من بين أمور أخرى، سيحدد المشروع الفرعي "التخطيط" المتطلبات التي يجب أن يفي بها العقار المستقبلي من حيث إمكانية الوصول، والوصول الخالي من العوائق، وسلامة الموظفين، وقاعات الاجتماعات، وأسطول مركبات البلدية، على سبيل المثال. وبهدف تحسين المساحة للمدينة ككل ("إدارة المساحة")، سيقوم الموظفون أيضًا بدراسة أوجه التآزر في مباني إدارة المدينة الحالية أو معها.

تشمل المهام أيضًا التخطيط التقريبي والتفصيلي لإشغال المبنى الجديد، والذي يتم تنفيذه مع الإدارات وعلى أساس نماذج "العمل الجديد". وبالإضافة إلى ذلك، يجب تسجيل مخزون الأقسام في مبنى البلدية والتخلص منها أو استخدامها في أغراض أخرى إذا لزم الأمر. يجب تخطيط وشراء معدات مكان العمل اللازمة للممتلكات الجديدة.

فيما يتعلق بالبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات في البلدية، سيشمل المشروع الفرعي أيضًا تخطيط وتنفيذ نقل عقدة الشبكة المركزية للإدارة بأكملها، الموجودة حاليًا في مبنى البلدية، إلى المباني المركزية الجديدة. يجب تحديد وتخطيط وتنفيذ البنية التحتية للشبكة والاتصالات السلكية واللاسلكية القابلة للتطوير للمبنى الجديد نفسه.

كما أن تخطيط وتنظيم الانتقال الفعلي إلى العقار الجديد هو أيضاً جزء من المشروع الفرعي "التخطيط". على سبيل المثال، يجب توضيح الترتيب الذي سيتم به نقل المكاتب والإدارات. بعد الانتقال، يجب أن يتولى المشروع الفرعي "وظيفة المالك"، على سبيل المثال توضيح عيوب (الانتقال)، ووضع قواعد المنزل، وما إلى ذلك.

سيكون المشروع الفرعي "التأجير"، الذي سيكون مقره في قسم إدارة المباني البلدية، مسؤولاً عن الحصول على عروض الإيجار وتوثيقها والاتصال بالمالكين المحتملين. وسيتولى الموظفون أيضاً مهمة الحصول على المعلومات والوثائق اللازمة عن العقارات المستأجرة المحتملة، وتنسيق ومرافقة عمليات المعاينة والحصول على آراء الإدارات المتخصصة والهيئات الأخرى المعنية والتواصل مع مقدمي العروض. في المشروع الفرعي، يجب إنشاء مصفوفة تقييم وإدارتها، و"تقييم العروض أولاً" وإعداد نتائج البحث للمجموعة التوجيهية أو المجلس الإداري أو اللجان الأخرى.

وتشمل المهام الأخرى تقييم أسعار السوق لعروض العقارات، والتقييم الفني للعقارات والفحص الفني وتقييم أي تعديلات هيكلية ضرورية. وسيتولى المشروع الفرعي زمام المبادرة في مفاوضات العقود، وتوفير الدعم التجاري لأعمال التجديد بعد توقيع العقد، وتولي إدارة الممتلكات وإدارتها على المدى الطويل خلال فترة الإيجار.

سيتولى فريق المشروع المكون من ممثلين من كلا المشروعين الفرعيين المهام الشاملة. وسيتولى، من بين أمور أخرى، تخطيط الميزانية وإدارتها، وضمان تقديم التقارير الفنية إلى اللجنتين ووضع نماذج مستقبلية "للعمل الجديد"، على سبيل المثال "العمل القائم على النشاط" أو أنظمة حجز الغرف أو التحكم الرقمي في الدخول. تراقب المجموعة التوجيهية العملية الشاملة وينبغي أن تكون لها وظيفة صنع القرار بشأن القضايا الرئيسية وإعداد قرارات المجلس الإداري.

ووافق المجلس في اجتماعه على إنشاء الوظائف الإضافية المطلوبة: تسع وظائف في المشروع الفرعي "التخطيط" (اثنتان منها سبق إنشاؤهما في تاريخ سابق) وأربع وظائف في المشروع الفرعي "التأجير". وستنشأ جميع الوظائف على أساس دائم من أجل تأمين الخبرة والتجربة المكتسبة في المشروع للمشاريع الرئيسية اللاحقة المتعلقة بالمباني التي ستستمر عدة سنوات (بما في ذلك الانتقال إلى مبنى البلدية أو الانتقال إلى العقار الجديد) ولتعزيز إدارة الإيجار على المدى الطويل.