Podprojekt "Planowanie" zdefiniuje między innymi wymagania, jakie musi spełniać przyszła nieruchomość w zakresie dostępności, dostępu bez barier, bezpieczeństwa pracowników, sal konferencyjnych i floty pojazdów miejskich. W celu optymalizacji przestrzeni dla miasta jako całości ("zarządzanie przestrzenią"), pracownicy zbadają również synergie w lub z istniejącymi budynkami administracji miejskiej.

Zadania obejmują również wstępne i szczegółowe planowanie wykorzystania nowego budynku, które jest przeprowadzane wspólnie z wydziałami i na podstawie modeli "nowej pracy". Ponadto inwentaryzacja wydziałów w ratuszu musi zostać zarejestrowana i, jeśli to konieczne, usunięta lub przeznaczona do innego użytku. Należy zaplanować i zakupić niezbędne wyposażenie miejsca pracy dla nowej nieruchomości.

W związku z miejską infrastrukturą informatyczną podprojekt obejmie również zaplanowanie i realizację przeniesienia centralnego węzła sieciowego dla całej administracji, który obecnie znajduje się w ratuszu, do nowej siedziby. Należy zdefiniować, zaplanować i wdrożyć skalowalną infrastrukturę sieciową i telekomunikacyjną dla nowej nieruchomości.

Planowanie i organizacja faktycznej przeprowadzki do nowej nieruchomości są również częścią podprojektu "Planowanie". Na przykład, należy wyjaśnić kolejność, w jakiej biura i działy mają zostać przeniesione. Po przeprowadzce, podprojekt powinien przejąć "funkcję wynajmującego", na przykład wyjaśniając usterki (związane z przeprowadzką), sporządzając regulamin domu itp.

Podprojekt "Wynajem", który będzie miał siedzibę w dziale zarządzania budynkami komunalnymi, będzie odpowiedzialny za pozyskiwanie i dokumentowanie ofert wynajmu oraz kontaktowanie się z potencjalnymi wynajmującymi. Pracownicy mają również za zadanie pozyskiwać niezbędne informacje i dokumenty dotyczące potencjalnych nieruchomości do wynajęcia, koordynować i towarzyszyć oglądaniu, uzyskiwać opinie od wyspecjalizowanych działów i innych zaangażowanych organów oraz komunikować się z oferentami. W ramach podprojektu ma zostać stworzona i zarządzana matryca oceny, oferty "najpierw ocenione", a wyniki badań przygotowane dla grupy sterującej, rady administracyjnej lub innych komitetów.

Inne zadania obejmują ocenę cen rynkowych ofert nieruchomości, ocenę techniczną nieruchomości oraz badanie techniczne i ocenę wszelkich niezbędnych dostosowań strukturalnych. Podprojekt przejmie wiodącą rolę w negocjacjach umowy, zapewni wsparcie komercyjne dla prac remontowych po podpisaniu umowy oraz przejmie długoterminowe zarządzanie i administrowanie nieruchomością w okresie wynajmu.

Nadrzędnymi zadaniami zajmie się zespół projektowy złożony z przedstawicieli obu podprojektów. Będzie on między innymi planował i zarządzał budżetem, zapewniał raporty techniczne dla komitetów i opracowywał przyszłe modele "nowej pracy", na przykład dla "pracy opartej na działaniach", systemów rezerwacji sal lub cyfrowej kontroli dostępu. Grupa sterująca czuwa nad całym procesem i powinna pełnić funkcję decyzyjną w kluczowych kwestiach oraz przygotowywać decyzje Rady Administracyjnej.

Na posiedzeniu Rada zatwierdziła utworzenie wymaganych dodatkowych stanowisk: dziewięciu stanowisk w podprojekcie "Planowanie" (z których dwa zostały utworzone już wcześniej) oraz czterech stanowisk w podprojekcie "Dzierżawa". Wszystkie stanowiska zostaną utworzone na stałe, aby zabezpieczyć doświadczenie i wiedzę fachową zdobyte w ramach projektu na potrzeby kolejnych dużych projektów związanych z budynkami trwających kilka lat (w tym przeprowadzki z powrotem do ratusza lub przeprowadzki do nowej nieruchomości) oraz w celu wzmocnienia zarządzania wynajmem w perspektywie długoterminowej.