Der Fachbereich „Wirtschaftliche Hilfen: Hilfe in Einrichtungen und besonderen Wohnformen, Hilfe zur Pflege, Bestattungskosten“ des Amtes für Soziales und Wohnen verarbeitet Daten zum Zwecke seiner gesetzlichen Aufgabenerledigung nach den Sozialgesetzbüchern. Es ist zur wirtschaftlichen Erbringung von Geld-, Sach- und Dienstleistungen verpflichtet. Dazu zählen Leistungen zur Beratung, Beendigung oder Verringerung der Hilfebedürftigkeit, insbesondere durch Sicherung des Lebensunterhalts, Gewährung von ambulanten und stationären Leistungen der Hilfe zur Pflege oder Hilfe in anderen Lebenslagen wie z.B. Bestattungskosten. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten auch bei der Durchführung von Erstattungsansprüchen anderer Leistungsträger oder anderer Stellen oder der Bekämpfung von Leistungsmissbrauch verarbeitet. Dasselbe gilt für die Ausstellung von Bescheinigungen. Zudem werden personenbezogene Daten zu Statistikzwecken verarbeitet. 

Insbesondere folgende Datenkategorien werden verarbeitet:

a) Kontaktdaten, z. B.:

Aktenzeichen, Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift, Telefonnummer (freiwillige Angabe), E-Mail-Adresse (freiwillige Angabe), Familienstand, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus, Renten-/Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung.

b) Daten zur Leistungsgewährung, z. B.:

Einkommensnachweise, Vermögensnachweise, Leistungszeitraum, -höhe, -art, Bedarfe der Unterkunft und Heizung, Daten zu Unterhaltsansprüchen/Regressansprüchen, Daten zu Angehörigen bei Bestattungskosten, Daten zu Krankenversicherung, Rentenversicherung, Pflegeversicherung, Daten zur Dauer und Beendigung evtl. Beschäftigungsverhältnisse, Vollstreckungsdaten, Daten zum Verfahren nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG).

c) Gesundheitsdaten, z. B.:

Begutachtungen oder Stellungnahmen durch den Ärztlichen Dienst der Bundesagentur für Arbeit, das Gesundheitsamt der Bundesstadt Bonn, den Medizinischen Dienst der Krankenkassen oder den ärztlichen Dienst des Rententrägers, Arztberichte, ärztliche Diagnostiken, therapeutische Entwicklungsberichte.

Für Daten zur Inanspruchnahme von Geld- und Sachleistungen nach dem SGB XII besteht eine Speicherfrist von 6 Jahren nach Beendigung des Falles. Ein Fall ist in diesem Zusammenhang beendet, wenn die Hilfebedürftigkeit weggefallen ist oder aus anderen Gründen kein Anspruch mehr auf Leistungen besteht, es sei denn, es werden besondere Förderleistungen gewährt oder Rechtsstreitigkeiten sind nicht abgeschlossen. Die Frist von 10 Jahren beruht auf der gesetzlichen Möglichkeit der Rückforderung von Leistungen, wenn in diesem Zeitraum bekannt wird, dass Leistungen zu Unrecht gewährt wurden.

Ist eine Forderung des Amtes für Soziales und Wohnen (Rückforderung/ Erstattungsbescheid/ Darlehen) noch offen, werden die Daten gemäß den Vorschriften der Zivilprozessordnung und des Bürgerlichen Gesetzbuches 30 Jahre lang aufbewahrt, weil erst dann die Ansprüche verjähren. Die Berechnung der Frist erfolgt je nach Vollstreckungsversuch.