Το έργο θα χωριστεί σε δύο υποέργα: ένα υποέργο "Σχεδιασμός", το οποίο θα βρίσκεται στο Γραφείο Προσωπικού και Οργάνωσης, και ένα υποέργο "Μίσθωση", το οποίο θα βρίσκεται στη Διαχείριση Δημοτικών Κτιρίων (SGB). Επιπλέον, θα υλοποιηθεί μια ομάδα καθοδήγησης υπό τη συνολική διαχείριση του έργου από τον διευθυντή της πόλης. Το γραφείο του Τμήματος Ι - Γενική Διοίκηση, Ψηφιοποίηση και Τάξη θα λειτουργήσει ως διοικητικό γραφείο.
Προκειμένου να εμπλακούν τα εξειδικευμένα τμήματα, προβλέπεται επίσης να οριστούν υπάλληλοι μετακίνησης στα τμήματα, οι οποίοι θα είναι κυρίως υπεύθυνοι για την επικοινωνία και την παροχή συμβολής στα υποέργα εντός του αντίστοιχου τμήματος.
Καθήκοντα του υποέργου "Σχεδιασμός"
Μεταξύ άλλων, το υποέργο "Σχεδιασμός" θα καθορίσει τις απαιτήσεις που πρέπει να πληροί το μελλοντικό ακίνητο όσον αφορά την προσβασιμότητα, την πρόσβαση χωρίς εμπόδια, την ασφάλεια των εργαζομένων, τις αίθουσες συνεδριάσεων και τον στόλο των δημοτικών οχημάτων, για παράδειγμα. Με στόχο τη βελτιστοποίηση του χώρου για το σύνολο της πόλης ("διαχείριση χώρου"), οι εργαζόμενοι θα εξετάσουν επίσης συνέργειες εντός ή με υφιστάμενα κτίρια της δημοτικής διοίκησης.
Στα καθήκοντα περιλαμβάνεται επίσης ο πρόχειρος και λεπτομερής σχεδιασμός για την κατάληψη του νέου κτιρίου, ο οποίος πραγματοποιείται από κοινού με τις υπηρεσίες και βάσει μοντέλων "νέας εργασίας". Επιπλέον, πρέπει να καταγραφεί η απογραφή των τμημάτων στο δημαρχείο και, εάν είναι απαραίτητο, να διατεθεί ή να τεθεί σε άλλη χρήση. Πρέπει να προγραμματιστεί και να αγοραστεί ο απαραίτητος εξοπλισμός των χώρων εργασίας για το νέο ακίνητο.
Σε σχέση με την υποδομή πληροφορικής του δήμου, το υποέργο θα περιλαμβάνει επίσης το σχεδιασμό και την υλοποίηση της μετεγκατάστασης του κεντρικού κόμβου δικτύου για το σύνολο της διοίκησης, ο οποίος σήμερα βρίσκεται στο δημαρχείο, σε νέες κεντρικές εγκαταστάσεις. Για το ίδιο το νέο ακίνητο πρέπει να καθοριστεί, να σχεδιαστεί και να υλοποιηθεί μια κλιμακούμενη υποδομή δικτύου και τηλεπικοινωνιών.
Ο σχεδιασμός και η οργάνωση της πραγματικής μετακίνησης σε νέο ακίνητο αποτελούν επίσης μέρος του υποέργου "Σχεδιασμός". Για παράδειγμα, πρέπει να διευκρινιστεί η σειρά με την οποία θα μεταφερθούν τα γραφεία και τα τμήματα. Μετά τη μετακόμιση, το υποέργο θα πρέπει να αναλάβει τη λειτουργία του "ιδιοκτήτη", για παράδειγμα να αποσαφηνίσει τα ελαττώματα (της μετακόμισης), να καταρτίσει τον κανονισμό του σπιτιού κ.λπ.
Καθήκοντα του υποέργου "Ενοικίαση"
Το υποέργο "Ενοικιάσεις", το οποίο θα εδρεύει στο τμήμα διαχείρισης δημοτικών κτιρίων, θα είναι υπεύθυνο για την απόκτηση και τεκμηρίωση προσφορών ενοικίασης και την επικοινωνία με πιθανούς ιδιοκτήτες. Επίσης, οι υπάλληλοι θα αναλάβουν τη λήψη των απαραίτητων πληροφοριών και εγγράφων για τα πιθανά ενοικιαζόμενα ακίνητα, το συντονισμό και τη συνοδεία των προβολών, τη λήψη γνωμοδοτήσεων από τις ειδικές υπηρεσίες και τους λοιπούς εμπλεκόμενους φορείς και την επικοινωνία με τους παρόχους. Στο υποέργο θα πρέπει να δημιουργηθεί και να διαχειριστεί ένας πίνακας αξιολόγησης, να "πρωτοαξιολογηθούν" οι προσφορές και να προετοιμαστούν τα αποτελέσματα της έρευνας για την ομάδα καθοδήγησης, το διοικητικό συμβούλιο ή άλλες επιτροπές.
Άλλα καθήκοντα περιλαμβάνουν την αξιολόγηση των προσφορών ακινήτων ως προς την τιμή αγοράς, την τεχνική αξιολόγηση των ακινήτων και την τεχνική εξέταση και αξιολόγηση των τυχόν αναγκαίων διαρθρωτικών προσαρμογών. Το υποέργο θα αναλάβει το προβάδισμα στις διαπραγματεύσεις των συμβάσεων, θα παρέχει εμπορική υποστήριξη για τις εργασίες ανακαίνισης μετά την υπογραφή της σύμβασης και θα αναλάβει τη μακροπρόθεσμη διαχείριση και διοίκηση του ακινήτου κατά τη διάρκεια της περιόδου ενοικίασης.
Καθήκοντα της ομάδας έργου και της ομάδας καθοδήγησης
Μια ομάδα έργου αποτελούμενη από εκπροσώπους και των δύο υποέργων θα αναλάβει τα γενικότερα καθήκοντα. Μεταξύ άλλων, θα σχεδιάζει και θα διαχειρίζεται τον προϋπολογισμό, θα εξασφαλίζει την τεχνική υποβολή εκθέσεων στις επιτροπές και θα αναπτύσσει μελλοντικά μοντέλα για "νέα εργασία", για παράδειγμα για "εργασία βάσει δραστηριοτήτων", συστήματα κράτησης δωματίων ή ψηφιακό έλεγχο πρόσβασης. Η διευθύνουσα ομάδα παρακολουθεί τη συνολική διαδικασία και θα πρέπει να έχει τη δυνατότητα λήψης αποφάσεων σε βασικά ζητήματα και να προετοιμάζει τις αποφάσεις του διοικητικού συμβουλίου.
Ανθρώπινοι πόροι
Κατά τη συνεδρίασή του, το Συμβούλιο ενέκρινε τη δημιουργία των απαιτούμενων πρόσθετων θέσεων: εννέα θέσεις στο υποέργο "Σχεδιασμός" (δύο από τις οποίες είχαν ήδη δημιουργηθεί σε προγενέστερη ημερομηνία) και τέσσερις θέσεις στο υποέργο "Μίσθωση". Όλες οι θέσεις θα δημιουργηθούν σε μόνιμη βάση προκειμένου να διασφαλιστεί η εμπειρία και η τεχνογνωσία που αποκτήθηκε στο έργο για τα επόμενα μεγάλα έργα που σχετίζονται με το κτίριο σε βάθος πολλών ετών (συμπεριλαμβανομένης της επιστροφής στο δημαρχείο ή της μετακόμισης στο νέο ακίνητο) και να ενισχυθεί μακροπρόθεσμα η διαχείριση των μισθώσεων.