Le projet sera divisé en deux sous-projets : un sous-projet "planification", qui sera rattaché à l'Office du personnel et de l'organisation, et un sous-projet "location", qui sera rattaché à la Gestion municipale des bâtiments (Städtisches Gebäudemanagement - SGB). De plus, un groupe de pilotage sera mis en place sous la direction générale du directeur municipal. Le bureau du département I - Administration générale, numérisation et ordre - fera office de secrétariat.
Afin d'impliquer les services spécialisés, il est également prévu de nommer des responsables du déménagement dans les services, qui seront chargés de la communication et de la collaboration avec les sous-projets au sein de chaque service.
Tâches du sous-projet "Planification
Dans le sous-projet "Planification", il s'agit entre autres de définir les exigences auxquelles le futur immeuble doit répondre, par exemple en ce qui concerne l'accessibilité, l'absence de barrières, la sécurité des collaborateurs, les salles de réunion ou le parc automobile de la ville. Dans le but d'optimiser les surfaces à l'échelle de la ville ("gestion des surfaces"), les collaborateurs doivent en outre examiner les synergies dans ou avec les bâtiments existants de l'administration municipale.
Les tâches comprennent également la planification générale et détaillée de l'occupation du nouveau bâtiment, qui se fait en collaboration avec les services et sur la base de modèles de "new work". En outre, l'inventaire des services dans l'hôtel de ville doit être recensé et, le cas échéant, éliminé ou affecté à une autre utilisation. L'équipement nécessaire des postes de travail pour le nouvel immeuble doit être planifié et acheté.
En ce qui concerne l'infrastructure informatique de la ville, le sous-projet devra également planifier et mettre en œuvre le déménagement du nœud central du réseau de l'ensemble de l'administration, qui se trouvait jusqu'à présent à l'hôtel de ville, dans de nouveaux locaux centraux. Pour le nouvel immeuble lui-même, une infrastructure de réseau et de télécommunication évolutive doit être définie, planifiée et mise en œuvre.
La planification et l'organisation du déménagement proprement dit dans un nouvel immeuble font également partie des tâches du sous-projet "Planification". Il s'agit par exemple de déterminer l'ordre dans lequel les services et les départements déménageront. Après le déménagement, le sous-projet doit assumer une fonction de "maître de maison", par exemple clarifier les défauts (de déménagement), établir un règlement intérieur, etc.
Tâches du sous-projet "Location
Le sous-projet "Location", qui sera rattaché à la gestion des bâtiments municipaux, devra recueillir et documenter les offres de location et s'adresser aux bailleurs potentiels. Les collaborateurs doivent en outre se procurer les informations et documents nécessaires sur les objets à louer potentiels, coordonner et accompagner les visites, demander l'avis des services spécialisés concernés et d'autres services, et se charger de la communication avec les soumissionnaires. Dans le cadre du sous-projet, une matrice d'évaluation doit être établie et gérée, les offres doivent être "évaluées en premier" et les résultats de la recherche doivent être préparés de manière technique pour le groupe de pilotage, le conseil d'administration ou d'autres comités.
Parmi les autres tâches, on compte notamment l'estimation du prix du marché des offres immobilières, l'évaluation des objets du point de vue de la construction ainsi que l'examen et l'évaluation du point de vue de la construction en ce qui concerne les adaptations architecturales éventuellement nécessaires. Le sous-projet doit mener les négociations contractuelles, assurer le suivi commercial des travaux d'aménagement après la conclusion du contrat et prendre en charge à long terme le suivi et la gestion de l'objet pendant la période de location.
Tâches de l'équipe de projet et du groupe de pilotage
Une équipe de projet composée de représentants des deux sous-projets assume des tâches d'ordre supérieur. Elle doit, entre autres, planifier et gérer les ressources budgétaires, assurer le reporting technique dans les comités et développer des modèles d'avenir pour le "new work", par exemple pour le "travail basé sur l'activité", les systèmes de réservation de salles ou le contrôle d'accès numérique. Le groupe de pilotage garde un œil sur l'ensemble du processus et doit avoir une fonction décisionnelle sur les questions centrales et préparer les décisions du conseil d'administration.
Ressources humaines
Lors de sa réunion, le Conseil a approuvé la création des postes supplémentaires nécessaires : neuf postes dans le sous-projet "planification" (dont deux ont déjà été créés précédemment) et quatre postes dans le sous-projet "location". Tous les postes seront créés pour une durée indéterminée, afin de garantir l'expérience et les compétences acquises dans le cadre du projet pour les grands projets pluriannuels suivants liés aux bâtiments (notamment le retour à l'hôtel de ville ou le déménagement dans le nouvel immeuble) et de renforcer la gestion des locations à long terme.