikte ödül talimatlarına uygun olarak ödül belgeleri,
• teslim tutanağı,
• ihaleler ve
• fiyat karşılaştırma listesi (birim ve toplam fiyatların karşılaştırılması)

uygun bir incelemenin yapılabilmesi için ihale kararı verilmeden önce zamanında sunulmalıdır.

(3) Belediye ihale yönetmeliklerinde öngörülen ihale türünden veya doğrudan ihaleler için ihale talimatlarında belirtilen bağlayıcı prosedürden tüm sapmalar için FAIRgabe sisteminde kayıtlı form kullanılarak RPA'nın onayı önceden alınmalıdır.

Bu aynı zamanda, RPA'nın sözleşme ihalesinin bir parçası olarak süre uzatımlarını açıkça onaylamamış olması halinde, sözleşme seçeneklerine dayalı yıllık veya çok yıllı sözleşmelerin tüm aktif veya pasif süre uzatımları için de geçerlidir. RPA'nın süre uzatımını kabul etmediği durumlarda, sözleşme uzatımı için Satın Alma Komitesinin önceden karar alması gerekir.

(4) Mal ve hizmetler ile ücretlere ilişkin zeyilnamelerin toplam değerinin 5.000 Avro'yu veya inşaat hizmetleri için 15.000 Avro'yu aşması halinde, bunlar RPA tarafından incelemeye tabi tutulur. Bu amaçla, ihale belgeleri, gerekliliklerine ilişkin ayrıntılı bir açıklama ile birlikte sipariş gerçekleştirilmeden önce RPA'ya sunulmalıdır.

(5) Bir ihalenin iptal edilmesinden önce RPA'nın ön onayı alınmalıdır.

(6) Münferit durumlarda 5.000 Avro tutarını aşan siparişler, siparişin verilmesinden hemen sonra aşağıdaki bilgilerle birlikte RPA'ya bildirilmelidir:

• Önlemin adı,
• G/L hesabı/finansal kalem ve CO hesap ataması/finansal merkez veya G/L hesabı/sipariş numarası (SGB),
• FAIRgabe numarası (ardışık ölçü numarası),
• Sipariş miktarı,
• Yüklenicinin adı,
• ödül prosedürünün önceki seyri.

(7) 1 ila 6. paragraflarda belirtilen değer sınırları net tutarlardır.