Серед іншого, в рамках підпроекту "Планування" будуть визначені вимоги, яким має відповідати майбутній об'єкт нерухомості з точки зору доступності, безбар'єрності, безпеки працівників, конференц-залів та муніципального автопарку, наприклад. З метою оптимізації простору для міста в цілому ("управління простором"), співробітники також вивчатимуть синергію з існуючими будівлями міської адміністрації або з ними.

До завдань також входить ескізне та детальне планування розміщення в новій будівлі, яке здійснюється спільно з департаментами та на основі моделей "нової роботи". Крім того, необхідно провести інвентаризацію наявного в ратуші обладнання і, в разі необхідності, утилізувати або перепрофілювати його для іншого використання. Необхідне робоче обладнання для нового приміщення має бути сплановане і закуплене.

У зв'язку з муніципальною ІТ-інфраструктурою, субпроект також передбачає планування та реалізацію переміщення центрального мережевого вузла для всієї адміністрації, який зараз знаходиться в ратуші, до нового центрального приміщення. Масштабована мережева та телекомунікаційна інфраструктура повинна бути визначена, спланована та реалізована для самого нового приміщення.

Планування та організація фактичного переїзду до нового приміщення також є частиною підпроекту "Планування". Наприклад, необхідно уточнити порядок переміщення офісів та відділів. Після переїзду субпроект має взяти на себе "функцію орендодавця", наприклад, з'ясування (усунення) дефектів, розробка правил внутрішнього розпорядку тощо.

Підпроект "Оренда", який базуватиметься в управлінні міського господарства, відповідатиме за отримання та документування пропозицій щодо оренди, а також за контакти з потенційними орендодавцями. Співробітники відділу також мають отримати необхідну інформацію та документи про потенційні об'єкти оренди, координувати та супроводжувати перегляди, отримувати висновки від профільних департаментів та інших зацікавлених органів, а також спілкуватися з орендарями. У рамках субпроекту передбачається створення та ведення оціночної матриці, "первинна оцінка" пропозицій та підготовка результатів дослідження для керівної групи, адміністративної ради або інших комітетів.

Інші завдання включають оцінку ринкової ціни пропозицій нерухомості, технічну оцінку об'єктів нерухомості, а також технічну експертизу та оцінку будь-яких необхідних структурних змін. Субпроект візьме на себе провідну роль у переговорах щодо укладення контракту, забезпечить комерційну підтримку робіт з реконструкції після підписання контракту, а також візьме на себе довгострокове управління та адміністрування об'єктом нерухомості протягом періоду оренди.

Проектна команда, що складається з представників обох субпроектів, візьме на себе основні завдання. Серед іншого, вона плануватиме та управлятиме бюджетом, забезпечуватиме технічну звітність перед комітетами та розроблятиме майбутні моделі "нової роботи", наприклад, "роботи на основі активності", системи бронювання номерів або цифрового контролю доступу. Керівна група стежить за загальним процесом і повинна мати функцію прийняття рішень з ключових питань і готувати рішення Адміністративної ради.

На своєму засіданні Рада затвердила створення необхідних додаткових посад: дев'ять посад у підпроекті "Планування" (дві з яких вже були створені раніше) та чотири посади у підпроекті "Оренда". Всі посади будуть створені на постійній основі, щоб закріпити досвід і знання, отримані в рамках проекту, для наступних великих проектів, пов'язаних з будівлею, які триватимуть кілька років (включаючи повернення в ратушу або переїзд до нового приміщення), а також для зміцнення управління орендою в довгостроковій перспективі.