Το τμήμα "Οικονομική βοήθεια: Βοήθεια σε ιδρύματα και ειδικές μορφές στέγασης, βοήθεια στην περίθαλψη, έξοδα κηδείας" του Γραφείου Κοινωνικών Υποθέσεων και Στέγασης επεξεργάζεται δεδομένα για την εκπλήρωση των θεσμοθετημένων καθηκόντων του σύμφωνα με τον γερμανικό κοινωνικό κώδικα. Υποχρεούται να παρέχει οικονομικά χρήματα, αγαθά και υπηρεσίες. Αυτό περιλαμβάνει υπηρεσίες συμβουλευτικής, τερματισμού ή μείωσης της ανάγκης για βοήθεια, ιδίως με την εξασφάλιση βιοπορισμού, τη χορήγηση βοήθειας για εξωνοσοκομειακή και ενδονοσοκομειακή περίθαλψη ή βοήθεια σε άλλες καταστάσεις ζωής, όπως έξοδα κηδείας. Επιπλέον, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβάλλονται σε επεξεργασία και όταν υποβάλλονται αιτήσεις επιστροφής από άλλους παρόχους υπηρεσιών ή άλλους φορείς ή για την καταπολέμηση της κατάχρησης των παροχών. Το ίδιο ισχύει και για την έκδοση πιστοποιητικών. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποβάλλονται επίσης σε επεξεργασία για στατιστικούς σκοπούς.

Επεξεργάζονται ιδίως οι ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων

(α) στοιχεία επικοινωνίας, π.χ:

αριθμός πρωτοκόλλου, επώνυμο, όνομα, ημερομηνία γέννησης, τόπος γέννησης, διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου (προαιρετικές πληροφορίες), διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (προαιρετικές πληροφορίες), οικογενειακή κατάσταση, ιθαγένεια, καθεστώς διαμονής, αριθμός σύνταξης/αριθμός κοινωνικής ασφάλισης, τραπεζικά στοιχεία.

b) Δεδομένα σχετικά με τη χορήγηση παροχών, π.χ:

Απόδειξη εισοδήματος, απόδειξη περιουσιακών στοιχείων, περίοδος παροχής, ποσό, είδος, απαιτήσεις στέγασης και θέρμανσης, δεδομένα σχετικά με απαιτήσεις διατροφής/αναδρομικές απαιτήσεις, δεδομένα σχετικά με συγγενείς σε περίπτωση εξόδων κηδείας, δεδομένα σχετικά με ασφάλιση υγείας, συνταξιοδοτική ασφάλιση, ασφάλιση μακροχρόνιας φροντίδας, δεδομένα σχετικά με τη διάρκεια και τη λήξη τυχόν εργασιακών σχέσεων, δεδομένα εκτέλεσης, δεδομένα σχετικά με διαδικασίες βάσει του γερμανικού νόμου περί διοικητικών παραβάσεων (OWiG).

c) Δεδομένα υγείας, π.χ:

Αξιολογήσεις ή γνωματεύσεις της ιατρικής υπηρεσίας της Ομοσπονδιακής Υπηρεσίας Απασχόλησης, της υγειονομικής υπηρεσίας της ομοσπονδιακής πόλης της Βόννης, της ιατρικής υπηρεσίας των ταμείων ασφάλισης ασθενείας ή της ιατρικής υπηρεσίας του φορέα συνταξιοδότησης, ιατρικές εκθέσεις, ιατρικές διαγνώσεις, εκθέσεις θεραπευτικής εξέλιξης.

Τα δεδομένα που αφορούν τη χρήση παροχών σε χρήμα και μη σε χρήμα σύμφωνα με το SGB XII αποθηκεύονται για 6 έτη μετά το τέλος της υπόθεσης. Μια υπόθεση τερματίζεται σε αυτό το πλαίσιο εάν η ανάγκη για βοήθεια έχει πάψει να υφίσταται ή δεν υπάρχει πλέον δικαίωμα σε παροχές για άλλους λόγους, εκτός εάν χορηγούνται ειδικές παροχές υποστήριξης ή δεν έχουν ολοκληρωθεί οι νομικές διαφορές. Η προθεσμία των 10 ετών βασίζεται στη θεσμοθετημένη δυνατότητα διεκδίκησης των παροχών, εάν κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου γίνει γνωστό ότι οι παροχές χορηγήθηκαν εσφαλμένα.

Εάν εκκρεμεί ακόμη απαίτηση της Υπηρεσίας Κοινωνικών Υποθέσεων και Στέγασης (αναγγελία ανάκτησης/επιστροφής/δάνειο), τα δεδομένα αποθηκεύονται για 30 έτη σύμφωνα με τις διατάξεις του Κώδικα Πολιτικής Δικονομίας και του Γερμανικού Αστικού Κώδικα, καθώς μόνο τότε οι απαιτήσεις παραγράφονται. Η περίοδος υπολογίζεται ανάλογα με την προσπάθεια εκτέλεσης.