Le service "Aides économiques : Aide dans les institutions et les formes particulières d'habitat, aide aux soins, frais funéraires" de l'Office des affaires sociales et du logement traite des données aux fins de l'exécution de ses tâches légales conformément aux codes sociaux. Il est tenu de fournir des prestations économiques en espèces, en nature ou sous forme de services. Il s'agit notamment de prestations visant à conseiller, à mettre fin ou à réduire le besoin d'aide, notamment en assurant la subsistance, en accordant des prestations ambulatoires et stationnaires d'aide aux soins ou une aide dans d'autres situations telles que les frais funéraires. En outre, les données à caractère personnel sont également traitées dans le cadre de l'exécution des droits de remboursement d'autres prestataires ou d'autres organismes ou de la lutte contre la fraude aux prestations. Il en va de même pour la délivrance d'attestations. En outre, les données à caractère personnel sont traitées à des fins statistiques.

Les catégories de données suivantes sont notamment traitées :

a) données de contact, par exemple :

numéro de dossier, nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, numéro de téléphone (facultatif), adresse électronique (facultatif), situation familiale, nationalité, statut de séjour, numéro de pension/sécurité sociale, coordonnées bancaires.

b) Données relatives à l'octroi des prestations, par exemple :

justificatifs de revenus, justificatifs de patrimoine, période de prestation, montant, type de prestation, besoins en matière de logement et de chauffage, données relatives aux droits à l'entretien/au recours, données relatives aux proches en cas de frais funéraires, données relatives à l'assurance maladie, à l'assurance pension, à l'assurance dépendance, données relatives à la durée et à la fin d'éventuelles relations de travail, données relatives à l'exécution, données relatives à la procédure en vertu de la loi sur les infractions administratives (OWiG).

c) Données relatives à la santé, p. ex :

expertises ou avis du service médical de l'Agence fédérale pour l'emploi, du service de santé de la ville fédérale de Bonn, du service médical des caisses d'assurance maladie ou du service médical de l'organisme de retraite, rapports médicaux, diagnostics médicaux, rapports de développement thérapeutique.

Pour les données relatives à l'utilisation de prestations en espèces et en nature selon le SGB XII, il existe un délai de conservation de 6 ans après la fin du cas. Dans ce contexte, un cas est considéré comme terminé lorsque le besoin d'aide a disparu ou qu'il n'existe plus de droit à des prestations pour d'autres raisons, à moins que des prestations de soutien particulières ne soient accordées ou que des litiges ne soient pas clos. Le délai de 10 ans repose sur la possibilité légale de récupérer les prestations si l'on apprend pendant cette période que des prestations ont été accordées à tort.

Si une créance de l'Office des affaires sociales et du logement (récupération/avis de remboursement/prêt) est encore en suspens, les données sont conservées pendant 30 ans, conformément aux dispositions du code de procédure civile et du code civil, car c'est seulement à ce moment-là que les droits sont prescrits. Le calcul du délai se fait en fonction de la tentative d'exécution.