Entre otras cosas, el subproyecto "Planificación" definirá los requisitos que debe cumplir el futuro inmueble en materia de accesibilidad, acceso sin barreras, seguridad de los empleados, salas de reuniones y parque móvil municipal, por ejemplo. Con el fin de optimizar el espacio para el conjunto de la ciudad ("gestión del espacio"), los empleados examinarán también las sinergias en o con los edificios de la administración municipal ya existentes.

Las tareas también incluyen la planificación aproximada y detallada de la ocupación del nuevo edificio, que se lleva a cabo junto con los departamentos y sobre la base de modelos de "nuevo trabajo". Además, hay que registrar el inventario de los departamentos del ayuntamiento y, en caso necesario, eliminarlo o darle otro uso. Hay que planificar y adquirir el equipamiento necesario del lugar de trabajo para el nuevo inmueble.

En relación con la infraestructura informática municipal, el subproyecto también implicará la planificación y realización del traslado del nodo central de red para toda la administración, que actualmente se encuentra en el ayuntamiento, a los nuevos locales centrales. Para el nuevo inmueble habrá que definir, planificar y realizar una infraestructura de red y telecomunicaciones escalable.

La planificación y organización del traslado real al nuevo inmueble también forman parte del subproyecto "Planificación". Por ejemplo, hay que aclarar el orden de traslado de las oficinas y departamentos. Tras la mudanza, el subproyecto debe asumir una "función de casero", por ejemplo, aclarar los defectos (de la mudanza), redactar las normas de la casa, etc.

El subproyecto "Alquiler", que tendrá su sede en el departamento de Gestión de Edificios Municipales, se encargará de obtener y documentar las ofertas de alquiler y de ponerse en contacto con los posibles arrendadores. También se encargará de obtener la información y documentación necesarias sobre los posibles inmuebles de alquiler, coordinar y acompañar las visitas, recabar opiniones de los departamentos especializados y otros organismos implicados y comunicarse con los ofertantes. En el subproyecto se creará y gestionará una matriz de evaluación, se "evaluarán primero" las ofertas y se prepararán los resultados de la investigación para el grupo directivo, el consejo de administración u otros comités.

Otras tareas incluyen la evaluación del precio de mercado de las ofertas inmobiliarias, la evaluación técnica de los inmuebles y el examen técnico y la evaluación de los ajustes estructurales necesarios. El subproyecto tomará la iniciativa en las negociaciones del contrato, prestará apoyo comercial a las obras de rehabilitación una vez firmado el contrato y se encargará de la gestión y administración a largo plazo de la propiedad durante el periodo de alquiler.

Un equipo de proyecto formado por representantes de ambos subproyectos se encargará de las tareas generales. Entre otras cosas, planificará y gestionará el presupuesto, garantizará la información técnica a los comités y desarrollará futuros modelos de "nuevo trabajo", por ejemplo para el "trabajo basado en actividades", los sistemas de reserva de salas o el control de acceso digital. El grupo de dirección vigila el proceso global y debe tener una función decisoria sobre cuestiones clave y preparar las decisiones del Consejo de Administración.

En su reunión, el Consejo aprobó la creación de los puestos adicionales necesarios: nueve puestos en el subproyecto "Planificación" (dos de los cuales ya se habían creado en una fecha anterior) y cuatro puestos en el subproyecto "Arrendamiento". Todos los puestos se crearán con carácter permanente a fin de garantizar la experiencia y los conocimientos adquiridos en el proyecto para los grandes proyectos posteriores relacionados con el edificio que durarán varios años (incluido el traslado de nuevo al ayuntamiento o la reubicación en el nuevo inmueble) y reforzar la gestión de los alquileres a largo plazo.