Проект будет разделен на два подпроекта: подпроект "Планирование", который будет находиться в Управлении по персоналу и организации, и подпроект "Лизинг", который будет находиться в Управлении муниципальными зданиями (SGB). Кроме того, под общим руководством директора города будет действовать руководящая группа. В качестве административного офиса будет выступать отдел I - "Общее управление, цифровизация и порядок".
Для вовлечения специализированных отделов планируется также назначить в них сотрудников по перемещению, которые будут отвечать в первую очередь за связь и обеспечение вклада в подпроекты в рамках соответствующего отдела.
Задачи подпроекта "Планирование"
В рамках подпроекта "Планирование" будут определены требования, которым должен отвечать будущий объект недвижимости, например, в отношении доступности, безбарьерного доступа, безопасности сотрудников, конференц-залов и муниципального автопарка. С целью оптимизации пространства для города в целом ("управление пространством") сотрудники также рассмотрят возможности синергии в существующих зданиях городской администрации или с ними.
В задачи также входит грубое и детальное планирование заселения нового здания, которое осуществляется совместно с департаментами и на основе моделей "новой работы". Кроме того, необходимо провести учет инвентаря отделов в здании мэрии и, при необходимости, избавиться от него или использовать в других целях. Необходимо спланировать и закупить необходимое оборудование для рабочих мест в новом здании.
В связи с муниципальной ИТ-инфраструктурой в рамках подпроекта также планируется и реализуется перенос центрального сетевого узла для всей администрации, который в настоящее время находится в здании мэрии, в новые центральные помещения. Необходимо определить, спланировать и реализовать масштабируемую сетевую и телекоммуникационную инфраструктуру для нового помещения.
Планирование и организация фактического переезда в новое помещение также являются частью подпроекта "Планирование". Например, необходимо уточнить порядок переезда офисов и отделов. После переезда подпроект должен взять на себя "функцию арендодателя", например, уточнить дефекты (переезд), составить правила проживания и т. д.
Задачи подпроекта "Аренда"
Подпроект "Аренда", который будет работать на базе департамента управления муниципальными зданиями, будет отвечать за получение и документирование предложений по аренде и контакты с потенциальными арендодателями. В задачи сотрудников также входит получение необходимой информации и документов о потенциальных объектах аренды, координация и сопровождение просмотров, получение заключений от профильных департаментов и других заинтересованных органов, а также общение с поставщиками. В рамках подпроекта необходимо создать и вести оценочную матрицу, провести "первую оценку" предложений и подготовить результаты исследования для руководящей группы, административного совета или других комитетов.
Другие задачи включают оценку рыночной цены предложений недвижимости, техническую оценку недвижимости, а также техническую экспертизу и оценку любых необходимых структурных изменений. Подпроект будет играть ведущую роль в переговорах по контракту, обеспечивать коммерческую поддержку работ по реконструкции после подписания контракта и возьмет на себя долгосрочное управление и администрирование недвижимости в течение периода аренды.
Задачи проектной команды и руководящей группы
Проектная группа, состоящая из представителей обоих подпроектов, возьмет на себя выполнение всеобъемлющих задач. Среди прочего, она будет планировать и управлять бюджетом, обеспечивать техническую отчетность перед комитетами и разрабатывать будущие модели "новой работы", например, "работы, основанной на деятельности", системы бронирования номеров или цифрового контроля доступа. Руководящая группа следит за общим процессом и должна принимать решения по ключевым вопросам и готовить решения Административного совета.
Человеческие ресурсы
На своем заседании Совет одобрил создание необходимых дополнительных должностей: девяти должностей в подпроекте "Планирование" (две из которых уже были созданы ранее) и четырех должностей в подпроекте "Аренда". Все должности будут созданы на постоянной основе, чтобы закрепить опыт и знания, полученные в ходе проекта, для последующих крупных строительных проектов, рассчитанных на несколько лет (включая возвращение в здание мэрии или переезд в новое здание), а также для укрепления управления арендой в долгосрочной перспективе.