Tra le altre cose, il sottoprogetto "Pianificazione" definirà i requisiti che il futuro immobile dovrà soddisfare in termini di accessibilità, assenza di barriere architettoniche, sicurezza dei dipendenti, sale riunioni e parco veicoli comunale, ad esempio. Con l'obiettivo di ottimizzare lo spazio per la città nel suo complesso ("space management"), i dipendenti esamineranno anche le sinergie all'interno o con gli edifici dell'amministrazione comunale esistenti.

I compiti comprendono anche la pianificazione di massima e dettagliata per l'occupazione del nuovo edificio, che viene effettuata insieme ai dipartimenti e sulla base di modelli di "nuovo lavoro". Inoltre, l'inventario dei dipartimenti del municipio deve essere registrato e, se necessario, smaltito o destinato a un altro uso. È necessario pianificare e acquistare le attrezzature necessarie per la nuova struttura.

In relazione all'infrastruttura informatica comunale, il sottoprogetto prevede anche la pianificazione e la realizzazione del trasferimento del nodo di rete centrale per l'intera amministrazione, attualmente situato nel municipio, in una nuova sede centrale. È necessario definire, pianificare e implementare un'infrastruttura di rete e di telecomunicazione scalabile per la nuova sede.

Anche la pianificazione e l'organizzazione dell'effettivo trasferimento in una nuova sede fanno parte del sottoprogetto "Pianificazione". Ad esempio, è necessario chiarire l'ordine di trasferimento degli uffici e dei reparti. Dopo il trasloco, il sottoprogetto dovrebbe assumere una "funzione di padrone di casa", ad esempio chiarendo i difetti (del trasloco), redigendo un regolamento interno, ecc.

Il sottoprogetto "Affitti", che avrà sede presso il dipartimento di gestione degli edifici comunali, sarà responsabile di ottenere e documentare le offerte di affitto e di contattare i potenziali locatori. I dipendenti hanno anche il compito di ottenere le informazioni e i documenti necessari sui potenziali immobili in affitto, coordinare e accompagnare le visite, ottenere i pareri dei dipartimenti specializzati e degli altri enti coinvolti e comunicare con i fornitori. Nel sottoprogetto è prevista la creazione e la gestione di una matrice di valutazione, la "prima valutazione" delle offerte e la preparazione dei risultati della ricerca per il gruppo direttivo, il consiglio di amministrazione o altri comitati.

Altri compiti comprendono la valutazione del prezzo di mercato delle offerte immobiliari, la valutazione tecnica degli immobili e l'esame tecnico e la valutazione di eventuali adeguamenti strutturali necessari. Il sottoprogetto assumerà la guida delle trattative contrattuali, fornirà il supporto commerciale per i lavori di ristrutturazione dopo la firma del contratto e si occuperà della gestione e dell'amministrazione a lungo termine dell'immobile durante il periodo di locazione.

Un team di progetto composto da rappresentanti di entrambi i sottoprogetti si occuperà dei compiti generali. Tra le altre cose, pianificherà e gestirà il budget, assicurerà la stesura di relazioni tecniche ai comitati e svilupperà modelli futuri per il "nuovo lavoro", ad esempio per il "lavoro basato sulle attività", i sistemi di prenotazione delle stanze o il controllo digitale degli accessi. Il gruppo direttivo tiene d'occhio il processo complessivo e dovrebbe avere una funzione decisionale sulle questioni chiave e preparare le decisioni del Consiglio di amministrazione.

Nella sua riunione, il Consiglio ha approvato la creazione delle posizioni aggiuntive necessarie: nove posizioni nel sottoprogetto "Pianificazione" (due delle quali erano già state create in precedenza) e quattro posizioni nel sottoprogetto "Locazione". Tutte le posizioni saranno create su base permanente, al fine di garantire l'esperienza e le competenze acquisite nel progetto per i successivi importanti progetti edilizi della durata di diversi anni (tra cui il ritorno al municipio o il trasferimento nella nuova proprietà) e per rafforzare la gestione degli affitti a lungo termine.