(1) Η Ελεγκτική Υπηρεσία αποτελεί συμβουλευτικό και ελεγκτικό όργανο του Συμβουλίου και των επιτροπών του. Σκοπός του ελέγχου είναι να υποστηρίζει το Συμβούλιο στις αποφάσεις του και να παρακολουθεί και να συμβουλεύει τη διοίκηση της πόλης κατά την εκπλήρωση των καθηκόντων της.

Ο Κανονισμός Ελέγχου καθορίζει το πλαίσιο και τις αρχές για τις δραστηριότητες της Ελεγκτικής Υπηρεσίας του Δήμου της Βόννης.

(2) Η Ελεγκτική Υπηρεσία είναι άμεσα υπεύθυνη έναντι του Συμβουλίου και υπάγεται άμεσα σε αυτό στις επαγγελματικές της δραστηριότητες. Δεν υπόκειται σε τεχνικές οδηγίες.

(3) Η διοίκηση και οι ελεγκτές της Ελεγκτικής Υπηρεσίας διορίζονται και απολύονται από το Συμβούλιο. Μπορούν να κατέχουν άλλη θέση στην πόλη μόνο στο βαθμό που αυτό είναι νομικά επιτρεπτό και συμβατό με τα ελεγκτικά τους καθήκοντα.

Οι ελεγκτές πρέπει να είναι δημόσιοι υπάλληλοι τουλάχιστον της ανώτερης δημόσιας υπηρεσίας ή υπάλληλοι ανάλογων μισθολογικών κλιμακίων.

(4) Η διοίκηση και οι ελεγκτές πρέπει να είναι προσωπικά και επαγγελματικά κατάλληλοι για τα καθήκοντα της ελεγκτικής υπηρεσίας, να διαθέτουν τις απαιτούμενες εξειδικευμένες γνώσεις για τον τομέα ευθύνης τους και να είναι διατεθειμένοι να επιμορφώνονται τακτικά.

(5) Κατά την αξιολόγηση των ελεγκτικών διαδικασιών, η διοίκηση και οι ελεγκτές της Ελεγκτικής Υπηρεσίας υπόκεινται μόνο στο νόμο.

Η διοίκηση κατανέμει τα καθήκοντα στους υπαλλήλους.

Τα δικαιώματα που της αναλογούν σύμφωνα με τον παρόντα κανονισμό ελέγχου ασκούνται από την αναπληρώτρια διεύθυνση σε περίπτωση που αυτή κωλύεται.

(6) Οι ελεγκτές διενεργούν τους ελέγχους με δική τους ευθύνη, λαμβάνοντας υπόψη μια ελεγκτική προσέγγιση προσανατολισμένη στον κίνδυνο. Το είδος, η μέθοδος και η έκταση των ελέγχων επαφίεται γενικά στον ελεγκτή στο πλαίσιο των καθηκόντων που του αναθέτει η διοίκηση.

Στο πλαίσιο των ελεγκτικών τους καθηκόντων, οι ελεγκτές υποχρεούνται να ενημερώνουν αμέσως τη διοίκηση για τυχόν ειδικές παρατηρήσεις και ελλείψεις, ιδίως για τυχόν αρχικές υποψίες για ποινικά αδικήματα ή άλλες σημαντικές παραβάσεις καθήκοντος ή παραβιάσεις της σύμβασης εργασίας.

Οφείλουν να τηρούν εχεμύθεια σχετικά με όλες τις διαδικασίες που γίνονται γνωστές κατά τη διάρκεια της εργασίας τους, στο βαθμό που η μυστικότητα ή η εμπιστευτική τους μεταχείριση επιβάλλεται, είναι αναγκαία από τη φύση τους ή αναγκαία για το σκοπό του ελέγχου, ώστε να μην τίθεται σε κίνδυνο αυτός.

Οι ελεγκτές οφείλουν να ενημερώνουν αμέσως τη διοίκηση εάν είναι προκατειλημμένοι απέναντι στους υπαλλήλους που πρόκειται να ελέγξουν ή εάν υπάρχει οποιαδήποτε ανησυχία για προκατάληψη.

(7) Κατά την έναρξη του ελέγχου, οι ελεγκτές οφείλουν να ενημερώνουν τη διοίκηση του προς έλεγχο οργανισμού, εκτός εάν ο σκοπός του ελέγχου δεν το επιτρέπει.

Στην περίπτωση ανυποψίαστων ελέγχων, όπως οι έλεγχοι ταμείου, απογραφής και άλλοι, η ενημέρωση γίνεται μόνο αφού εξασφαλιστούν τα στοιχεία του ελέγχου (απογραφές, βιβλία, αποδείξεις κ.λπ.).

Στην περίπτωση συνεχιζόμενων και τακτικών ελέγχων, αρκεί η πρώτη κοινοποίηση.
Κατά κανόνα, οι έλεγχοι πρέπει να ολοκληρώνονται με έκθεση. Πριν από την οριστικοποίηση της έκθεσης θα πρέπει να συζητηθούν τα κύρια πορίσματα του ελέγχου με τη διοίκηση του ελεγχόμενου φορέα.

Έκθεση για συνεχιζόμενους ελέγχους (που περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, λογιστικά έγγραφα, αυτοματοποιημένη επεξεργασία δεδομένων, αναθέσεις συμβάσεων, εργοτάξια) απαιτείται μόνο εάν ο έλεγχος οδήγησε σε σοβαρές αντιρρήσεις ή σε προτάσεις βελτίωσης οικονομικού ενδιαφέροντος- αντιρρήσεις ήσσονος σημασίας μπορούν να συζητηθούν και να επιλυθούν σε άμεση διαβούλευση με τον ελεγχόμενο φορέα.

(8) Η διοίκηση και οι ελεγκτές της Ελεγκτικής Υπηρεσίας δεν μπορούν ούτε να διατάσσουν ούτε να εκτελούν κρατήσεις και πληρωμές του Δήμου. Επιπλέον, δεν μπορούν να συμμετέχουν στην τήρηση των βιβλίων ή στην προετοιμασία των ετήσιων οικονομικών καταστάσεων ή των ενοποιημένων οικονομικών καταστάσεων.

(1) Τα νομικά ανατεθειμένα καθήκοντα της Ελεγκτικής Υπηρεσίας προκύπτουν ιδίως από τα άρθρα 102 παράγραφος 1, 102 παράγραφος 10, 102 παράγραφος 11 και 104 παράγραφος 1 του GO NRW.

(2) Στην Ελεγκτική Υπηρεσία ανατίθενται επίσης τα ακόλουθα πρόσθετα καθήκοντα:

1. Έλεγχος της διοίκησης και των ειδικών περιουσιακών στοιχείων της ως προς τη νομιμότητα, τη σκοπιμότητα και την οικονομική αποδοτικότητα,
2. έλεγχος της οικονομικής διαχείρισης και του λογιστικού των ιδιόκτητων επιχειρήσεων του δήμου και άλλων φορέων σύμφωνα με το άρθρο 107 (2) GO NRW,
3. έλεγχος των δραστηριοτήτων του δήμου ως εταίρου, μετόχου ή μέλους σε εταιρείες και άλλες ενώσεις ιδιωτικού δικαίου ή με τη νομική μορφή ιδρύματος δημοσίου δικαίου σύμφωνα με το άρθρο 114α GO NRW, καθώς και έλεγχος των λογαριασμών και των πράξεων που ο δήμος διατηρεί το δικαίωμα να διενεργεί σε περίπτωση επένδυσης, χορήγησης δανείου ή με άλλο τρόπο.
4. Ο προσανατολισμένος προς τον κίνδυνο έλεγχος των συναλλαγών επί ακινήτων με αξία συναλλαγής 100.000 ευρώ και άνω,
5. ο έλεγχος της λογιστικής του κόστους και της απόδοσης των πλήρως καλυπτόμενων από το κόστος εγκαταστάσεων του δήμου, συμπεριλαμβανομένων των υπολογισμών για τον προσδιορισμό των τελών ιδιωτικού δικαίου ή των τελών δημοσίου δικαίου και των λογαριασμών λειτουργίας τους,
6. Υποστήριξη με
   - την τροποποίηση καταστατικών ή κανονισμών σε θέματα προϋπολογισμού, οικονομικών, λογιστικής και προμηθειών, καθώς και εκείνων με τους οποίους επιβάλλονται τέλη ή δικαιώματα, εφόσον δεν εμπίπτουν στο σημείο 5,
   - την τροποποίηση οδηγιών σε δημοσιονομικά, δημοσιονομικά, λογιστικά και προμηθειών θέματα,
   - σημαντικές αλλαγές οικονομικής/επιχειρησιακής διαχείρισης, προμηθειών και τεχνικής φύσης, και
   - οργανωτικά µέτρα, εφόσον αυτά µπορούν να έχουν σηµαντικές οικονοµικές/επιχειρηµατικές επιπτώσεις.
   
   Στις περιπτώσεις των σημείων 4 έως 6, τα σχέδια ψηφισμάτων που πρόκειται να υποβληθούν στα προκαταρκτικά συμβουλευτικά όργανα και στο Συμβούλιο πρέπει να υποβληθούν στην Ελεγκτική Υπηρεσία προς εξέταση μετά από εσωτερικό διοικητικό συντονισμό, κατά κανόνα τουλάχιστον δέκα εργάσιμες ημέρες πριν από τη διαβίβαση των υποβολών στο Γραφείο του Συμβουλίου. Οι λογαριασμοί λειτουργίας σύμφωνα με το σημείο 5 πρέπει να αποστέλλονται από την αντίστοιχη υπηρεσία αμέσως μετά την εκπόνησή τους.
   
   Εάν η Ελεγκτική Υπηρεσία συμμετέχει επίσης στη συνυπογραφή των διοικητικών υποβολών, οι διοικητικές υποβολές που έχουν ήδη εγκριθεί πρέπει γενικά να υποβάλλονται σε αυτήν εντός της κατάλληλης για το θέμα προθεσμίας. Συνεπώς, η συνυπογραφή της ελεγκτικής υπηρεσίας θα πρέπει γενικά να τοποθετείται στο τέλος της ψηφιακής ροής εργασίας. Ο προηγούμενος συντονισμός σε επίπεδο εργασίας δεν επηρεάζεται από αυτό.
7. Έλεγχος της ορθής χρήσης των κονδυλίων για τους δικαιούχους δημοτικών επιχορηγήσεων βάσει των δικαιωμάτων που κατοχυρώνονται στις αντίστοιχες κατευθυντήριες γραμμές και αποφάσεις έγκρισης.
8. Τον έλεγχο των αποδεικτικών χρήσης, εφόσον ο επιχορηγούμενος έχει ζητήσει ρητά τον έλεγχο από την ελεγκτική υπηρεσία ως προϋπόθεση για την επιχορήγηση- στις περιπτώσεις αυτές, η διοίκηση υποχρεούται να ενημερώσει την ελεγκτική υπηρεσία για την υποχρέωση ελέγχου κατά το χρόνο υποβολής της αίτησης για τα επιχορηγούμενα κονδύλια, αλλά το αργότερο μετά τη γνωστοποίησή της στην εγκριτική ανακοίνωση.
   
   Το αποδεικτικό χρήσης και όλα τα έγγραφα που απαιτούνται για τον έλεγχό του πρέπει να τίθενται στη διάθεση της ελεγκτικής υπηρεσίας για έλεγχο τουλάχιστον τέσσερις εβδομάδες πριν από τη λήξη της προθεσμίας υποβολής που ορίζεται στην ανακοίνωση έγκρισης.
9. Ο έλεγχος των ετήσιων οικονομικών καταστάσεων άλλων οργανισμών στους οποίους ο δήμος είναι μέλος ή μέτοχος, εφόσον αυτό προβλέπεται από το αντίστοιχο καταστατικό, το καταστατικό ή άλλες αποφάσεις,
10. ο ειδικός έλεγχος δημοτικών επιχειρήσεων και συμμετοχών βάσει των δικαιωμάτων ελέγχου που προβλέπονται στο αντίστοιχο καταστατικό ή οργανισμό, με την επιφύλαξη της έκδοσης ειδικής εντολής ελέγχου από το Συμβούλιο, την Επιτροπή Ελέγχου ή τον κ. Δήμαρχο.
11. τη σύσταση και λειτουργία του κέντρου εσωτερικής αναφοράς σύμφωνα με τον νόμο περί προστασίας των καταγγελλόμενων και τον νόμο NRW περί εφαρμογής του νόμου περί προστασίας των καταγγελλόμενων, καθώς και την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τις νομικές απαιτήσεις βάσει των εν λόγω νόμων.

(3) Εφόσον το απαιτούν επείγοντες υπηρεσιακοί λόγοι, η διοίκηση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας εξουσιοδοτείται να επιβάλλει προσωρινούς περιορισμούς όσον αφορά το είδος και το εύρος των ελέγχων ή να αποκλείει μεμονωμένους τομείς από τον έλεγχο, υπό την προϋπόθεση ότι αυτό δεν παραβιάζει νομοθετικές διατάξεις. Ο πρόεδρος της Επιτροπής Ελέγχου πρέπει να ενημερώνεται αμέσως σχετικά- σε περίπτωση ανάθεσης συμβάσεων, πρέπει επίσης να ενημερώνεται ο πρόεδρος της Επιτροπής Προμηθειών.

Στην Επιτροπή Ελέγχου και, κατά περίπτωση, στην Επιτροπή Δημοσίων Συμβάσεων υποβάλλεται αντίστοιχη ενημέρωση κατά την επόμενη συνεδρίασή της μετά την εντολή, στην οποία αναφέρονται οι λόγοι των προσωρινών περιορισμών.

(4) Το Συμβούλιο και η Επιτροπή Ελέγχου μπορούν να αναθέτουν περαιτέρω ελεγκτικά καθήκοντα στην Ελεγκτική Υπηρεσία και να εκδίδουν εντολές ελέγχου σε μεμονωμένες περιπτώσεις.

(5) Ο κ. Δήμαρχος μπορεί να εκδίδει εντολές ελέγχου προς την Ελεγκτική Υπηρεσία εντός της περιοχής ευθύνης του. Η Επιτροπή Ελέγχου πρέπει να ενημερώνεται σχετικά αμέσως στην επόμενη συνεδρίασή της. Η υποχρέωση ενημέρωσης αποτελεί ευθύνη του Γραφείου του Λόρδου Δημάρχου.

Όλες οι υπηρεσίες της ομοσπονδιακής πόλης της Βόννης και οι οργανωτικές μονάδες που υπάγονται σε αυτές, τα ειδικά ταμεία και οι λοιποί φορείς που πρόκειται να ελεγχθούν πρέπει να ενημερώνουν αμέσως την Ελεγκτική Υπηρεσία, αναφέροντας τα πραγματικά περιστατικά της υπόθεσης:

• όλες τις ύποπτες ή διαπιστωμένες υπηρεσιακές παρατυπίες που μπορούν να δημιουργήσουν μια αρχική υποψία για ποινικά αδικήματα (π.χ. σε σχέση με απάτη, υπεξαίρεση, διαφθορά ή παρόμοια),
• εισαγγελικές έρευνες κατά δημοτικών υπαλλήλων σε σχέση με τα υπηρεσιακά τους καθήκοντα,
• απώλειες λόγω διαρρήξεων, ζημιών στην περιουσία, κλοπών, ληστειών, υπεξαιρέσεων, πυρκαγιών ή άλλων έκτακτων αιτιών,
• ασυμφωνίες ταμειακής μηχανής (περαιτέρω λεπτομέρειες ρυθμίζονται από τις σχετικές οδηγίες για τις συναλλαγές με ταμειακή μηχανή),
• ζημιές που προκαλούνται από σφάλματα επεξεργασίας/λειτουργίας ή παρόμοια (εξαιρούνται οι δραστηριότητες που συνεπάγονται ζημιές) από 1.000 ευρώ, ιδίως για την ανάλυση τυχόν αδύνατων σημείων,
• ελλείψεις εσόδων ή τόκων σε σχέση με την επεξεργασία των επιδοτήσεων που έχουν ληφθεί,
• έκτακτα γεγονότα ή δυσλειτουργίες του εξοπλισμού με σημαντικές βλάβες, ιδίως στην επιχειρησιακή ετοιμότητα ή την ασφάλεια των δεδομένων των τεχνολογικά υποστηριζόμενων εγκαταστάσεων επεξεργασίας πληροφοριών ή στην επεξεργασία των εργασιών επεξεργασίας δεδομένων στον τομέα της διαχείρισης του προϋπολογισμού, της λογιστικής και της διαδικασίας παραγγελίας/προσδιορισμού,
• ύποπτες ή διαπιστωμένες περιπτώσεις χειραγώγησης κεντρικών και αποκεντρωμένων συστημάτων πληροφορικής, στοιχείων δικτύου, φορέων δεδομένων και βάσεων δεδομένων ή απώλειας δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί με εφεδρικά αντίγραφα ή/και έχουν αρχειοθετηθεί και υπόκεινται σε απαιτήσεις διατήρησης.

Εάν πρόκειται να εφαρμοστούν σημαντικά τεχνικά και οργανωτικά μέτρα που θα μπορούσαν να έχουν σημαντικό δημοσιονομικό/λειτουργικό αντίκτυπο, η ελεγκτική υπηρεσία πρέπει να ενημερώνεται εγκαίρως, ώστε να μπορεί να τα σχολιάσει κατά το στάδιο του σχεδιασμού. Αυτό ισχύει ιδίως για αλλαγές ή νέες εγκαταστάσεις στους τομείς του προϋπολογισμού, των οικονομικών, της λογιστικής και των προμηθειών, καθώς και της τεχνολογικά υποστηριζόμενης επεξεργασίας πληροφοριών.

Κατά την ανάπτυξη ή την προμήθεια λογισμικού για τη χρηματοοικονομική λογιστική, η Ελεγκτική Υπηρεσία πρέπει να συμμετέχει εγκαίρως, ώστε τα προγράμματα να μπορούν να δοκιμαστούν πριν από τη χρήση τους. Το ίδιο ισχύει και για τις αλλαγές των προγραμμάτων.

(1) Σύμφωνα με τους κανονισμούς των οδηγιών προμηθειών της Ομοσπονδιακής Πόλης της Βόννης, όλες οι διαδικασίες προμηθειών πρέπει να δημιουργούνται στο σύστημα διαχείρισης προμηθειών.

Η Ελεγκτική Υπηρεσία έχει απεριόριστη ελεγκτική πρόσβαση σε όλες τις διαδικασίες και είναι εξουσιοδοτημένη να ελέγχει μέτρα πέραν των θεμάτων που περιγράφονται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 και επόμενα.

(2) Η έγκριση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας πρέπει να λαμβάνεται εκ των προτέρων για τις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων

• όταν η απόφαση για την ανάθεση επιφυλάσσεται σε επιτροπή προμηθειών,
• όταν υπάρχει απόκλιση από τον προβλεπόμενο τύπο ανάθεσης ή όταν δεν υπερβαίνεται ο ελάχιστος αριθμός εταιρειών που πρέπει να κληθούν να υποβάλουν προσφορά,
• όταν υπάρχουν προσθήκες σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 3,
• ή δηλώνεται πρόθεση ελέγχου από την ελεγκτική υπηρεσία.

(3. Εάν το σύνολο των συµπληρωµάτων υπερβαίνει τα 25.000 ευρώ (καθαρά), αυτά υπόκεινται σε έλεγχο από την ελεγκτική υπηρεσία. Για το σκοπό αυτό, τα έγγραφα του διαγωνισμού (όπως η συμπληρωματική προσφορά, ο συμπληρωματικός υπολογισμός, οι προσφορές υλικών και υπεργολάβων, τα αποσπάσματα του αρχικού υπολογισμού ως απόδειξη των αναθέσεων, οι εκτιμήσεις κόστους εξοπλισμού, υλικών και υλικών λειτουργίας) πρέπει να τίθενται στη διάθεση της ελεγκτικής υπηρεσίας μέσω του συστήματος διαχείρισης δημοσίων συμβάσεων πριν από την εκτέλεση της συμπληρωματικής παραγγελίας, κατά το δυνατόν, με λεπτομερή επεξήγηση της αναγκαιότητάς τους.

Σε περίπτωση εκπρόθεσμης παροχής, η ελεγκτική υπηρεσία πρέπει να ενημερώνεται εκ των προτέρων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναφέροντας τον κωδικό αριθμό των συμπληρωματικών υπηρεσιών.

(4) Πριν από κάθε ακύρωση διαγωνισμού πρέπει να λαμβάνεται η έγκριση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας μέσω του συστήματος διαχείρισης δημοσίων συμβάσεων.

(5) Εάν και εφ' όσον δεν μπορούν ακόμη να δημιουργηθούν διαδικασίες ανάθεσης στο σύστημα διαχείρισης δημοσίων συμβάσεων, εφαρμόζονται οι διατάξεις του Παραρτήματος 1 κατά παρέκκλιση των παραγράφων 1 έως 4.

Η Ελεγκτική Υπηρεσία πρέπει να ενημερώνεται για όλες τις σχεδιαζόμενες συναλλαγές ακινήτων με αξία συναλλαγής 100.000 ευρώ και άνω, μαζί με τα έγγραφα που σχετίζονται με την αξιολόγηση.

Μετά την παραλαβή της πλήρους κοινοποίησης, η Ελεγκτική Υπηρεσία αποφασίζει εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, κατά τη διακριτική της ευχέρεια και λαμβάνοντας υπόψη τις πτυχές κινδύνου, αν θα κηρύξει τη συναλλαγή αντικείμενο ελέγχου. Στις περιπτώσεις αυτές, η συναλλαγή μπορεί να οριστικοποιηθεί μόνο μετά την ολοκλήρωση του ελέγχου από την Ελεγκτική Υπηρεσία.

Οι πολιτικοί φορείς πρέπει να ενημερώνονται για την απόφαση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας σύμφωνα με την πρόταση 2 για κάθε συναλλαγή ακινήτων σύμφωνα με την πρόταση 1.

(1) Οι εκθέσεις ελέγχου άλλων ελεγκτικών οργάνων (Ομοσπονδιακό Ελεγκτικό Γραφείο, Κρατικό Ελεγκτικό Γραφείο, Δημοτικό Ελεγκτικό Γραφείο, Φορολογική Υπηρεσία κ.λπ.) και οι εκθέσεις οργανωτικών ερευνών πρέπει να διαβιβάζονται χωρίς καθυστέρηση στο Ελεγκτικό Γραφείο.
Τα επιχειρηματικά σχέδια, οι ενδιάμεσες/ετήσιες οικονομικές καταστάσεις, οι ισολογισμοί, οι εκθέσεις ελέγχου από ελεγκτές, ορκωτούς λογιστές ή παρόμοιους και οι ετήσιες/διαχειριστικές εκθέσεις των ειδικών περιουσιακών στοιχείων πρέπει επίσης να υποβάλλονται εγκαίρως από τη διοίκηση της επένδυσης στην Ελεγκτική Υπηρεσία, εκτός εάν είναι δυνατή η πρόσβαση σε αυτά μέσω του πληροφοριακού συστήματος του Συμβουλίου. Το ίδιο ισχύει και για τα έγγραφα των εταιρειών στις οποίες ο Δήμος έχει άμεσο ή έμμεσο συμφέρον.

(2) Όλοι οι κανονισμοί, τα διατάγματα και οι ανακοινώσεις με τις οποίες εκδίδονται, τροποποιούνται, διευκρινίζονται ή ακυρώνονται δημοσιονομικές, οικονομικές και λογιστικές διατάξεις, πρέπει να διαβιβάζονται στην Ελεγκτική Υπηρεσία αμέσως μετά τη δημοσίευσή τους, εκτός εάν είναι δυνατή η πρόσβαση σε αυτά μέσω του δημοτικού intranet.

Το ίδιο ισχύει και για όλα τα άλλα έγγραφα που απαιτούνται από την Ελεγκτική Υπηρεσία για τις ελεγκτικές της δραστηριότητες.

(3) Όλοι οι υπάλληλοι του Δήμου, ιδίως εκείνοι των ελεγχόμενων περιοχών, οφείλουν να υποστηρίζουν τους ελεγκτές της Ελεγκτικής Υπηρεσίας κατά την εκτέλεση των ελεγκτικών τους καθηκόντων και να τους παρέχουν αληθείς πληροφορίες.

Η ελεγκτική υπηρεσία πρέπει να λαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τους εξουσιοδοτημένους υπογράφοντες στο πλαίσιο του δημοσιονομικού, οικονομικού και λογιστικού συστήματος και σχετικά με το πεδίο εφαρμογής των χορηγηθέντων εξουσιών, εκτός εάν οι πληροφορίες αυτές είναι προσβάσιμες σε ψηφιακή μορφή.

Οι προσκλήσεις (συμπεριλαμβανομένων των συνημμένων) και τα πρακτικά των δημόσιων και μη δημόσιων συνεδριάσεων του Συμβουλίου και των επιτροπών, υποεπιτροπών, συμβουλευτικών επιτροπών έργων και περιφερειακών συμβουλίων του πρέπει να τίθενται στη διάθεση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας μέσω του πληροφοριακού συστήματος του Συμβουλίου- τα συνημμένα που δεν περιλαμβάνονται στο σύστημα πρέπει να τίθενται αμέσως στη διάθεση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας κατόπιν αιτήματός της.

Η διοίκηση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας είναι εξουσιοδοτημένη να παρίσταται σε όλες τις δημόσιες και μη δημόσιες συνεδριάσεις του Συμβουλίου και των επιτροπών του καθώς και των περιφερειακών συμβουλίων ή να αποστέλλει εξουσιοδοτημένο πρόσωπο. Αυτό ισχύει επίσης για όλες τις εκδηλώσεις που διοργανώνονται από τη διοίκηση, εφόσον σχετίζονται με ελεγκτικά καθήκοντα.

(1) Η Ελεγκτική Υπηρεσία δικαιούται να ζητήσει από τις υπηρεσίες του Δήμου Βόννης και τις υπαγόμενες σε αυτές οργανικές μονάδες, τα ειδικά ταμεία και τους λοιπούς προς έλεγχο φορείς κάθε πληροφορία που είναι αναγκαία για τον έλεγχο και την παράδοση αρχείων, εγγράφων, βιβλίων, καθώς και πρόσβαση σε όλα τα συστήματα πληροφορικής (υλικό και λογισμικό) -εφόσον αυτό είναι αναγκαίο με την ενεργοποίηση ειδικών λειτουργιών του προγράμματος- και πρόσβαση σε όλα τα ψηφιακά αποθέματα δεδομένων ή άλλους φορείς πληροφοριών σε γραπτή μορφή, εικόνα ή ήχο, εφόσον αυτό δεν αντίκειται σε νομοθετικές διατάξεις.

(2) Η διοίκηση και οι ελεγκτές έχουν πρόσβαση σε όλες τις δημοτικές εγκαταστάσεις και τα εργοτάξια στο πλαίσιο των ελεγκτικών τους καθηκόντων- στο πλαίσιο αυτό, έχουν το δικαίωμα να ζητούν πρόσβαση σε όλα τα υπηρεσιακά αρχεία, έγγραφα, βιβλία και άλλα αρχεία, στους χώρους φύλαξής τους, καθώς και σε χρηματοκιβώτια ή άλλα δοχεία. Εάν είναι απαραίτητο, όλα τα υπηρεσιακά αντικείμενα (συμπεριλαμβανομένων, για παράδειγμα, αρχείων, εγγράφων, βιβλίων, φορέων δεδομένων, υλικού και λογισμικού) μπορούν να κατασχεθούν έναντι βεβαίωσης παραλαβής.

Η διοίκηση και οι επιθεωρητές είναι εξουσιοδοτημένοι να επισκέπτονται τις προς επιθεώρηση εκδηλώσεις και εγκαταστάσεις. Κατόπιν αιτήματος, ταυτοποιούνται με επίσημη ταυτότητα.

(3) Εάν κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου προκύψουν διαφορές ή ασάφειες, η Ελεγκτική Υπηρεσία πρέπει να ζητήσει τις απαραίτητες διευκρινίσεις από τον προϊστάμενο της υπηρεσίας μέσω του κ. Δημάρχου.

Εάν κατά τη διάρκεια του ελέγχου διαπιστωθούν σοβαρές παραβάσεις καθήκοντος έναντι εσωτερικών ή εξωτερικών προτύπων, η Ελεγκτική Υπηρεσία διαβιβάζει το θέμα στο Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, ώστε να εξεταστεί η ανάγκη λήψης μέτρων βάσει του εργατικού ή πειθαρχικού δικαίου.

(4) Εάν η Ελεγκτική Υπηρεσία αντιληφθεί ή ανακαλύψει παρατυπίες που μπορούν να δημιουργήσουν μια πρώτη υποψία για ποινικό αδίκημα, η διοίκηση ενημερώνει αμέσως τον κ. Δήμαρχο, ώστε να μπορέσει να εμπλέξει την εισαγγελία.

Ανεξάρτητα από αυτό, η διοίκηση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας και το πρόσωπο επαφής που έχει οριστεί από τον κ. Δήμαρχο για την πρόληψη της διαφθοράς εξουσιοδοτούνται και υποχρεούνται να συζητούν τις ενδείξεις για εγκληματική συμπεριφορά σε σχέση με υπηρεσιακές ενέργειες (δηλαδή ακόμη και πριν από την κλήση της εισαγγελίας από τον κ. Δήμαρχο) απευθείας με τις εισαγγελικές αρχές και να συντονίζουν τις περαιτέρω ενέργειες.

Μπορούν επίσης να απαντούν σε ερωτήματα της εισαγγελίας ή της υπηρεσίας ποινικών ερευνών για λογαριασμό του κ. δημάρχου προκειμένου να διερευνήσουν μια αρχική υποψία και, στο πλαίσιο αυτό, να διαβιβάζουν προσωπικά δεδομένα δημοτικών υπαλλήλων (π.χ. όνομα, διεύθυνση, ημερομηνία/τόπος γέννησης) στις αρχές αυτές, λαμβάνοντας υπόψη την αρχή της αναγκαιότητας.

Προκειμένου να διασφαλιστεί η καλύτερη δυνατή συνεργασία με τις αρχές επιβολής του νόμου, ο κύριος δήμαρχος χορηγεί στον προϊστάμενο και τον αναπληρωτή προϊστάμενο της Ελεγκτικής Υπηρεσίας και στον υπεύθυνο επικοινωνίας για την πρόληψη της διαφθοράς γενική εξουσιοδότηση για την παροχή πληροφοριών.

Ο κύριος δήμαρχος ενημερώνεται αμέσως για όλες τις σημαντικές επαφές με την εισαγγελία. Ο κ. Δήμαρχος ενημερώνεται εκ των προτέρων για κάθε επίσημη δήλωση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας προς την εισαγγελία. Στο πλαίσιο της εμπιστευτικής συνεργασίας με τις εισαγγελικές αρχές, δεσμεύονται επίσης από το απόρρητο σύμφωνα με το άρθρο 353 β του γερμανικού ποινικού κώδικα (StGB ).

(5) Οι υπάλληλοι των υπηρεσιών της Ομοσπονδιακής Πόλης της Βόννης και των υπαγόμενων σε αυτές οργανικών μονάδων, ειδικών περιουσιακών στοιχείων ή άλλων προς έλεγχο φορέων διεξάγουν κατά κανόνα την κύρια αλληλογραφία με την Ελεγκτική Υπηρεσία μέσω του αντίστοιχου γραφείου, ινστιτούτου, εταιρείας ή διεύθυνσης.

Οι εκθέσεις σχετικά με τον έλεγχο των ετήσιων και των ενοποιημένων οικονομικών καταστάσεων εξετάζονται γενικά σε δημόσια συνεδρίαση. Κατ' εξαίρεση, μπορούν να χωριστούν σε έναν γενικό και έναν ξεχωριστό τόμο έκθεσης. Τα θέματα που απαιτούν εμπιστευτική μεταχείριση πρέπει να παρουσιάζονται στον ξεχωριστό τόμο έκθεσης.

Η Επιτροπή Ελέγχου αποφασίζει ποια μέρη της έκθεσης πρέπει να αντιμετωπίζονται εμπιστευτικά.

(1) Εάν η Ελεγκτική Υπηρεσία ανακαλύψει ή λάβει γνώση σημαντικών παρατυπιών, πρέπει να ενημερώνει τον Άρχοντα Δήμαρχο και τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ελέγχου.

Επιπλέον, η ζημία που προκαλείται από

• ληστεία και υπεξαίρεση
• και - από ποσό ζημίας 25.000 ευρώ - λόγω διάρρηξης, φθοράς περιουσίας, κλοπής, πυρκαγιάς, μειωμένων εσόδων ή τόκων σε σχέση με μέτρα χρηματοδότησης και άλλων έκτακτων αιτιών.

Η Επιτροπή Ελέγχου πρέπει να ενημερωθεί σχετικά κατά την επόμενη συνεδρίασή της, εκτός εάν ο πρόεδρος κρίνει αναγκαία την άμεση ενημέρωση.

Εξαίρεση από τη διαδικασία αυτή δικαιολογείται μόνο εάν αυτό θα έθετε σε κίνδυνο τις έρευνες της εισαγγελίας. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η πιθανή έκταση της πληροφόρησης πρέπει να συμφωνηθεί με την εισαγγελία.

(2) Η Ελεγκτική Υπηρεσία ενημερώνει την Επιτροπή Ελέγχου για σημαντικά περιστατικά και για τυχόν δυσκολίες και προβλήματα στον τομέα της τεχνολογικά υποστηριζόμενης επεξεργασίας πληροφοριών.

(3) Η διοίκηση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας παρέχει στην Επιτροπή Ελέγχου, κατόπιν αιτήματος, πληροφορίες για όλα τα θέματα που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά της και παρέχει πρόσβαση σε αρχεία σύμφωνα με τις νομοθετικές διατάξεις.

Οι διαφωνίες μεταξύ της Ελεγκτικής Υπηρεσίας και των φορέων που ελέγχονται από αυτήν σχετικά με τις παρατηρήσεις ελέγχου υποβάλλονται στην Επιτροπή Ελέγχου για συζήτηση. Όταν πρόκειται για νομικά θέματα, η γνώμη του επικεφαλής της νομικής υπηρεσίας είναι έγκυρη.

Οι συνεδριάσεις της Επιτροπής Ελέγχου προετοιμάζονται από την Ελεγκτική Υπηρεσία. Στις συνεδριάσεις παρίστανται η διοίκηση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας και οι ελεγκτές που ορίζονται από αυτήν.

(1) Η διεύθυνση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας αποστέλλει τις εκθέσεις ελέγχου στην αρμόδια διεύθυνση της υπηρεσίας. Οι εκθέσεις ιδιαίτερης σημασίας υποβάλλονται ταυτόχρονα και στον κ. Δήμαρχο.

Οι ελεγχόμενοι φορείς οφείλουν να σχολιάζουν εγκαίρως, κατά κανόνα εντός τεσσάρων εβδομάδων, μέσω της υπηρεσιακής τους διεύθυνσης, τις κυριότερες παρατηρήσεις του ελέγχου που περιέχονται στις εκθέσεις. Εάν, παρά την υπενθύμιση, δεν υποβληθούν σχόλια ή υποβληθούν μόνο ανεπαρκή σχόλια εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, η έκθεση υποβάλλεται από την Ελεγκτική Υπηρεσία - με την τότε διαθέσιμη μορφή - στη διαδικασία του εισηγητή. Ταυτόχρονα, το θέμα υποβάλλεται στον κύριο δήμαρχο μετά από απόφαση του επικεφαλής της Ελεγκτικής Υπηρεσίας.

(2) Οι εκθέσεις πρέπει να υποβάλλονται για ενημέρωση στον πρόεδρο της επιτροπής και στους εισηγητές που ορίζονται από την επιτροπή ελέγχου το αργότερο δύο μήνες μετά την αποστολή τους στους ελεγχόμενους φορείς, οι οποίοι μπορούν στη συνέχεια να ζητήσουν την εγγραφή των εκθέσεων στην ημερήσια διάταξη της επόμενης δυνατής συνεδρίασης της επιτροπής ελέγχου.

Ταυτόχρονα, τα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου που πρέπει να ενημερωθούν, οι κοινοβουλευτικές ομάδες, οι δημοτικές ομάδες και οι μεμονωμένοι δημοτικοί σύμβουλοι λαμβάνουν από μία έκδοση της έκθεσης. Επιπλέον, όλα τα µέλη της επιτροπής ενηµερώνονται για τα βασικά πορίσµατα του ελέγχου µε τη µορφή συνοπτικών εκδόσεων κατά την επόµενη δυνατή συνεδρίαση της επιτροπής ελέγχου.

(3) Οι εκθέσεις που βασίζονται σε ειδική εντολή ελέγχου σύμφωνα με το άρθρο 2 παράγραφοι 4 και 5 των παρόντων Κανονισμών Ελέγχου και οι εκθέσεις ιδιαίτερης σημασίας διαβιβάζονται απευθείας στην Επιτροπή Ελέγχου ή στο Συμβούλιο κατά παρέκκλιση της διαδικασίας που περιγράφεται στην παράγραφο 2.

Η ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης της Επιτροπής Ελέγχου περιλαμβάνει επίσης τις εκθέσεις που αποστέλλονται επί του παρόντος στους ελεγχόμενους φορείς για τις οποίες δεν έχει λήξει ακόμη η δίμηνη προθεσμία υποβολής σύμφωνα με την παράγραφο 2.

(4) Περαιτέρω, δεν επιτρέπεται η αναφορά σε μη δημόσιες εκθέσεις ελέγχου και αλληλογραφία της Ελεγκτικής Υπηρεσίας σε εξωτερική αλληλογραφία ή σε διαπραγματεύσεις ή συζητήσεις με τρίτους που δεν είναι μέλη του Συμβουλίου, της Δημοτικής Αρχής ή του ελεγχόμενου φορέα, ούτε η παράδοση των εκθέσεων αυτών σε τρίτους ή η παροχή σε αυτούς της δυνατότητας να τις επιθεωρήσουν, χωρίς την προηγούμενη συγκατάθεση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας.

Η πολιτικά και νομικά σημαντική αλληλογραφία της Ελεγκτικής Υπηρεσίας πρέπει να υπογράφεται από τη διοίκηση. Επιτρέπεται η µεταβίβαση της εξουσίας υπογραφής στους προϊσταµένους των τµηµάτων.

Οι κανονισμοί ελέγχου τίθενται σε ισχύ την 1η Ιουνίου 2021. Ταυτόχρονα, οι κανονισμοί ελέγχου της 23ης Οκτωβρίου 2008, που τροποποιήθηκαν τελευταία με το ψήφισμα του Συμβουλίου της 15ης Σεπτεμβρίου 2011, παύουν να ισχύουν.

Βόννη, 12 Μαΐου 2021

Dörner
Δήμαρχος

(αντιστοιχεί στο άρθρο 5 του RPO της 23ης Οκτωβρίου 2008, όπως τροποποιήθηκε τελευταία με το ψήφισμα του Συμβουλίου της 15ης Σεπτεμβρίου 2011)

(1) Κατά την προκήρυξη διαγωνισμών ή την αποστολή των εγγράφων διαγωνισμού, η RPA πρέπει να ενημερώνεται για το μέτρο του οποίου η ατομική αξία υπερβαίνει τα 5.000 ευρώ για τις προμήθειες και τις υπηρεσίες και τις αμοιβές και τα 15.000 ευρώ για τις κατασκευαστικές υπηρεσίες, χρησιμοποιώντας το έντυπο που είναι αποθηκευμένο στο σύστημα FAIRgabe με τις ακόλουθες πληροφορίες/έγγραφα:

• Περιγραφή του μέτρου,
• Λογαριασμός/χρηματοοικονομικό στοιχείο και εκχώρηση λογαριασμού CO/χρηματοοικονομικό κέντρο ή αριθμός παραγγελίας (SGB),
• αριθμός FAIRgabe (αύξων αριθμός μέτρου),
• Έγγραφα ανάθεσης (ιδίως σύμφωνα με VOB/A, VOL/A, VOF),
• εκτιμώμενο κόστος,
• προσκεκλημένοι υποψήφιοι.

(2) Η RPA εξετάζει τις κοινοποιηθείσες αναθέσεις,

• επί των οποίων αποφασίζει επιτροπή προμηθειών σύμφωνα με τις κατευθυντήριες γραμμές για την ανάθεση συμβάσεων (κανονισμός προμηθειών),
• εάν οι συμβάσεις άνω των 15.000 ευρώ δεν πρόκειται να ανατεθούν στον ελάχιστο προσφέροντα σύμφωνα με τα έγγραφα του διαγωνισμού για κατασκευαστικές εργασίες άνω των 25.000 ευρώ,
• εάν οι προσφορές άνω των 15.000 ευρώ για κατασκευαστικές εργασίες άνω των 25.000 ευρώ του υποψηφίου στον οποίο πρόκειται να ανατεθεί η σύμβαση παρουσιάζουν απόκλιση άνω του 30% από την εκτίμηση κόστους.
• τα υπόλοιπα σε επαρκή τυχαία δείγματα.

Το Ε.Σ.Ρ. κοινοποιεί στην αναθέτουσα αρχή την απόφασή του σχετικά με την πρόθεση ελέγχου ή την παραίτηση από τον έλεγχο εντός μίας εβδομάδας από την παραλαβή της πλήρους κοινοποίησης.

Για τον έλεγχο, πρέπει να παρέχονται στην ΕΠΑ τα πρωτότυπα

• έγγραφα της ανάθεσης σύμφωνα με τις οδηγίες ανάθεσης με το αποτέλεσμα της αξιολόγησης,
• τα πρακτικά της υποβολής,
• τις προσφορές και
• ο κατάλογος σύγκρισης τιμών (σύγκριση τιμών μονάδας και συνολικών τιμών)

εγκαίρως πριν από τη λήψη της απόφασης ανάθεσης της σύμβασης, ώστε να είναι δυνατός ο κατάλληλος έλεγχος.

(3) Για όλες τις αποκλίσεις από τον τύπο ανάθεσης που προβλέπεται στους κανονισμούς δημοσίων συμβάσεων ή από τη δεσμευτική διαδικασία που προβλέπεται στις οδηγίες ανάθεσης για απευθείας αναθέσεις, πρέπει να ζητείται εκ των προτέρων η έγκριση της ΡΑΕ με τη χρήση του εντύπου που είναι αποθηκευμένο στο σύστημα FAIRgabe.

Αυτό ισχύει επίσης για όλες τις ενεργητικές ή παθητικές παρατάσεις της διάρκειας των ετήσιων ή πολυετών συμβάσεων που βασίζονται σε συμβατικά δικαιώματα προαίρεσης, εάν η RPA δεν έχει ήδη εγκρίνει ρητά τις παρατάσεις διάρκειας ως μέρος της ανάθεσης της σύμβασης. Στις περιπτώσεις στις οποίες η RPA δεν συμφωνεί με την παράταση της διάρκειας, η παράταση της σύμβασης απαιτεί προηγούμενη απόφαση της Επιτροπής Προμηθειών.

(4) Εάν η συνολική αξία των προσθηκών για αγαθά και υπηρεσίες και των αμοιβών υπερβαίνει τα 5.000 ευρώ ή τα 15.000 ευρώ για κατασκευαστικές υπηρεσίες, αυτές υπόκεινται σε έλεγχο από την RPA. Για το σκοπό αυτό, τα έγγραφα του διαγωνισμού πρέπει να υποβάλλονται στην RPA πριν από την εκτέλεση της παραγγελίας, μαζί με λεπτομερή εξήγηση της αναγκαιότητάς τους.

(5) Πριν από κάθε ακύρωση διαγωνισμού πρέπει να λαμβάνεται η προηγούμενη έγκριση της RPA.

(6) Οι παραγγελίες που υπερβαίνουν το ποσό των 5.000 ευρώ σε μεμονωμένες περιπτώσεις πρέπει να αναφέρονται στην RPA αμέσως μετά την πραγματοποίηση της παραγγελίας με τα ακόλουθα στοιχεία:

• Ονομασία του μέτρου,
• Λογαριασμός G/L/χρηματοοικονομικό στοιχείο και εκχώρηση λογαριασμού CO/χρηματοοικονομικό κέντρο ή αριθμός λογαριασμού G/L/παραγγελίας (SGB),
• Αριθμός FAIRgabe (αύξων αριθμός μέτρου),
• Σύνολο παραγγελίας,
• Όνομα του αναδόχου,
• προηγούμενη πορεία της διαδικασίας ανάθεσης.

(7) Τα όρια αξίας που καθορίζονται στις παραγράφους 1 έως 6 είναι καθαρά ποσά.