Diğer hususların yanı sıra, "Planlama" alt projesi, örneğin erişilebilirlik, engelsiz erişim, çalışan güvenliği, toplantı odaları ve belediye araç filosu açısından gelecekteki mülkün yerine getirmesi gereken gereklilikleri tanımlayacaktır. Kentin bütünü için alan optimizasyonu ("alan yönetimi") amacıyla çalışanlar ayrıca mevcut belediye yönetim binalarındaki veya bu binalarla sinerjileri de inceleyeceklerdir.

Görevler arasında, departmanlarla birlikte ve "yeni iş" modelleri temelinde yürütülen yeni binanın kullanımına ilişkin kaba ve ayrıntılı planlama da yer almaktadır. Buna ek olarak, belediye binasındaki departmanların envanteri kaydedilmeli ve gerekirse elden çıkarılmalı veya başka bir kullanıma sunulmalıdır. Yeni mülk için gerekli işyeri ekipmanı planlanmalı ve tedarik edilmelidir.

Belediye BT altyapısı ile bağlantılı olarak, alt proje aynı zamanda şu anda belediye binasında bulunan tüm idare için merkezi ağ düğümünün yeni merkezi binalara taşınmasının planlanmasını ve gerçekleştirilmesini de içerecektir. Yeni mülk için ölçeklenebilir bir ağ ve telekomünikasyon altyapısı tanımlanmalı, planlanmalı ve uygulanmalıdır.

Yeni binaya taşınmanın planlanması ve organizasyonu da "Planlama" alt projesinin bir parçasıdır. Örneğin, ofislerin ve departmanların hangi sırayla taşınacağının netleştirilmesi gerekir. Taşınmanın ardından, alt proje bir "ev sahibi işlevi" üstlenmelidir, örneğin (taşınma) kusurlarının açıklığa kavuşturulması, ev kurallarının hazırlanması vb.

Belediye Bina Yönetimi departmanında yer alacak olan "Kiralama" alt projesi, kiralama tekliflerinin alınması ve belgelenmesinden ve potansiyel ev sahipleriyle iletişime geçilmesinden sorumlu olacaktır. Çalışanlar ayrıca potansiyel kiralık mülkler hakkında gerekli bilgi ve belgeleri edinmek, görüşmeleri koordine etmek ve eşlik etmek, uzman departmanlardan ve ilgili diğer kurumlardan görüş almak ve sağlayıcılarla iletişim kurmakla görevlendirilmiştir. Alt projede, bir değerlendirme matrisi oluşturulacak ve yönetilecek, teklifler "ilk olarak değerlendirilecek" ve araştırma sonuçları yönlendirme grubu, yönetim kurulu veya diğer komiteler için hazırlanacaktır.

Diğer görevler arasında mülk tekliflerinin piyasa fiyatı değerlendirmesi, mülklerin teknik değerlendirmesi ve gerekli yapısal düzenlemelerin teknik incelemesi ve değerlendirilmesi yer almaktadır. Alt proje, sözleşme görüşmelerinde öncülük edecek, sözleşme imzalandıktan sonra yenileme çalışmaları için ticari destek sağlayacak ve kiralama süresi boyunca mülkün uzun vadeli yönetimini ve idaresini üstlenecektir.

Her iki alt projenin temsilcilerinden oluşan bir proje ekibi genel görevleri üstlenecektir. Diğer şeylerin yanı sıra, bütçeyi planlayacak ve yönetecek, komitelere teknik raporlama sağlayacak ve örneğin "faaliyet tabanlı çalışma", oda rezervasyon sistemleri veya dijital erişim kontrolü gibi "yeni çalışma" için gelecek modeller geliştirecektir. Yönlendirme grubu sürecin genelini izler ve kilit konularda karar alma işlevine sahip olmalı ve Yönetim Kurulu'nun kararlarını hazırlamalıdır.

Konsey, toplantısında gerekli ek pozisyonların oluşturulmasını onayladı: "Planlama" alt projesinde dokuz pozisyon (ikisi daha önce oluşturulmuştu) ve "Kiralama" alt projesinde dört pozisyon. Tüm pozisyonlar, projede kazanılan deneyim ve uzmanlığın birkaç yıl içinde binayla ilgili sonraki büyük projeler için (belediye binasına geri dönüş veya yeni mülke taşınma dahil) güvence altına alınması ve uzun vadede kiralama yönetiminin güçlendirilmesi amacıyla kalıcı olarak oluşturulacaktır.