(1) Biuro Audytu jest instrumentem doradczym i kontrolnym dla Rady i jej komisji. Celem audytu jest wspieranie Rady w podejmowaniu decyzji oraz monitorowanie i doradzanie administracji miasta w wypełnianiu jej zadań.

Regulamin Audytu określa ramy i zasady działalności Biura Audytu Miasta Bonn.

(2) Biuro Audytu jest bezpośrednio odpowiedzialne przed Radą i podlega jej bezpośrednio w swojej działalności zawodowej. Nie podlega instrukcjom technicznym.

(3) Kierownictwo i audytorzy Biura Audytu są powoływani i odwoływani przez Radę. Mogą oni zajmować inne stanowisko w mieście tylko w takim zakresie, w jakim jest to prawnie dopuszczalne i zgodne z ich obowiązkami audytorskimi.

Audytorzy powinni być urzędnikami służby cywilnej co najmniej wyższego szczebla lub pracownikami o porównywalnych grupach zaszeregowania.

(4) Kierownictwo i audytorzy muszą być osobiście i zawodowo odpowiedni do zadań biura audytu, posiadać specjalistyczną wiedzę wymaganą w ich obszarze odpowiedzialności i być przygotowani do regularnego doskonalenia zawodowego.

(5) W ocenie procedur audytowych kierownictwo i audytorzy Biura Audytu podlegają wyłącznie przepisom prawa.

Kierownictwo przydziela zadania pracownikom.

Uprawnienia przysługujące mu zgodnie z niniejszym regulaminem audytu wykonuje zastępca kierownictwa w przypadku, gdy nie może tego zrobić.

(6) Audytorzy przeprowadzają audyty na własną odpowiedzialność, z uwzględnieniem podejścia audytowego zorientowanego na ryzyko. Rodzaj, metoda i zakres audytów zasadniczo pozostają w gestii audytora w ramach zadań przydzielonych przez kierownictwo.

W ramach swoich obowiązków audytowych audytorzy są zobowiązani do niezwłocznego informowania kierownictwa o wszelkich szczególnych obserwacjach i niedociągnięciach, w szczególności o wszelkich wstępnych podejrzeniach dotyczących przestępstw lub innych istotnych naruszeń obowiązków lub naruszeń umowy o pracę.

Audytorzy muszą zachować poufność w odniesieniu do wszystkich procesów, które stają się znane w trakcie ich pracy, o ile ich zachowanie w tajemnicy lub poufne traktowanie jest zalecane, konieczne ze względu na ich charakter lub niezbędne do celów audytu, aby go nie zagrozić.

Audytorzy muszą niezwłocznie poinformować kierownictwo, jeśli są stronniczy w stosunku do pracowników, których mają skontrolować, lub jeśli istnieje obawa stronniczości.

(7) Na początku audytu audytorzy muszą poinformować kierownictwo organizacji, która ma zostać poddana audytowi, chyba że cel audytu na to nie pozwala.

W przypadku niepodejrzanych audytów, takich jak audyty środków pieniężnych i zapasów oraz inne, informacje są przekazywane dopiero po zabezpieczeniu danych audytowych (zapasów, ksiąg, pokwitowań itp.).

W przypadku bieżących i regularnych audytów wystarczy pierwsze powiadomienie.
Co do zasady, audyty muszą być zakończone raportem. Przed sfinalizowaniem raportu główne ustalenia audytu powinny zostać omówione z kierownictwem audytowanego podmiotu.

Sprawozdanie z trwających audytów (w tym na przykład dokumentów księgowych, zautomatyzowanego przetwarzania danych, udzielania zamówień, placów budowy) jest wymagane tylko wtedy, gdy audyt doprowadził do poważnych zastrzeżeń lub sugestii dotyczących poprawy interesu finansowego; zastrzeżenia o mniejszym znaczeniu można omówić i rozwiązać w bezpośredniej konsultacji z audytowanym podmiotem.

(8) Kierownictwo i audytorzy Biura Audytu nie mogą zlecać ani realizować rezerwacji i płatności Miasta. Ponadto nie mogą oni uczestniczyć w prowadzeniu ksiąg rachunkowych ani w sporządzaniu rocznych sprawozdań finansowych lub skonsolidowanych sprawozdań finansowych.

(1) Prawnie przypisane zadania Biura Audytu wynikają w szczególności z sekcji 102 (1), 102 (10), 102 (11) i 104 (1) GO NRW.

(2) Następujące dodatkowe zadania są również przypisane do Biura Audytu:

1. Audyt administracji i jej specjalnych aktywów pod kątem legalności, celowości i efektywności ekonomicznej,
2. audyt zarządzania gospodarczego i księgowości własnych przedsiębiorstw gminy i innych instytucji zgodnie z sekcją 107 (2) GO NRW,
3. audyt działalności gminy jako partnera, udziałowca lub członka w spółkach i innych stowarzyszeniach prawa prywatnego lub w formie prawnej instytucji prawa publicznego zgodnie z § 114a GO NRW, a także audyt rachunków i operacji, do których gmina zastrzegła sobie prawo w przypadku inwestycji, udzielenia pożyczki lub w inny sposób.
4. Zorientowany na ryzyko audyt transakcji dotyczących nieruchomości o wartości transakcji wynoszącej 100 000 EUR lub więcej,
5. audyt księgowości kosztów i wyników miejskich placówek zajmujących się pełną księgowością kosztów, w tym obliczeń służących ustaleniu opłat prywatno-prawnych lub publiczno-prawnych oraz ich kont operacyjnych,
6. wsparcie przy
   - zmiany statutów lub regulaminów w sprawach budżetowych, finansowych, księgowych i zamówień publicznych, a także tych, z którymi pobierane są opłaty lub należności, o ile nie są one objęte pozycją 5,
   - zmiany instrukcji w sprawach budżetowych, finansowych, księgowych i zamówień publicznych,
   - istotne zmiany o charakterze finansowym/zarządzania przedsiębiorstwem, zamówień publicznych i technicznym, oraz
   - środki organizacyjne, o ile mogą one mieć znaczący wpływ finansowy/biznesowy.
   
   W przypadku punktów 4-6 projekty rezolucji, które mają zostać przedłożone wstępnym organom konsultacyjnym i Radzie, muszą zostać przekazane do Biura Audytu do przeglądu po wewnętrznej koordynacji administracyjnej, zazwyczaj co najmniej dziesięć dni roboczych przed przekazaniem wniosków do Biura Rady. Sprawozdania operacyjne zgodnie z punktem 5 muszą zostać przesłane przez odpowiedni departament niezwłocznie po ich przygotowaniu.
   
   Jeśli Biuro Audytu jest również zaangażowane we współpodpisywanie wniosków administracyjnych, zatwierdzone już wnioski administracyjne muszą zostać mu przedłożone w terminie odpowiednim dla danej sprawy. W związku z tym współpodpis urzędu ds. audytu powinien zasadniczo znajdować się na końcu cyfrowego obiegu dokumentów. Nie ma to wpływu na wcześniejszą koordynację na poziomie roboczym.
7. Kontrola właściwego wykorzystania środków przez odbiorców dotacji gminnych na podstawie praw zapisanych w odpowiednich wytycznych i decyzjach dotyczących zezwoleń.
8. Audyt dowodów wykorzystania, o ile dotujący wyraźnie zażądał audytu przez biuro audytu jako warunku przyznania dotacji; w takich przypadkach administracja jest zobowiązana do poinformowania biura audytu o obowiązku audytu w momencie składania wniosku o dotację, ale najpóźniej po tym, jak zostanie to ujawnione w zawiadomieniu o zatwierdzeniu.
   
   Dowód wykorzystania i wszystkie dokumenty niezbędne do jego zbadania muszą być udostępnione urzędowi kontroli w celu zbadania co najmniej cztery tygodnie przed upływem terminu składania wniosków określonego w zawiadomieniu o zatwierdzeniu.
9. Badanie rocznych sprawozdań finansowych innych organizacji, których miasto jest członkiem lub udziałowcem, o ile jest to przewidziane w odpowiednich statutach, umowach spółki lub innych uchwałach,
10. specjalny audyt spółek komunalnych i udziałów na podstawie praw audytu określonych w odpowiednich umowach spółki lub statutach, z zastrzeżeniem wydania specjalnego upoważnienia do audytu przez Radę, Komisję Rewizyjną lub Burmistrza.
11. ustanowienie i funkcjonowanie wewnętrznego centrum sprawozdawczego zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów i ustawą wykonawczą do ustawy o ochronie sygnalistów NRW, a także monitorowanie zgodności z wymogami prawnymi wynikającymi z tych przepisów.

(3) Jeśli wymagają tego pilne względy służbowe, kierownictwo Biura Audytu jest upoważnione do nałożenia tymczasowych ograniczeń w odniesieniu do rodzaju i zakresu audytów lub do wyłączenia poszczególnych obszarów z audytu, pod warunkiem, że nie narusza to żadnych przepisów ustawowych. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej musi zostać o tym niezwłocznie poinformowany; w przypadku udzielania zamówień należy również poinformować przewodniczącego Komisji Zamówień Publicznych.

Komisja Rewizyjna i, w stosownych przypadkach, Komisja Zamówień Publicznych otrzymują odpowiednie powiadomienie na następnym posiedzeniu po zarządzeniu, z podaniem przyczyn tymczasowych ograniczeń.

(4) Rada i Komisja Rewizyjna mogą delegować dalsze zadania audytowe do Biura Audytu i wydawać zlecenia audytowe w indywidualnych przypadkach.

(5) Burmistrz może zlecać zadania audytowe Biuru Audytu w zakresie swoich kompetencji. Komisja Rewizyjna musi zostać o tym niezwłocznie poinformowana na najbliższym posiedzeniu. Obowiązek informowania spoczywa na Biurze Burmistrza.

Wszystkie wydziały miasta federalnego Bonn i podległe im jednostki organizacyjne, fundusze specjalne i inne instytucje, które mają zostać poddane audytowi, muszą niezwłocznie poinformować Biuro Audytu, podając fakty dotyczące sprawy:

• wszystkich podejrzanych lub stwierdzonych nieprawidłowościach urzędowych, które mogą stanowić podstawę do wstępnego podejrzenia popełnienia przestępstwa (na przykład w związku z oszustwem, defraudacją, korupcją lub podobnymi),
• dochodzenia prowadzone przez prokuraturę przeciwko pracownikom gminy w związku z ich obowiązkami służbowymi,
• straty spowodowane włamaniem, uszkodzeniem mienia, kradzieżą, rabunkiem, sprzeniewierzeniem, pożarem lub innymi nadzwyczajnymi przyczynami,
• rozbieżności w kasie (dalsze szczegóły regulują odpowiednie instrukcje dotyczące transakcji kasowych),
• szkody spowodowane błędami przetwarzania/operacyjnymi lub podobnymi (z wyłączeniem działań obejmujących szkody) od 1 000 euro, w szczególności w celu przeanalizowania wszelkich słabych punktów,
• braki w przychodach lub odsetkach w związku z przetwarzaniem otrzymanych dotacji,
• zdarzenia nadzwyczajne lub awarie sprzętu o znacznym wpływie, w szczególności w zakresie gotowości operacyjnej lub bezpieczeństwa danych wspieranych technologicznie urządzeń do przetwarzania informacji lub w zakresie przetwarzania zadań przetwarzania danych w obszarze zarządzania budżetem, rachunkowości i procedury zamawiania/określania,
• podejrzenie lub wykrycie manipulacji scentralizowanymi i zdecentralizowanymi systemami komputerowymi, elementami sieci, nośnikami danych i bazami danych lub utrata kopii zapasowych i/lub zarchiwizowanych danych podlegających wymogom przechowywania.

Jeżeli mają zostać wdrożone istotne środki techniczne i organizacyjne, które mogą mieć znaczący wpływ finansowy/operacyjny, urząd kontroli musi zostać o tym niezwłocznie poinformowany, aby mógł się do nich ustosunkować na etapie planowania. Dotyczy to w szczególności zmian lub nowych instalacji w obszarach budżetowania, finansów, rachunkowości i zamówień publicznych, a także przetwarzania informacji wspieranego technologicznie.

Podczas opracowywania lub zamawiania oprogramowania do rachunkowości finansowej Biuro Audytu musi być zaangażowane w odpowiednim czasie, aby programy mogły zostać przetestowane przed ich użyciem. To samo dotyczy zmian w programach.

(1) Zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych miasta Bonn, wszystkie procesy zamówień publicznych muszą być tworzone w systemie zarządzania zamówieniami publicznymi.

Biuro Audytu ma nieograniczony dostęp do audytu wszystkich procesów i jest upoważnione do przeglądu środków wykraczających poza kwestie opisane w § 5 (2) i następnych.

(2) Zgoda Biura Audytu musi zostać uzyskana z wyprzedzeniem w przypadku procedur udzielania zamówień

• gdy decyzja o udzieleniu zamówienia jest zastrzeżona dla komitetu ds. zamówień,
• w przypadku odstępstwa od określonego rodzaju zamówienia lub w przypadku, gdy minimalna liczba firm zaproszonych do składania ofert nie została przekroczona,
• gdy istnieją uzupełnienia zgodnie z postanowieniami ust. 3,
• lub zamiar przeprowadzenia audytu został zgłoszony przez departament audytu.

(3) Jeśli suma aneksów przekracza 25 000 euro (netto), podlegają one przeglądowi przez biuro audytu. W tym celu dokumenty przetargowe (takie jak oferta uzupełniająca, kalkulacja uzupełniająca, oferty materiałów i podwykonawców, wyciągi z pierwotnej kalkulacji jako dowód udzielenia zamówienia, kosztorysy sprzętu, materiałów i materiałów eksploatacyjnych) muszą zostać udostępnione biuru audytu za pośrednictwem systemu zarządzania zamówieniami przed wykonaniem zamówienia uzupełniającego, w miarę możliwości ze szczegółowym wyjaśnieniem ich konieczności.

W przypadku opóźnienia w świadczeniu usług, biuro audytu musi zostać poinformowane z wyprzedzeniem pocztą elektroniczną, z podaniem numeru kodu usług dodatkowych.

(4) Przed każdym anulowaniem zaproszenia do składania ofert należy uzyskać zgodę biura audytowego za pośrednictwem systemu zarządzania zamówieniami.

(5) Jeżeli i tak długo, jak procesy udzielania zamówień nie mogą być jeszcze utworzone w systemie zarządzania zamówieniami, postanowienia Załącznika 1 mają zastosowanie w odstępstwie od ust. 1-4.

Biuro Audytu musi zostać powiadomione o wszystkich planowanych transakcjach dotyczących nieruchomości o wartości transakcji 100 000 EUR lub więcej, wraz z dokumentami istotnymi dla oceny.

Po otrzymaniu kompletnego powiadomienia Biuro Audytu decyduje w rozsądnym terminie, według własnego uznania i biorąc pod uwagę aspekty zorientowane na ryzyko, czy deklaruje transakcję jako podlegającą audytowi. W takich przypadkach transakcja może zostać sfinalizowana dopiero po zakończeniu audytu przez Biuro Audytu.

Organy polityczne muszą zostać poinformowane o decyzji Izby Obrachunkowej zgodnie ze zdaniem 2 dla każdej transakcji dotyczącej nieruchomości zgodnie ze zdaniem 1.

(1) Sprawozdania z kontroli innych organów kontrolnych (Federalny Urząd Kontroli, Państwowy Urząd Kontroli, Miejski Urząd Kontroli, Urząd Skarbowy itp.
Plany biznesowe, śródroczne/roczne sprawozdania finansowe, bilanse, raporty z audytu sporządzone przez audytorów, zaprzysiężonych księgowych lub podobnych oraz raporty roczne/zarządzania aktywami specjalnymi muszą być również terminowo przekazywane do Biura Audytu przez administrację inwestycyjną, chyba że można uzyskać do nich dostęp za pośrednictwem systemu informacyjnego rady. To samo dotyczy dokumentów spółek, w których Miasto ma bezpośredni lub pośredni udział.

(2) Wszystkie rozporządzenia, dekrety i powiadomienia, na mocy których przepisy budżetowe, finansowe i księgowe są wydawane, zmieniane, wyjaśniane lub anulowane, są przekazywane do Biura Audytu niezwłocznie po ich opublikowaniu, chyba że można uzyskać do nich dostęp za pośrednictwem miejskiego intranetu.

To samo dotyczy wszystkich innych dokumentów wymaganych przez Biuro Audytu do jego działań kontrolnych.

(3) Wszyscy pracownicy miasta, w szczególności pracownicy kontrolowanych obszarów, muszą wspierać audytorów Biura Audytu w wykonywaniu ich zadań audytowych i udzielać im prawdziwych informacji.

Urząd kontroli musi otrzymać informacje na temat upoważnionych sygnatariuszy w ramach systemu budżetowego, finansowego i księgowego oraz na temat zakresu przyznanych uprawnień, chyba że informacje te są dostępne w formie cyfrowej.

Zaproszenia (wraz z załącznikami) oraz protokoły z publicznych i niepublicznych posiedzeń Rady oraz jej komisji, podkomisji, komitetów doradczych ds. projektów i rad dzielnic muszą być udostępniane Biuru Audytu za pośrednictwem systemu informatycznego Rady; załączniki nieuwzględnione w systemie muszą być udostępniane niezwłocznie na żądanie Biura Audytu.

Kierownictwo Biura Audytu jest upoważnione do uczestniczenia we wszystkich publicznych i niepublicznych posiedzeniach Rady i jej komisji, a także rad dzielnic lub do wysłania upoważnionej osoby. Dotyczy to również wszystkich wydarzeń organizowanych przez administrację, o ile są one związane z zadaniami audytowymi.

(1) Biuro Audytu jest uprawnione do żądania od wydziałów miasta Bonn i podległych im jednostek organizacyjnych, funduszy specjalnych i innych instytucji, które mają zostać poddane audytowi, wszelkich informacji niezbędnych do przeprowadzenia audytu oraz przekazania akt, dokumentów, ksiąg, a także dostępu do wszystkich systemów informatycznych (sprzętu i oprogramowania) - w razie potrzeby z aktywacją specjalnych funkcji programu - oraz dostępu do wszystkich cyfrowych zasobów danych lub innych nośników informacji w formie pisemnej, obrazu lub dźwięku, o ile nie jest to sprzeczne z przepisami ustawowymi.

(2) Kierownictwo i audytorzy mają dostęp do wszystkich pomieszczeń gminnych i placów budowy w zakresie swoich zadań audytowych; w tym kontekście są oni upoważnieni do żądania dostępu do wszystkich oficjalnych akt, dokumentów, ksiąg i innych zapisów, miejsc ich przechowywania oraz sejfów lub innych pojemników. W razie potrzeby wszystkie oficjalne przedmioty (w tym na przykład akta, dokumenty, książki, nośniki danych, sprzęt i oprogramowanie) mogą zostać zajęte za potwierdzeniem odbioru.

Kierownictwo i inspektorzy są upoważnieni do odwiedzania kontrolowanych wydarzeń i obiektów. Na żądanie muszą wylegitymować się oficjalnym dowodem tożsamości.

(3) Jeżeli podczas kontroli pojawią się rozbieżności lub niejasności, Biuro Audytu musi zwrócić się o niezbędne wyjaśnienia do kierownika wydziału za pośrednictwem Burmistrza.

Jeżeli w trakcie audytu zostaną stwierdzone rażące naruszenia obowiązków w stosunku do standardów wewnętrznych lub zewnętrznych, Biuro Audytu przekaże sprawę do Departamentu Zasobów Ludzkich w celu zbadania potrzeby wszczęcia środków na mocy prawa pracy lub prawa dyscyplinarnego.

(4) Jeśli Biuro Audytu dowie się lub odkryje nieprawidłowości, które mogą rodzić wstępne podejrzenie popełnienia przestępstwa, kierownictwo niezwłocznie poinformuje Burmistrza, aby mógł on zaangażować prokuraturę.

Niezależnie od tego kierownictwo Biura Audytu i osoba wyznaczona przez Burmistrza do kontaktów w sprawie zapobiegania korupcji są upoważnieni i zobowiązani do omówienia oznak przestępczego postępowania w związku z czynnościami urzędowymi (tj. nawet przed wezwaniem prokuratury przez Burmistrza) bezpośrednio z organami ścigania i do koordynowania dalszych działań.

Mogą również odpowiadać na zapytania prokuratury lub wydziału dochodzeniowo-śledczego w imieniu burmistrza w celu zbadania wstępnego podejrzenia i w tym kontekście przekazywać dane osobowe pracowników miejskich (np. imię i nazwisko, adres, datę/miejsce urodzenia) tym organom, biorąc pod uwagę zasadę konieczności.

W celu zapewnienia jak najlepszej współpracy z organami ścigania, Burmistrz udziela kierownikowi i zastępcy kierownika Biura Audytu oraz osobie kontaktowej ds. zapobiegania korupcji ogólnego upoważnienia do udzielania informacji.

Burmistrz jest niezwłocznie informowany o wszelkich istotnych kontaktach z prokuraturą. Burmistrz jest informowany z wyprzedzeniem o wszelkich oficjalnych oświadczeniach składanych przez Biuro Audytu w prokuraturze. W ramach poufnej współpracy z organami ścigania są one również zobowiązane do zachowania tajemnicy zgodnie z § 353 b niemieckiego kodeksu karnego (StGB).

(5) Pracownicy wydziałów miasta Bonn i podległych im jednostek organizacyjnych, majątków specjalnych lub innych instytucji, które mają zostać poddane audytowi, zasadniczo prowadzą główną korespondencję z Biurem Audytu za pośrednictwem swojego urzędu, instytutu, spółki lub kierownictwa.

Sprawozdania z badania rocznych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych są zazwyczaj rozpatrywane na publicznym posiedzeniu. W drodze wyjątku mogą one zostać podzielone na część ogólną i odrębną. Kwestie wymagające poufnego traktowania muszą być przedstawione w oddzielnym tomie sprawozdania.

Komitet Audytu decyduje, które części sprawozdania mają być traktowane jako poufne.

(1) Jeżeli Biuro Audytu wykryje lub dowie się o istotnych nieprawidłowościach, należy poinformować Burmistrza i Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej.

Ponadto, szkody spowodowane przez

• rabunek i defraudację
• oraz - od kwoty strat w wysokości 25 000 euro - z powodu włamania, uszkodzenia mienia, kradzieży, pożaru, zmniejszenia dochodów lub naliczenia odsetek w związku ze środkami finansowymi i innymi nadzwyczajnymi przyczynami.

Komisja Rewizyjna musi zostać o tym poinformowana na następnym posiedzeniu, chyba że przewodniczący uzna, że konieczne jest natychmiastowe powiadomienie.

Wyjątek od tej procedury jest uzasadniony tylko wtedy, gdy zagroziłoby to dochodzeniom prowadzonym przez prokuraturę. W takich przypadkach ewentualny zakres informacji musi zostać uzgodniony z prokuraturą.

(2) Biuro Audytu informuje Komitet Audytu o istotnych incydentach oraz wszelkich trudnościach i problemach w obszarze przetwarzania informacji wspieranego technologicznie.

(3) Kierownictwo Biura Obrachunkowego udziela Komitetowi Obrachunkowemu, na jego wniosek, informacji na temat wszystkich spraw wchodzących w zakres jego kompetencji oraz zapewnia dostęp do akt zgodnie z przepisami ustawowymi.

Różnice zdań między Biurem Obrachunkowym a kontrolowanymi przez nie organami dotyczące uwag pokontrolnych są przedkładane Komitetowi Audytu do dyskusji. W kwestiach prawnych miarodajna jest ekspertyza kierownika działu prawnego.

Posiedzenia Komitetu Audytu są przygotowywane przez Biuro Audytu. W posiedzeniach uczestniczy kierownictwo Biura Audytu oraz wyznaczeni przez nie audytorzy.

(1) Kierownictwo Biura Audytu przesyła sprawozdania z audytu do właściwego kierownictwa departamentu. Sprawozdania o szczególnym znaczeniu są przedkładane Lordowi Burmistrzowi w tym samym czasie.

Organy poddane audytowi muszą skomentować główne uwagi z audytu zawarte w sprawozdaniach za pośrednictwem kierownictwa departamentu w odpowiednim czasie, zazwyczaj w ciągu czterech tygodni. Jeżeli pomimo przypomnienia w rozsądnym terminie nie zostaną zgłoszone żadne uwagi lub zostaną zgłoszone jedynie uwagi niewystarczające, sprawozdanie zostanie przekazane przez Biuro Audytu - w dostępnej wówczas formie - do procedury sprawozdawcy. Jednocześnie sprawa zostanie przedstawiona Burmistrzowi po podjęciu decyzji przez kierownika Biura Audytu.

(2) Sprawozdania muszą zostać przedłożone przewodniczącemu komisji i sprawozdawcom wyznaczonym przez Komisję Rewizyjną do wiadomości nie później niż dwa miesiące po wysłaniu do kontrolowanych organów, którzy mogą następnie zażądać włączenia sprawozdań do porządku obrad następnego możliwego posiedzenia Komisji Rewizyjnej.

W tym samym czasie członkowie Komisji Rewizyjnej, którzy mają zostać poinformowani, grupy parlamentarne, grupy radnych i poszczególni radni miejscy otrzymują wersję sprawozdania. Ponadto wszyscy członkowie komisji mają być informowani o kluczowych ustaleniach audytu w formie streszczeń na następnym możliwym posiedzeniu Komisji Rewizyjnej.

(3) Sprawozdania oparte na specjalnym zleceniu audytu zgodnie z sekcją 2 (4) i (5) niniejszego Regulaminu Audytu oraz sprawozdania o szczególnym znaczeniu są przekazywane bezpośrednio do Komisji Rewizyjnej lub Rady w odstępstwie od procedury opisanej w ust. 2.

Porządek obrad posiedzenia Komisji Rewizyjnej obejmuje również sprawozdania aktualnie przesyłane do organów kontrolowanych, dla których nie upłynął jeszcze dwumiesięczny okres składania sprawozdań zgodnie z ust. 2.

(4) Ponadto niedozwolone jest powoływanie się na niepubliczne raporty z audytu i korespondencję Biura Audytu w korespondencji zewnętrznej lub w negocjacjach lub dyskusjach ze stronami trzecimi, które nie są członkami Rady, Administracji Miejskiej lub kontrolowanej instytucji, lub przekazywanie takich raportów stronom trzecim lub zezwalanie im na ich wgląd, bez uprzedniej zgody Biura Audytu.

Korespondencja Biura Audytu o znaczeniu politycznym i prawnym musi być podpisana przez kierownictwo. Upoważnia się do przekazania uprawnień do podpisywania kierownikom działów.

Regulamin Audytu wchodzi w życie z dniem 1 czerwca 2021 roku. Jednocześnie przestaje obowiązywać Regulamin Kontroli z dnia 23 października 2008 r., ostatnio zmieniony rezolucją Rady z dnia 15 września 2011 r.

Bonn, 12 maja 2021 r.

Dörner
Lord Mayor

(odpowiada § 5 RPO z dnia 23 października 2008 r., ostatnio zmienionego uchwałą Rady z dnia 15 września 2011 r.)

(1) Zapraszając do składania ofert lub wysyłając dokumenty przetargowe, RPA musi zostać powiadomiony o działaniu, którego indywidualna wartość przekracza 5 000 EUR w przypadku dostaw i usług oraz opłat i 15 000 EUR w przypadku usług budowlanych, przy użyciu formularza przechowywanego w systemie FAIRgabe wraz z następującymi informacjami/dokumentami:

• Opis działania,
• Konto G/L/pozycja finansowa i przypisanie konta CO/centrum finansowe lub numer zamówienia (SGB),
• Numer FAIRgabe (kolejny numer działania),
• Dokumenty dotyczące udzielenia zamówienia (w szczególności zgodnie z VOB/A, VOL/A, VOF),
• szacunkowe koszty,
• zaproszeni kandydaci.

(2) RPA bada zgłoszone zamówienia,

• o których decyduje komisja przetargowa zgodnie z wytycznymi dotyczącymi udzielania zamówień (regulamin udzielania zamówień),
• jeśli zamówienia przekraczające 15 000 EUR nie zostaną udzielone oferentowi składającemu minimalną ofertę zgodnie z dokumentacją przetargową na roboty budowlane przekraczające 25 000 EUR,
• jeśli oferty o wartości powyżej 15 000 EUR na roboty budowlane o wartości powyżej 25 000 EUR od kandydata, który ma otrzymać zamówienie, odbiegają o więcej niż 30 procent od kosztorysu.
• pozostałą część w wystarczających próbach losowych.

RPA powiadamia zamawiającego o swojej decyzji dotyczącej zamiaru przeprowadzenia audytu lub odstąpienia od audytu w ciągu tygodnia od otrzymania kompletnego powiadomienia.

W celu przeprowadzenia audytu, RPA musi otrzymać oryginał

• dokumentację dotyczącą udzielenia zamówienia zgodnie z instrukcjami dotyczącymi udzielenia zamówienia wraz z wynikiem oceny,
• protokół przedłożenia,
• oferty i
• porównanie cen (porównanie cen jednostkowych i całkowitych)

musi zostać złożona w odpowiednim czasie przed podjęciem decyzji o udzieleniu zamówienia, tak aby możliwa była odpowiednia weryfikacja.

(3) Zgodę RPA należy uzyskać z wyprzedzeniem za pomocą formularza przechowywanego w systemie FAIRgabe w przypadku wszelkich odstępstw od rodzaju zamówienia określonego w miejskich przepisach dotyczących zamówień publicznych lub od wiążącej procedury określonej w instrukcjach dotyczących zamówień publicznych dla zamówień bezpośrednich.

Dotyczy to również wszystkich aktywnych lub pasywnych przedłużeń rocznych lub wieloletnich umów opartych na opcjach umownych, jeżeli RPA nie zatwierdził już wyraźnie przedłużeń okresu obowiązywania w ramach udzielenia zamówienia. W przypadkach, w których RPA nie zgadza się na przedłużenie okresu obowiązywania umowy, przedłużenie umowy wymaga uprzedniej uchwały Komitetu Zamówień Publicznych.

(4) Jeżeli łączna wartość aneksów dotyczących towarów i usług oraz opłat przekracza 5 000 EUR lub 15 000 EUR w przypadku usług budowlanych, podlegają one weryfikacji przez UZP. W tym celu dokumenty przetargowe muszą zostać przedłożone RPA przed realizacją zamówienia wraz ze szczegółowym wyjaśnieniem ich konieczności.

(5) Przed unieważnieniem przetargu należy uzyskać uprzednią zgodę RPA.

(6) Zamówienia, które przekraczają kwotę 5 000 EUR w indywidualnych przypadkach, muszą zostać zgłoszone do RPA niezwłocznie po złożeniu zamówienia wraz z następującymi informacjami:

• Nazwa środka,
• Konto G/L/pozycja finansowa i przypisanie konta CO/centrum finansowe lub konto G/L/numer zamówienia (SGB),
• Numer FAIRgabe (kolejny numer środka),
• Kwota zamówienia,
• Nazwa wykonawcy,
• poprzedni przebieg procedury udzielenia zamówienia.

(7) Limity wartości określone w ust. 1-6 są kwotami netto.