(1) Контрольно-ревізійний відділ є консультативним та контрольним органом ради та її комітетів. Метою аудиту є підтримка Ради у прийнятті рішень, а також моніторинг та консультування міської адміністрації у виконанні її завдань.

Положення про аудит визначає рамки та принципи діяльності Контрольно-ревізійного управління міста Бонн.

(2) Контрольно-ревізійний відділ несе пряму відповідальність перед Радою і безпосередньо підпорядковується їй у своїй професійній діяльності. На нього не поширюються технічні інструкції.

(3) Керівництво та аудитори Управління призначаються та звільняються з посади Радою. Вони можуть займати іншу посаду в місті лише в тій мірі, в якій це дозволено законом і сумісно з їхніми аудиторськими обов'язками.

Аудитори повинні бути державними службовцями щонайменше вищого рангу державної служби або працівниками порівнянного рівня оплати праці.

(4) Керівництво та аудитори повинні бути особисто та професійно придатними для виконання завдань офісу аудиту, володіти спеціальними знаннями, необхідними для їхньої сфери відповідальності, і бути готовими регулярно проходити подальше навчання.

(5) При оцінці аудиторських процедур керівництво та аудитори органу державного фінансового контролю підпорядковуються лише закону.

Керівництво розподіляє завдання між працівниками.

Права, якими воно наділене згідно з цим положенням про аудит, здійснює заступник керівника, якщо він не може цього зробити.

(6) Аудитори проводять аудит під власну відповідальність, беручи до уваги ризик-орієнтований підхід до аудиту. Тип, метод та обсяг аудиту, як правило, залишаються на розсуд аудитора в межах завдань, визначених керівництвом.

В рамках своїх обов'язків аудитори зобов'язані негайно інформувати керівництво про будь-які конкретні спостереження та недоліки, зокрема, про будь-яку початкову підозру у вчиненні кримінальних злочинів або інших суттєвих порушень обов'язків чи порушень трудового договору.

Вони повинні зберігати конфіденційність щодо всіх процесів, які стають відомими в ході їхньої роботи, якщо їхня таємність або конфіденційність передбачена, необхідна за їхнім характером або необхідна для цілей аудиту, щоб не поставити його під загрозу.

Аудитори повинні негайно інформувати керівництво, якщо вони упереджено ставляться до працівників, яких вони мають перевіряти, або якщо у них виникають будь-які побоювання щодо упередженості.

(7) На початку аудиту аудитори повинні поінформувати керівництво організації, що підлягає аудиту, за винятком випадків, коли цього не дозволяє мета аудиту.

У випадку непередбачуваних аудитів, таких як аудит готівки, інвентаризація та інші, інформація надається тільки після того, як будуть отримані дані аудиту (інвентаризація, книги, квитанції тощо).

У випадку поточних та регулярних перевірок достатньо першого повідомлення.
Як правило, аудит повинен завершуватися складанням звіту. До того, як звіт буде завершено, основні висновки аудиту повинні бути обговорені з керівництвом органу, що перевіряється.

Звіт про поточні перевірки (включаючи, наприклад, бухгалтерську документацію, автоматизовану обробку даних, укладення контрактів, будівельні майданчики) вимагається лише тоді, коли аудит призвів до серйозних заперечень або пропозицій щодо покращення фінансового інтересу; заперечення, що не мають великого значення, можуть бути обговорені та вирішені в ході безпосередніх консультацій з об'єктом аудиту.

(8) Керівництво та аудитори Контрольно-ревізійного управління не мають права ні замовляти, ні виконувати замовлення та платежі міста. Крім того, вони не можуть брати участь у веденні бухгалтерського обліку або у підготовці річного фінансового звіту чи консолідованого фінансового звіту.

(1) Законодавчо закріплені завдання Контрольно-ревізійного управління випливають, зокрема, з пунктів 102 (1), 102 (10), 102 (11) та 104 (1) ЗП Північного Рейну-Вестфалії.

(2) Крім того, на Контрольно-ревізійний відділ покладено такі додаткові завдання:

1. аудит адміністрації та її спеціального майна на предмет законності, доцільності та економічної ефективності
2. перевірка господарського управління та бухгалтерського обліку власних підприємств та інших установ муніципалітету відповідно до § 107 (2) GO NRW,
3. аудит діяльності муніципалітету як партнера, акціонера або члена в компаніях та інших об'єднаннях приватного права або в правовій формі установи публічного права відповідно до § 114a GO NRW, а також аудит рахунків і операцій, які муніципалітет залишив за собою право здійснювати у випадку інвестування, надання кредиту або іншим чином.
4. Ризик-орієнтований аудит майнових операцій з вартістю угоди 100 000 євро і більше,
5. аудит обліку витрат і результатів діяльності міських бюджетних установ, що повністю покривають витрати, включаючи розрахунки для визначення приватно-правових або публічно-правових зборів та їх операційні рахунки,
6. Підтримка у внесенні змін до
   - внесення змін до статутів або положень з бюджетних, фінансових, бухгалтерських та закупівельних питань, а також тих, за допомогою яких стягуються збори або платежі, якщо вони не підпадають під п. 5,
   - внесення змін до інструкцій з бюджетних, фінансових, бухгалтерських та закупівельних питань,
   - суттєві зміни фінансового/господарського управління, закупівель та технічного характеру, а також
   - організаційні заходи, якщо вони можуть мати значний фінансовий/господарський вплив.
   
   У випадках, передбачених пунктами 4-6, проекти рішень, що подаються на розгляд попередніх консультативних органів та Ради, мають бути подані на розгляд Аудиторського офісу після внутрішнього адміністративного узгодження, як правило, щонайменше за десять робочих днів до того, як вони будуть передані до Офісу Ради. Операційні звіти відповідно до пункту 5 повинні бути надіслані відповідним департаментом одразу після їх підготовки.
   
   Якщо до підписання адміністративних подань долучається також Контрольно-ревізійний відділ, то вже затверджені адміністративні подання, як правило, повинні бути передані до нього у відповідний для цього термін. Тому, як правило, співпідпис вищого органу аудиту слід ставити наприкінці електронного документообігу. Це не впливає на попередню координацію на робочому рівні.
7. Аудит належного використання коштів одержувачами муніципальних грантів на основі прав, закріплених у відповідних інструкціях та рішеннях про надання дозволів.
8. аудит доказів використання коштів, якщо грантодавець прямо вимагав проведення аудиту контрольно-ревізійним управлінням як умови надання гранту; у таких випадках адміністрація зобов'язана повідомити контрольно-ревізійне управління про обов'язок проведення аудиту під час подання заявки на отримання грантових коштів, але не пізніше, ніж після того, як про це стане відомо в повідомленні про затвердження гранту.
   
   Підтвердження використання коштів та всі документи, необхідні для його перевірки, повинні бути надані аудиторському органу для перевірки щонайменше за чотири тижні до закінчення терміну подачі заявок, зазначеного в повідомленні про затвердження.
9. аудит річної фінансової звітності інших організацій, членом або акціонером яких є місто, якщо це передбачено відповідними статутами, установчими договорами або іншими рішеннями,
10. проведення спеціального аудиту муніципальних компаній та участі в них на основі прав аудиту, передбачених відповідними статутами або положеннями, за умови видачі спеціального аудиторського мандату від Ради, Аудиторського комітету або Лорда-Мера.
11. створення та функціонування центру внутрішньої звітності відповідно до Закону про захист інформаторів та Закону про імплементацію Закону про захист інформаторів у Північному Рейні-Вестфалії, а також контроль за дотриманням правових вимог, передбачених цими законами.

(3) Якщо цього вимагають невідкладні офіційні причини, керівництво Управління аудиту має право вводити тимчасові обмеження щодо типу та обсягу аудиту або виключати окремі сфери з аудиту за умови, що це не порушує жодних законодавчих положень. Голова Аудиторського комітету повинен бути негайно поінформований про це; у випадку укладення контрактів, Голова Комітету з питань закупівель також повинен бути поінформований.

Аудиторський комітет та, у відповідних випадках, Комітет з публічних закупівель повинні отримати відповідне повідомлення на своєму найближчому засіданні після видання розпорядження із зазначенням причин тимчасових обмежень.

(4) Рада та Аудиторський комітет можуть делегувати Аудиторському управлінню подальші аудиторські завдання та видавати аудиторські завдання в окремих випадках.

(5) Лорд-мер може давати завдання на проведення аудиту в межах своєї компетенції Контрольно-ревізійному управлінню. Про це необхідно негайно поінформувати Аудиторський комітет на його найближчому засіданні. Обов'язок інформування покладається на офіс Лорда-мера.

Усі відомства Федерального міста Бонн та підпорядковані їм організаційні одиниці, спеціальні фонди та інші установи, що підлягають аудиту, зобов'язані негайно інформувати про це Контрольно-ревізійний офіс із зазначенням фактів, що стосуються справи:

• про всі підозрювані або встановлені офіційні порушення, які можуть викликати початкову підозру у вчиненні кримінальних злочинів (наприклад, у зв'язку з шахрайством, розкраданням, корупцією тощо),
• прокурорські розслідування проти муніципальних службовців у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків,
• збитки внаслідок злому, пошкодження майна, крадіжки, пограбування, розкрадання, пожежі або інших надзвичайних причин,
• Розбіжності в касових апаратах (більш детально регулюються відповідними інструкціями щодо касових операцій),
• збитки, спричинені помилками в обробці/операціях або подібними причинами (за винятком діяльності, що спричиняє збитки) від 1 000 євро, зокрема, для аналізу будь-яких слабких місць,
• недоотримання доходів або нарахування відсотків у зв'язку з обробкою отриманих субсидій,
• надзвичайні події або збої в роботі обладнання зі значними порушеннями, зокрема, в оперативній готовності або безпеці даних засобів обробки інформації, що підтримуються технологіями, або в обробці завдань з обробки даних у сфері управління бюджетом, бухгалтерського обліку та процедури замовлення/визначення,
• підозри або виявлені маніпуляції з централізованими та децентралізованими комп'ютерними системами, мережевими компонентами, носіями даних та базами даних або втрата резервних копій та/або архівних даних, що підлягають зберіганню відповідно до вимог зберігання.

Якщо планується впровадження важливих технічних та організаційних заходів, які можуть мати значний фінансовий/операційний вплив, необхідно негайно поінформувати офіс аудиту, щоб він міг прокоментувати їх ще на етапі планування. Це стосується, зокрема, змін або нових установок у сферах бюджетування, фінансів, бухгалтерського обліку та закупівель, а також технологічної обробки інформації.

При розробці або придбанні програмного забезпечення для фінансового обліку слід завчасно залучати Державний контроль, щоб можна було протестувати програми перед їх застосуванням. Те саме стосується і змін у програмах.

(1) Відповідно до положень інструкції про закупівлі Федерального міста Бонн, усі процеси закупівель повинні бути створені в системі управління закупівлями.

Державна аудиторська служба має необмежений доступ до всіх процесів і має право перевіряти заходи, що виходять за межі питань, описаних у § 5 абз. 2 та наступних.

(2) Для проведення процедур закупівель необхідно заздалегідь отримати згоду Державного контролю

• якщо рішення про укладення договору належить до компетенції закупівельного комітету,
• якщо є відхилення від встановленого типу укладення договору або якщо не перевищено мінімальну кількість компаній, запрошених до участі в тендері,
• якщо є доповнення відповідно до положень пункту 3,
• або якщо аудиторський відділ оголосив про намір провести аудит.

(3) Якщо сума додатків перевищує 25 000 євро (нетто), вони підлягають перевірці аудиторським відділом. Для цього тендерна документація (наприклад, додаткова пропозиція, додаткова калькуляція, пропозиції матеріалів та субпідрядників, витяги з первинної калькуляції як доказ присудження контракту, кошторис витрат на обладнання, матеріали та експлуатаційні витрати) повинна бути, наскільки це можливо, надана аудиторському відділу через систему управління закупівлями до здійснення додаткового замовлення з детальним поясненням їхньої необхідності.

У разі несвоєчасного надання необхідно заздалегідь поінформувати офіс аудиту електронною поштою із зазначенням кодового номеру додаткових послуг.

(4) Перед кожним анулюванням запрошення до участі в тендері необхідно отримати дозвіл на це через систему управління закупівлями.

(5) Якщо і до тих пір, поки в системі управління закупівлями не будуть створені процеси присудження контрактів, положення Додатку 1 застосовуються з відступом від пунктів 1-4.

Про всі заплановані операції з майном вартістю 100 000 євро і більше необхідно повідомляти Державний контроль разом з документами, необхідними для оцінки.

Після отримання повного повідомлення, протягом розумного періоду часу, на власний розсуд і з урахуванням ризик-орієнтованих аспектів, Державний контроль вирішує, чи підлягає угода перевірці, чи ні. У таких випадках операція може бути завершена лише після завершення аудиту, проведеного Державним контролем.

Політичні органи повинні бути поінформовані про рішення Державного контролю відповідно до речення 2 щодо кожної майнової операції відповідно до речення 1.

(1) Аудиторські звіти інших органів контролю (Федеральної контрольно-ревізійної служби, Державної контрольно-ревізійної служби, Муніципальної контрольно-ревізійної служби, Податкової служби тощо), а також звіти про організаційні розслідування слід передавати до Державного контролю без затримки.
Бізнес-плани, проміжні/річні фінансові звіти, баланси, аудиторські звіти аудиторів, присяжних бухгалтерів тощо, а також річні/управлінські звіти спеціальних активів також повинні своєчасно подаватися до Рахункової палати інвестиційним управлінням, за винятком випадків, коли доступ до них можна отримати через інформаційну систему ради. Те ж саме стосується документів підприємств, в яких місто має пряму або опосередковану частку участі.

(2) Усі постанови, розпорядження та повідомлення, якими приймаються, змінюються, уточнюються або скасовуються бюджетні, фінансові та бухгалтерські положення, повинні надсилатися до Контрольно-ревізійного управління негайно після їх опублікування, за винятком випадків, коли до них немає доступу через муніципальну інтранет-мережу.

Те саме стосується всіх інших документів, необхідних для проведення аудиту.

(3) Усі працівники міста, зокрема, працівники об'єктів аудиту, зобов'язані сприяти аудиторам Управління у виконанні ними завдань аудиту та надавати їм правдиву інформацію.

Аудиторський офіс повинен бути забезпечений інформацією про осіб, які мають право підпису в бюджетній, фінансовій та бухгалтерській системі, а також про обсяг наданих повноважень, за винятком випадків, коли до цієї інформації можна отримати доступ в електронному вигляді.

Запрошення (разом з додатками) та протоколи відкритих і закритих засідань Ради, її комітетів, підкомісій, консультативних рад проектів та районних рад повинні бути доступні Держаудитконтролю через інформаційну систему Ради; додатки, які не включені в систему, повинні бути надані негайно на вимогу Держаудитконтролю.

Керівництво аудиторського офісу має право бути присутнім на всіх відкритих і закритих засіданнях Ради та її комітетів, а також районних рад або направляти на них уповноважену особу. Це також стосується всіх заходів, організованих адміністрацією, якщо вони пов'язані з завданнями аудиту.

(1) Контрольно-ревізійне управління має право вимагати від департаментів міста Бонн та підпорядкованих їм структурних підрозділів, спеціальних фондів та інших установ, що підлягають ревізії, будь-яку інформацію, необхідну для проведення ревізії, та передачу справ, документів, книг, а також доступ до всіх інформаційних систем (апаратного та програмного забезпечення) - за необхідності з активацією спеціальних програмних функцій - та доступ до всіх цифрових баз даних або інших носіїв інформації у письмовій, графічній або звуковій формі, якщо це не суперечить положенням чинного законодавства.

(2) Керівництво та аудитори мають доступ до всіх муніципальних приміщень та будівельних майданчиків у межах своїх аудиторських завдань; у цьому контексті вони мають право вимагати доступ до всіх офіційних файлів, документів, книг та інших записів, місць їх зберігання, сейфів або інших контейнерів. У разі необхідності всі офіційні предмети (включаючи, наприклад, файли, документи, книги, носії інформації, апаратне та програмне забезпечення) можуть бути вилучені під розписку в отриманні.

Керівництво та інспектори мають право відвідувати заходи та об'єкти, що підлягають перевірці. На вимогу вони повинні пред'явити офіційне посвідчення особи.

(3) Якщо під час аудиту виникають розбіжності або неясності, Контрольно-ревізійний відділ повинен вимагати необхідних роз'яснень від керівника департаменту через бургомістра.

Якщо під час аудиту буде виявлено грубе порушення внутрішніх або зовнішніх стандартів, то Державний контроль повинен передати справу до відділу кадрів для розгляду питання про необхідність вжиття заходів, передбачених трудовим або дисциплінарним законодавством.

(4) Якщо Держаудитконтролю стає відомо або він виявляє порушення, які можуть викликати первинну підозру у вчиненні кримінального злочину, керівництво зобов'язане негайно повідомити про це бургомістра, щоб він міг залучити до справи прокуратуру.

Незалежно від цього, керівництво Управління аудиту та контактна особа, призначена лорд-мером для запобігання корупції, мають право і зобов'язані обговорювати ознаки злочинної поведінки у зв'язку з офіційними діями (тобто ще до того, як лорд-мер звернеться до прокуратури) безпосередньо з органами прокуратури і координувати подальші дії.

Вони також можуть відповідати на запити прокуратури або відділу кримінальних розслідувань від імені лорд-мера з метою розслідування первинної підозри і, в цьому контексті, передавати персональні дані муніципальних службовців (наприклад, ім'я, адреса, дата/місце народження) цим органам, беручи до уваги принцип необхідності.

З метою забезпечення якнайкращої співпраці з правоохоронними органами бургомістр надає керівнику та заступнику керівника Контрольно-ревізійного управління, а також контактній особі з питань запобігання корупції загальний дозвіл на надання інформації.

Лорд-мер негайно інформується про всі важливі контакти з прокуратурою. Лорд-мер заздалегідь інформується про будь-які офіційні заяви, зроблені Державним контролем до прокуратури. У рамках конфіденційної співпраці з органами прокуратури вони також зобов'язані дотримуватися таємниці відповідно до § 353 b Кримінального кодексу Німеччини (StGB ).

(5) Працівники відомств Федерального міста Бонн та підпорядкованих їм організаційних підрозділів, спеціальних фондів або інших установ, що підлягають аудиту, як правило, ведуть основне листування з Держаудитслужбою через відповідне відомство, установу, підприємство або керівництво.

Звіти про аудит річної та консолідованої фінансової звітності, як правило, розглядаються на відкритих зборах. Як виняток, вони можуть бути розділені на загальний та окремий том звіту. Питання, що потребують конфіденційного ставлення, повинні бути представлені в окремому томі звіту.

Аудиторський комітет вирішує, які частини звіту мають бути конфіденційними.

(1) Якщо Контрольно-ревізійний відділ виявить або дізнається про значні порушення, він повинен поінформувати про це мера міста та голову Ревізійної комісії.

Крім того, відшкодуванню підлягають збитки, завдані внаслідок

• пограбуванням і розкраданням
• та - від суми збитків 25 000 євро - внаслідок пограбування, пошкодження майна, крадіжки, пожежі, зменшення доходу або відсоткових нарахувань у зв'язку із заходами з фінансування та іншими надзвичайними причинами.

Ревізійний комітет повинен бути поінформований про це на наступному засіданні, якщо тільки голова не вважатиме за необхідне негайне повідомлення.

Виняток з цієї процедури виправданий лише тоді, коли це може поставити під загрозу розслідування прокуратури. У таких випадках можливий обсяг інформації повинен бути узгоджений з прокуратурою.

(2) Про значні інциденти, а також про будь-які труднощі та проблеми у сфері обробки інформації за допомогою технологій, які виникають у процесі роботи з інформацією, що підтримується технологіями, Держаудит повинен інформувати Аудиторський комітет.

(3) Керівництво Контрольно-ревізійного управління зобов'язане надавати Ревізійній комісії на її вимогу інформацію з усіх питань, що належать до її компетенції, а також забезпечувати доступ до документів відповідно до положень законодавства.

Розбіжності у думках між Рахунковою палатою та органами, які вона перевіряє, щодо аудиторських зауважень виносяться на обговорення Ревізійного комітету. Якщо йдеться про правові питання, експертний висновок керівника юридичного відділу є авторитетним.

Засідання Ревізійної комісії готуються Ревізійним управлінням. У засіданнях беруть участь керівництво Контрольно-ревізійного управління та призначені ним ревізори.

(1) Керівництво Управління аудиту надсилає аудиторські звіти відповідальному керівництву департаментів. Звіти, що мають особливу важливість, одночасно подаються міському голові.

Підконтрольні органи повинні своєчасно, як правило, протягом чотирьох тижнів, прокоментувати основні зауваження аудиту, викладені у звітах, через своє відомче керівництво. Якщо, незважаючи на нагадування, протягом розумного терміну не буде надано жодних коментарів або будуть надані лише неадекватні коментарі, то звіт має бути поданий Рахунковою палатою - у наявній на той час формі - на розгляд за процедурою доповідача. Одночасно, за рішенням керівника апарату аудиту, питання передається на розгляд лорду-меру.

(2) Звіти повинні бути представлені голові комітету та доповідачам, призначеним Аудиторським комітетом, для ознайомлення не пізніше, ніж через два місяці після їх надсилання органам, що підлягають аудиту, які можуть вимагати включення звітів до порядку денного найближчого можливого засідання Аудиторського комітету.

Одночасно з цим, члени Аудиторського комітету, які підлягають інформуванню, парламентські групи, депутатські групи та окремі депутати міської ради отримують по одному примірнику звіту. Крім того, всі члени комітету повинні бути поінформовані про основні результати аудиту у вигляді узагальнених версій на наступному можливому засіданні аудиторського комітету.

(3) Звіти, які ґрунтуються на спеціальному аудиторському мандаті відповідно до пунктів 4 і 5 розділу 2 цього Регламенту аудиту, а також звіти, що мають особливу важливість, надсилаються безпосередньо до Ревізійного комітету або Ради з відхиленням від процедури, описаної в пункті 2.

До порядку денного засідання Аудиторського комітету також включаються звіти, які на даний момент надсилаються органам, що підлягають аудиту, і для яких ще не закінчився двомісячний термін подання відповідно до параграфу 2.

(4) Крім того, не дозволяється посилатися на непублічні аудиторські звіти та кореспонденцію Аудиторського управління у зовнішньому листуванні або в переговорах чи дискусіях з третіми особами, які не є членами Ради, Адміністрації міста або перевіреної установи, а також передавати такі звіти третім особам або дозволяти їм ознайомитися з ними без попередньої згоди на те Аудиторського управління.

Політично та юридично значуща кореспонденція, що надходить від Управління аудиту, повинна бути підписана керівництвом. Керівництво має право передавати право підпису керівникам підрозділів.

Регламент аудиту набирає чинності 1 червня 2021 року. Одночасно з цим втрачає чинність Регламент аудиту від 23 жовтня 2008 року з останніми змінами, внесеними рішенням Ради від 15 вересня 2011 року.

Бонн, 12 травня 2021 року

Дьорнер
Лорд-мер

(відповідає § 5 RPO від 23 жовтня 2008 року, з останніми змінами, внесеними рішенням Ради від 15 вересня 2011 року)

(1) Після публікації запрошення до участі в тендері або розсилання тендерної документації необхідно повідомити RPA про захід, індивідуальна вартість якого перевищує 5 000 євро для товарів, послуг і зборів, і 15 000 євро для будівельних послуг, використовуючи форму, передбачену для цієї мети в системі FAIRgabe, з наступною інформацією/документами:

• Опис заходу,
• Г/Д рахунок/фінансова стаття та К/О призначення рахунку/фінансовий центр або номер замовлення (SGB),
• номер FAIRgabe (порядковий номер заходу),
• документи про присудження контракту (зокрема, відповідно до VOB/A, VOL/A, VOF),
• кошторис витрат,
• запрошені кандидати.

(2) RPA розглядає отримані повідомлення про укладення договорів,

• щодо яких комітет із закупівель приймає рішення відповідно до керівних принципів укладення контрактів (положення про закупівлі),
• якщо контракти на суму понад 15 000 євро не можуть бути укладені з учасником, який запропонував мінімальну ціну, відповідно до тендерної документації на будівельні роботи на суму понад 25 000 євро,
• якщо тендерні пропозиції на суму понад 15 000 євро для будівельних робіт на суму понад 25 000 євро від кандидата, якому планується присудити контракт, відхиляються від кошторису витрат більш ніж на 30 відсотків.
• решта - у достатній кількості випадкових вибірок.

АРР повинен повідомити замовника про своє рішення щодо наміру провести аудит або відмовитися від аудиту протягом одного тижня з моменту отримання повного повідомлення.

Для проведення аудиту АРР необхідно надати оригінали

• документація про укладення договору відповідно до інструкції про укладення договору з результатами оцінювання,
• протокол подання пропозицій,
• тендерні пропозиції та
• порівняльний список цін (порівняння одиничних і загальних цін)

заздалегідь до прийняття рішення про присудження контракту, щоб забезпечити можливість належної перевірки.

(3) Для всіх відхилень від типу укладення договору, передбаченого муніципальним положенням про закупівлі, або від обов'язкової процедури, викладеної в інструкції про закупівлі для прямого укладення договору, необхідно заздалегідь отримати дозвіл RPA, використовуючи форму, що зберігається в системі FAIRgabe.

Це також стосується всіх активних або пасивних продовжень строку дії річних або багаторічних контрактів, укладених на основі договірних опціонів, якщо АРР не схвалив продовження строку дії контракту як частину рішення про укладення договору. У випадках, коли АРП не погоджується на продовження терміну дії контракту, продовження контракту вимагає попереднього рішення Комітету із закупівель.

(4) Якщо загальна вартість додаткової угоди для товарів і послуг та зборів перевищує 5 000 євро або 15 000 євро для будівельних послуг, вона підлягає розгляду АРР. Для цього тендерна документація повинна бути подана до RPA до виконання замовлення разом з детальним поясненням їх необхідності.

(5) Перед скасуванням тендеру необхідно отримати попередню згоду АРР.

(6) Про замовлення, які в окремих випадках перевищують суму в 5 000 євро, необхідно повідомляти АРР одразу після розміщення замовлення, вказавши наступну інформацію:

• Назва заходу,
• Г/Р рахунок/фінансова стаття та призначення Г/Р рахунку/фінансовий центр або Г/Р рахунок/номер замовлення (SGB),
• номер FAIRgabe (порядковий номер заходу),
• Сума замовлення,
• Назва підрядника,
• попередній хід процедури присудження.

(7) Вартісні обмеження, зазначені в пунктах 1-6, є чистими сумами.