(1) Ревизионное управление является консультативным и контрольным инструментом для Совета и его комитетов. Целью аудита является поддержка Совета в принятии решений, а также контроль и консультирование городской администрации в выполнении ее задач.

Положение о ревизии определяет рамки и принципы деятельности Ревизионного управления города Бонна.

(2) Ревизионное управление непосредственно ответственно перед Советом и подчиняется ему в своей профессиональной деятельности. На него не распространяются технические инструкции.

(3) Руководство и аудиторы Ревизионного управления назначаются и увольняются Советом. Они могут занимать другую должность в городе только в той мере, в какой это разрешено законом и совместимо с их аудиторскими обязанностями.

Аудиторы должны быть государственными служащими не ниже высшей гражданской службы или работниками с сопоставимым уровнем оплаты труда.

(4) Руководство и аудиторы должны лично и профессионально подходить для выполнения задач, стоящих перед аудиторским подразделением, обладать специальными знаниями, необходимыми для их сферы ответственности, и быть готовыми регулярно проходить повышение квалификации.

(5) При оценке аудиторских процедур руководство и аудиторы аудиторского бюро руководствуются только законом.

Руководство распределяет задачи между сотрудниками.

Права, которыми оно наделено в соответствии с настоящим положением об аудите, в случае невозможности их осуществления осуществляет заместитель руководства.

(6) Аудиторы проводят аудиторские проверки под свою ответственность с учетом риск-ориентированного подхода к аудиту. Тип, метод и объем аудита, как правило, остаются на усмотрение аудитора в рамках задач, поставленных руководством.

В рамках своих аудиторских обязанностей аудиторы обязаны незамедлительно информировать руководство о любых особых наблюдениях и недостатках, в частности, о любых первых подозрениях в совершении уголовных преступлений или других существенных нарушениях обязанностей или трудового договора.

Они должны сохранять конфиденциальность в отношении всех процессов, ставших известными в ходе их работы, в той мере, в какой их секретность или конфиденциальный режим предписаны, необходимы по их природе или необходимы для целей аудита, чтобы не поставить его под угрозу.

Аудиторы должны немедленно сообщить руководству, если они предвзято относятся к сотрудникам, которых они должны проверять, или если есть опасения, что они предвзяты.

(7) В начале аудита аудиторы должны проинформировать руководство проверяемой организации, за исключением случаев, когда цель аудита этого не позволяет.

В случае незапланированных аудитов, таких как аудит денежных средств, инвентаризация и другие, информация должна быть предоставлена только после получения данных аудита (инвентаризации, книг, квитанций и т.д.).

В случае текущих и регулярных проверок достаточно первого уведомления.
Как правило, аудит должен завершаться составлением отчета. Перед составлением отчета основные выводы аудита должны быть обсуждены с руководством проверяемого органа.

Отчет о текущих проверках (включая, например, бухгалтерские документы, автоматизированную обработку данных, заключение контрактов, строительные площадки) требуется только в том случае, если аудит привел к серьезным возражениям или предложениям по улучшению, представляющим финансовый интерес; возражения незначительной важности могут быть обсуждены и решены в ходе прямых консультаций с проверяемой организацией.

(8) Руководство и аудиторы Ревизионного управления не могут отдавать распоряжения и осуществлять заказы и платежи города. Кроме того, они не могут участвовать в ведении бухгалтерского учета, подготовке годовых или консолидированных финансовых отчетов.

(1) Законодательно закрепленные задачи Ревизионного управления вытекают, в частности, из §§ 102 (1), 102 (10), 102 (11) и 104 (1) GO NRW.

(2) На Ревизионное управление возлагаются также следующие дополнительные задачи:

1. аудит администрации и ее специального имущества на предмет законности, целесообразности и экономической эффективности,
2. аудит хозяйственного управления и бухгалтерского учета собственных предприятий муниципалитета и других учреждений в соответствии с § 107 (2) GO NRW,
3. аудит деятельности муниципалитета в качестве партнера, акционера или члена в компаниях и других объединениях частного права или в организационно-правовой форме учреждения публичного права в соответствии с § 114a GO NRW, а также аудит счетов и операций, которые муниципалитет оставил за собой право осуществлять в случае инвестиций, предоставления кредита или иным образом.
4. Риск-ориентированный аудит сделок с недвижимостью, стоимость которых составляет 100 000 евро и более,
5. аудит учета затрат и результатов деятельности городских объектов учета, полностью покрывающих затраты, включая расчеты для определения платы за услуги частного права или платы за услуги публичного права и их операционные счета,
6. поддержка
   - внесение изменений в законодательные и нормативные акты по бюджетным, финансовым, бухгалтерским вопросам и вопросам закупок, а также по вопросам взимания платы или сборов, в той мере, в какой они не подпадают под пункт 5,
   - внесение изменений в инструкции по бюджетным, финансовым, бухгалтерским вопросам и вопросам закупок,
   - существенные изменения финансового/хозяйственного, закупочного и технического характера, а также
   - организационные меры в той мере, в какой они могут иметь значительные финансовые/деловые последствия.
   
   В случае пунктов 4-6 проекты резолюций, выносимые на рассмотрение предварительных консультативных органов и Совета, должны быть представлены на рассмотрение в Ревизионную службу после внутреннего административного согласования, как правило, не менее чем за десять рабочих дней до передачи материалов в аппарат Совета. Операционные счета в соответствии с разделом 5 должны быть отправлены соответствующим департаментом сразу после их подготовки.
   
   Если в соподписании административных представлений участвует также Ревизионная палата, то уже утвержденные административные представления должны быть переданы ей, как правило, в соответствующие сроки. Поэтому соподписание со стороны ревизионной службы, как правило, ставится в конце цифрового рабочего процесса. Предварительное согласование на рабочем уровне при этом не затрагивается.
7. Аудит надлежащего использования средств получателями муниципальных грантов на основе прав, закрепленных в соответствующих руководствах и решениях о предоставлении полномочий.
8. аудит доказательств использования средств, если грантодатель прямо потребовал проведения аудита аудиторским бюро в качестве условия предоставления гранта; в этих случаях администрация обязана проинформировать аудиторское бюро об обязательстве проведения аудита в момент подачи заявки на получение гранта, но не позднее, чем после того, как об этом станет известно в уведомлении об утверждении.
   
   Доказательства использования средств и все документы, необходимые для их проверки, должны быть предоставлены аудиторскому бюро для проверки не позднее чем за четыре недели до истечения срока подачи документов, указанного в уведомлении об утверждении.
9. Аудит годовой финансовой отчетности других организаций, членом или акционером которых является город, в той мере, в какой это предусмотрено соответствующими уставами, учредительными документами или другими решениями,
10. специальный аудит муниципальных компаний и долей на основе прав на аудит, предусмотренных в соответствующих уставах или положениях, при условии выдачи специального аудиторского мандата Советом, Ревизионной комиссией или Лорд-мэром.
11. создание и функционирование центра внутренней отчетности в соответствии с Законом о защите осведомителей и Законом о реализации Закона о защите осведомителей NRW, а также контроль за соблюдением требований законодательства в соответствии с этими законами.

(3) Если того требуют неотложные служебные причины, руководство Ревизионной комиссии имеет право вводить временные ограничения в отношении вида и объема проверок или исключать из проверки отдельные области, если это не нарушает законодательные положения. Председатель Комитета по аудиту должен быть незамедлительно проинформирован об этом; в случае заключения контрактов также должен быть проинформирован председатель Комитета по закупкам.

На следующем после распоряжения заседании Комитету по аудиту и, если применимо, Комитету по государственным закупкам должно быть представлено соответствующее уведомление с указанием причин временных ограничений.

(4) Совет и Ревизионная комиссия могут поручить Ревизионному управлению дополнительные задачи по аудиту и в отдельных случаях выдать задания по аудиту.

(5) Лорд-мэр может выдавать Ревизионному управлению аудиторские задания в пределах своей компетенции. Ревизионная комиссия должна быть проинформирована об этом незамедлительно на своем следующем заседании. Обязанность информирования возложена на лорд-мэра.

Все ведомства федерального города Бонна и подчиненные им организационные единицы, специальные фонды и другие учреждения, подлежащие проверке, должны немедленно сообщить об этом в Ревизионное ведомство, изложив обстоятельства дела:

• обо всех предполагаемых или установленных служебных нарушениях, которые могут вызвать первоначальное подозрение в совершении уголовных преступлений (например, в связи с мошенничеством, растратой, коррупцией и т.п.),
• прокурорские расследования в отношении муниципальных служащих в связи с их служебными обязанностями,
• убытки от взлома, порчи имущества, кражи, грабежа, растраты, пожара или других чрезвычайных причин,
• несоответствия в кассовых аппаратах (более подробная информация регулируется соответствующими инструкциями по ведению кассовых операций),
• Ущерб, вызванный ошибками в обработке/операциях и т.п. (за исключением действий, связанных с ущербом) от 1 000 евро, в частности, для анализа слабых мест,
• недополученные доходы или процентные сборы в связи с обработкой полученных субсидий,
• чрезвычайные события или неисправности оборудования со значительными нарушениями, в частности, в оперативной готовности или безопасности данных поддерживаемых технологией средств обработки информации или в обработке задач по обработке данных в области управления бюджетом, бухгалтерского учета и процедуры заказа/определения,
• подозрения или обнаруженные манипуляции с централизованными и децентрализованными компьютерными системами, сетевыми компонентами, носителями информации и базами данных или потеря резервных и/или архивных данных, подлежащих хранению.

Если планируется осуществить значительные технические и организационные меры, которые могут оказать существенное финансовое/операционное воздействие, необходимо незамедлительно проинформировать об этом аудиторское управление, чтобы оно могло высказать свои замечания еще на стадии планирования. В частности, это касается изменений или новых установок в области бюджетирования, финансов, бухгалтерского учета и закупок, а также обработки информации с помощью технологий.

При разработке или закупке программного обеспечения для финансового учета необходимо заблаговременно привлекать Ревизионную палату, чтобы можно было протестировать программы до начала их использования. То же самое относится и к изменениям в программах.

(1) В соответствии с положениями инструкции по закупкам федеральной земли Бонн все процессы закупок должны быть созданы в системе управления закупками.

Ревизионная служба имеет неограниченный аудиторский доступ ко всем процессам и имеет право проверять меры, выходящие за рамки вопросов, описанных в § 5 (2) и последующих.

(2) Для закупочных процедур необходимо предварительно получить разрешение Счетной палаты

• если решение о заключении договора поручено комиссии по закупкам,
• в случае отклонения от предписанного типа решения о заключении договора или в случае, если не превышено минимальное количество компаний, приглашаемых к участию в тендере,
• если имеются дополнения в соответствии с положениями пункта 3,
• или аудиторский отдел объявил о намерении провести аудит.

(3) Если сумма дополнений превышает 25 000 евро (нетто), они подлежат проверке аудиторским отделом. Для этого тендерная документация (например, дополнительное предложение, дополнительный расчет, предложения материалов и субподрядчиков, выписки из первоначального расчета в качестве подтверждения присуждения, смета расходов на оборудование, материалы и эксплуатационные материалы) должна быть предоставлена в распоряжение ревизионного управления через систему управления закупками до выполнения дополнительного заказа, насколько это возможно, с подробным объяснением их необходимости.

В случае несвоевременного предоставления необходимо заранее проинформировать аудиторскую службу по электронной почте, указав кодовый номер дополнительных услуг.

(4) Перед каждой отменой приглашения к участию в тендере через систему управления закупками необходимо получить разрешение Ревизионной палаты.

(5) Если в системе управления закупками еще нельзя создать процедуры принятия решения, то в отступление от пунктов 1-4 применяются положения приложения 1.

Обо всех планируемых сделках с имуществом, стоимость которых составляет 100 000 евро и более, необходимо сообщать в Счетную палату вместе с документами, имеющими отношение к оценке.

После получения полного уведомления Счетная палата в течение разумного срока, по своему усмотрению и с учетом рисков, принимает решение о том, объявлять ли сделку подлежащей проверке. В этом случае сделка может быть завершена только после окончания аудита, проведенного Счетной палатой.

Политические органы должны быть проинформированы о решении Счетной палаты в соответствии с предложением 2 по каждой имущественной сделке в соответствии с предложением 1.

(1) Аудиторские заключения других аудиторских органов (Федеральный контроль, Государственный контроль, Муниципальный контроль, Налоговое управление и т.д.) и отчеты об организационных расследованиях должны быть незамедлительно переданы в Ревизионное управление.
Бизнес-планы, промежуточные/годовые финансовые отчеты, балансы, аудиторские заключения аудиторов, присяжных бухгалтеров и т. п., а также годовые отчеты/управленческие отчеты специальных активов также должны своевременно передаваться инвестиционной администрацией в Ревизионное управление, если к ним нет доступа через информационную систему совета. То же самое относится к документам компаний, в которых город имеет прямую или косвенную долю участия.

(2) Все постановления, декреты и уведомления, на основании которых издаются, изменяются, уточняются или отменяются бюджетные, финансовые и бухгалтерские положения, должны быть переданы в Ревизионное управление сразу после их опубликования, за исключением случаев, когда доступ к ним возможен через городскую интрасеть.

То же самое относится и ко всем другим документам, необходимым Ревизионному управлению для проведения ревизий.

(3) Все работники города, в особенности работники проверяемых территорий, должны поддерживать аудиторов Ревизионной палаты при выполнении ими своих аудиторских задач и предоставлять им правдивую информацию.

Аудиторскому управлению должна быть предоставлена информация об уполномоченных лицах, подписавших документы в рамках системы бюджетного, финансового и бухгалтерского учета, а также об объеме предоставленных полномочий, если только эта информация не доступна в цифровом виде.

Приглашения (включая приложения) и протоколы открытых и не открытых заседаний Совета и его комитетов, подкомитетов, консультативных советов по проектам и районных советов должны быть доступны Ревизионной комиссии через информационную систему Совета; приложения, не включенные в систему, должны быть доступны немедленно по запросу Ревизионной комиссии.

Руководство Ревизионного управления имеет право присутствовать на всех публичных и непубличных заседаниях Совета и его комитетов, а также районных советов или направлять уполномоченное лицо. Это относится и ко всем мероприятиям, организуемым администрацией, если они связаны с задачами аудита.

(1) Ревизионное ведомство имеет право требовать от ведомств города Бонна и подчиненных им структурных подразделений, специальных фондов и других проверяемых учреждений любую информацию, необходимую для проведения ревизии и передачи файлов, документов, книг, а также доступ ко всем системам ИТ (аппаратному и программному обеспечению) - при необходимости с активизацией специальных программных функций - и доступ ко всем цифровым массивам данных или другим носителям информации в письменном, графическом или звуковом виде, если это не противоречит законодательным положениям.

(2) Руководство и аудиторы имеют доступ во все муниципальные помещения и строительные площадки в рамках своих аудиторских задач; в этом контексте они уполномочены запрашивать доступ ко всем официальным файлам, документам, книгам и другим записям, местам их хранения, сейфам или другим контейнерам. При необходимости все официальные предметы (включая, например, файлы, документы, книги, носители информации, аппаратное и программное обеспечение) могут быть изъяты под расписку.

Руководство и инспекторы уполномочены посещать мероприятия и объекты, подлежащие проверке. По требованию они должны идентифицировать себя с помощью официального удостоверения личности.

(3) Если в ходе проверки возникают несоответствия или неясности, ревизионная служба должна запросить необходимые разъяснения у руководителя департамента через лорд-мэра.

Если в ходе проверки выявлены грубые нарушения внутренних или внешних стандартов, Ревизионная комиссия передает дело в отдел кадров для рассмотрения вопроса о необходимости принятия мер в соответствии с трудовым или дисциплинарным законодательством.

(4) Если Ревизионная комиссия узнает или обнаружит нарушения, которые могут вызвать первоначальное подозрение в совершении уголовного преступления, руководство должно немедленно сообщить об этом лорд-мэру, чтобы он привлек прокуратуру.

Независимо от этого, руководство Ревизионной палаты и назначенное бургомистром контактное лицо по предотвращению коррупции имеют право и обязаны обсуждать признаки преступного поведения в связи с официальными действиями (т.е. еще до обращения бургомистра в прокуратуру) непосредственно с органами прокуратуры и координировать дальнейшие действия.

Они также могут отвечать на запросы прокуратуры или уголовного розыска от имени лорд-мэра для расследования первоначальных подозрений и в этом контексте передавать личные данные муниципальных служащих (например, имя, адрес, дату/место рождения) в эти органы, принимая во внимание принцип необходимости.

В целях обеспечения наилучшего сотрудничества с правоохранительными органами лорд-мэр предоставляет руководителю и заместителю руководителя Контрольно-ревизионного управления, а также контактному лицу по вопросам предупреждения коррупции общие полномочия на предоставление информации.

Лорд-мэр незамедлительно информируется обо всех важных контактах с прокуратурой. Лорд-мэр заблаговременно информируется об официальных заявлениях, сделанных Ревизионной палатой в прокуратуре. В рамках конфиденциального сотрудничества с органами прокуратуры они также обязаны хранить тайну в соответствии с § 353 b Уголовного кодекса Германии (StGB).

(5) Сотрудники ведомств федеральной земли Бонн и подчиненных им структурных подразделений, специальных активов или других проверяемых учреждений ведут основную переписку с Ревизионной палатой, как правило, через свой соответствующий офис, институт, предприятие или управление.

Отчеты об аудите годовой и консолидированной финансовой отчетности обычно рассматриваются на открытом заседании. В порядке исключения они могут быть разделены на общий и отдельный тома отчета. Вопросы, требующие конфиденциального подхода, должны быть представлены в отдельном томе отчета.

Комитет по аудиту решает, какие части отчета должны быть конфиденциальными.

(1) Если Ревизионное управление обнаружит или узнает о существенных нарушениях, то об этом должны быть проинформированы лорд-мэр и председатель Ревизионной комиссии.

Кроме того, ущерб, причиненный

• грабежа и растраты
• а также - начиная с суммы убытка в 25 000 евро - в результате кражи со взломом, повреждения имущества, кражи, пожара, снижения доходов или процентных начислений в связи с мерами по финансированию и других чрезвычайных причин.

Ревизионная комиссия должна быть проинформирована об этом на своем следующем заседании, если только председатель не сочтет необходимым немедленное уведомление.

Исключение из этой процедуры оправдано только в том случае, если это может поставить под угрозу расследование прокуратуры. В этом случае возможный объем информации должен быть согласован с прокуратурой.

(2) Ревизионное управление информирует Ревизионный комитет о значительных происшествиях, а также о трудностях и проблемах в области технологической обработки информации.

(3) Руководство Ревизионной палаты по запросу предоставляет Ревизионной комиссии информацию по всем вопросам, входящим в ее компетенцию, и обеспечивает доступ к материалам в соответствии с установленными законом положениями.

Различия во мнениях между Ревизионной палатой и проверяемыми ею органами по поводу замечаний ревизоров выносятся на обсуждение Ревизионной комиссии. При возникновении юридических вопросов авторитетным является экспертное мнение руководителя юридического отдела.

Заседания Ревизионной комиссии готовятся Ревизионным управлением. На заседаниях присутствуют руководство Ревизионного управления и назначенные им аудиторы.

(1) Руководство Ревизионного управления направляет отчеты о ревизии ответственному руководству департамента. Отчеты особой важности одновременно направляются лорд-мэру.

Проверяемые органы должны своевременно, как правило, в течение четырех недель, прокомментировать через свое ведомственное руководство основные замечания аудита, содержащиеся в отчетах. Если, несмотря на напоминание, в течение разумного срока замечаний не поступило или поступили лишь недостаточные замечания, отчет передается Ревизионной палатой в имеющейся на тот момент форме в процедуру докладчика. В то же время по решению руководителя Счетной палаты вопрос представляется лорд-мэру.

(2) Отчеты должны быть представлены председателю комитета и назначенным комитетом докладчикам для сведения не позднее чем через два месяца после их отправки проверяемым органам, которые могут потребовать включения отчетов в повестку дня следующего возможного заседания комитета по аудиту.

В то же время члены комитета по аудиту, подлежащие информированию, парламентские группы, группы совета и отдельные члены городского совета получают по одному варианту отчета. Кроме того, все члены комитета должны быть проинформированы об основных результатах аудита в виде обобщенных версий на ближайшем возможном заседании комитета по аудиту.

(3) Отчеты, основанные на специальном аудиторском задании в соответствии с пунктами 4 и 5 раздела 2 настоящего Положения об аудите, и отчеты особой важности направляются непосредственно в Комитет по аудиту или Совет в отступление от процедуры, описанной в пункте 2.

В повестку дня заседания Ревизионной комиссии включаются также отчеты, направленные в настоящее время проверяемым органам, для которых еще не истек двухмесячный срок представления в соответствии с пунктом 2.

(4) Кроме того, не разрешается без предварительного согласия Ревизионной комиссии ссылаться на непубличные отчеты и переписку Ревизионной комиссии во внешней переписке, в переговорах или обсуждениях с третьими лицами, не являющимися членами Совета, Администрации города или проверяемого учреждения, а также передавать их третьим лицам или позволять им знакомиться с ними.

Политически и юридически значимая корреспонденция Ревизионного управления должна быть подписана руководством. Разрешается передавать право подписи руководителям отделов.

Правила аудита вступают в силу 1 июня 2021 года. В то же время Правила аудита от 23 октября 2008 года с последними изменениями, внесенными резолюцией Совета от 15 сентября 2011 года, утрачивают силу.

Бонн, 12 мая 2021 г.

Дёрнер
Лорд-мэр

(соответствует § 5 RPO от 23 октября 2008 г., последние изменения внесены постановлением Совета от 15 сентября 2011 г.)

(1) При объявлении тендера или рассылке тендерной документации необходимо уведомить RPA о мероприятии, индивидуальная стоимость которого превышает 5 000 евро для поставок, услуг и сборов и 15 000 евро для строительных услуг, используя форму, хранящуюся в системе FAIRgabe, со следующей информацией/документами:

• Описание меры,
• Счет ОО/финансовая статья и назначение счета СО/финансовый центр или номер заказа (SGB),
• Номер FAIRgabe (последовательный номер мероприятия),
• Наградные документы (в частности, в соответствии с VOB/A, VOL/A, VOF),
• смета расходов,
• приглашенные кандидаты.

(2) RPA рассматривает уведомления о присуждении премий,

• по которым комитет по закупкам принимает решение в соответствии с руководящими указаниями по заключению договоров (положения о закупках),
• если договоры на сумму свыше 15 000 евро не заключаются с участником, предложившим минимальную цену в соответствии с конкурсной документацией на строительные работы на сумму свыше 25 000 евро,
• если тендерные заявки на строительные работы стоимостью более 15 000 евро на сумму более 25 000 евро от кандидата, с которым предполагается заключить договор, отклоняются от сметы более чем на 30 процентов.
• остальные - в достаточном количестве случайных выборок.

В течение одной недели после получения полного уведомления РПА уведомляет орган, присуждающий контракт, о своем решении провести аудит или отказаться от аудита.

Для проведения аудита РПА должен быть предоставлен оригинал

• документация о награждении в соответствии с инструкциями о награждении с результатами оценки,
• протокол представления,
• тендерные заявки и
• список сравнения цен (сравнение единичных и общих цен)

должны быть представлены заблаговременно до принятия решения о присуждении премии, чтобы можно было провести надлежащее рассмотрение.

(3) Для всех отклонений от вида присуждения, предусмотренного положением о муниципальных закупках, или от обязательной процедуры, установленной в инструкциях по закупкам для прямого присуждения, необходимо предварительно получить разрешение RPA, используя форму, хранящуюся в системе FAIRgabe.

Это также относится ко всем активным или пассивным продлениям годовых или многолетних контрактов на основе договорных опционов, если RPA еще не утвердило продление срока в рамках заключения контракта. В случаях, когда RPA не соглашается на продление срока, для продления контракта требуется предварительное решение Комитета по закупкам.

(4) Если общая стоимость дополнений на товары, услуги и сборы превышает 5 000 евро или 15 000 евро для строительных услуг, они подлежат рассмотрению RPA. Для этого перед выполнением заказа в RPA должна быть представлена тендерная документация с подробным объяснением ее необходимости.

(5) Перед отменой тендера необходимо получить предварительное разрешение RPA.

(6) О заказах, превышающих в отдельных случаях сумму в 5 000 евро, необходимо сообщать в RPA сразу же после размещения заказа с указанием следующей информации:

• Название мероприятия,
• Счет ОО/финансовая статья и назначение счета CO/финансовый центр или номер счета ОО/заказа (SGB),
• Номер FAIRgabe (порядковый номер меры),
• Сумма заказа,
• Имя подрядчика,
• предыдущий ход процедуры присуждения.

(7) Предельные значения, указанные в пунктах 1-6, являются нетто-суммами.