Règles de bonne gouvernance des participations
Lors de sa séance du 28 mars 2019, le Conseil de la ville fédérale de Bonn a décidé d'introduire des règles de bonne gouvernance d'entreprise (Public Corporate Governance, PCG) dans ses entreprises associées.
La ville fédérale de Bonn s'engage ainsi, sous la forme d'un engagement volontaire, à garantir une gestion et un contrôle responsables de ses entreprises en participation, qui s'orientent en premier lieu vers le bien commun et la mission de service public pour les citoyens.
Cet objectif doit être atteint sur la base du PCG qui vient d'être adopté, grâce à de nouvelles normes visant à accroître l'efficacité, la transparence et le contrôle, qui vont au-delà des dispositions légales et des conditions cadres existantes pour les entreprises.
Les PCG de la ville fédérale de Bonn se composent de deux parties. La première partie, le code de gouvernance d'entreprise publique, contient les règles de base pour une bonne gestion d'entreprise ainsi que des règles sur l'interaction des organes de l'entreprise entre eux et sur les relations entre les entreprises en participation et la ville fédérale de Bonn. La deuxième partie, la directive sur les participations, contient quant à elle des règles concrétisant le code de gouvernance d'entreprise publique en ce qui concerne les activités récurrentes et stratégiquement importantes de l'entreprise, telles que la planification économique, la comptabilité et la vérification des comptes, le reporting ainsi que le rapport sur les participations.
Gouvernance d'entreprise publique de la ville fédérale de Bonn
Standards pour l'augmentation de l'efficacité, de la transparence et du contrôle pour les participations dans des entreprises de droit privé de la ville fédérale de Bonn.
(Version : 15 février 2019, adoptée par le conseil de la ville fédérale de Bonn le 28 mars 2019)
Préambule et champ d'application
De par sa position de propriétaire, la ville fédérale de Bonn a l'obligation de garantir une bonne gestion d'entreprise, c'est-à-dire une gestion responsable, qui s'oriente aussi bien vers le succès économique de l'entreprise elle-même que vers l'intérêt général et les services d'intérêt général (intérêts des citoyens*). Outre la tâche de soutenir les entreprises dans la réalisation de leur objectif et d'optimiser leur efficacité économique, elle doit donc également garantir que les intérêts publics légitimes soient pris en compte lors de la direction, du pilotage et de la surveillance des entreprises dans le cadre des dispositions légales en vigueur (droit des sociétés et de la cogestion). Ces intérêts publics comprennent la mise à disposition de services d'intérêt général et d'autres services, notamment économiques, sociaux, sportifs et culturels, que la ville fédérale de Bonn offre.
En vue de cette tâche complexe, le Beteiligungsmanagement de la ville fédérale de Bonn (1) a décidé, afin d'améliorer encore la gestion, la surveillance et la transparence de l'entreprise, d'élaborer une directive intitulée "Public Corporate Governance der Bundesstadt Bonn". La notion de gouvernance d'entreprise publique est ici comprise comme un critère de bonne gestion et de contrôle dans les entreprises publiques. Le management des participations a élaboré la présente directive sur la base du code modèle des associations communales de Rhénanie du Nord-Westphalie de novembre 2009, dont l'application est recommandée. En outre, le code de gouvernance d'entreprise publique (Public Corporate Governance Kodex, PCGK) de l'État fédéral du 26 mai 2010 ainsi que le code de gouvernance d'entreprise allemand, qui, conformément au § 161 de la loi sur les sociétés anonymes (AktG), oblige depuis 2002 les organes des entreprises cotées en bourse en Allemagne à émettre des déclarations de conformité, ont servi de base supplémentaire.
(1) La gestion des participations doit être comprise, d'un point de vue fonctionnel, comme le terme générique de toutes les tâches mentionnées ci-après visant à soutenir le pilotage des participations de la ville. D'un point de vue organisationnel, elle englobe toutes les unités d'organisation de la ville chargées de la gestion des participations.
La gouvernance d'entreprise publique de la ville fédérale de Bonn doit servir à cela,
- d'établir et de définir des standards pour l'interaction entre toutes les parties concernées (conseil de la ville fédérale de Bonn, administration municipale et entreprises en participation) ;
- d'encourager et de soutenir une collaboration efficace entre le conseil de surveillance et la direction ;
- d'améliorer le flux d'informations entre les entreprises en participation et la direction, afin de faciliter l'accomplissement des tâches dans le sens d'un contrôle des participations ;
- de garantir l'intérêt public et l'orientation des entreprises vers le bien commun et les services d'intérêt général en augmentant la transparence et le contrôle ;
- d'augmenter la confiance dans les décisions administratives et politiques en les rendant plus publiques et vérifiables.
En résumé, les règles de la gouvernance d'entreprise publique doivent donc représenter un système adapté aux besoins des participations communales, qui améliore durablement la transparence, le caractère obligatoire et l'efficacité.
Une décision d'adopter cette gouvernance d'entreprise publique de la ville fédérale de Bonn signifie que les entreprises en participation s'engagent volontairement à reconnaître en principe ces directives et ces normes, afin de répondre aux exigences accrues en matière de transparence, d'obligation, de gestion et de contrôle des entreprises financées et soutenues par les pouvoirs publics.
Comme la majorité des entreprises communales en participation sont gérées sous la forme juridique d'une SARL avec un conseil de surveillance facultatif, la directive sur la gouvernance d'entreprise publique est axée sur cette forme juridique. Pour les participations dans des entreprises ayant une autre forme juridique, les règles s'appliquent par analogie, sauf si des dispositions légales s'y opposent. Pour les entreprises en participation sans conseil de surveillance ou organe comparable, les tâches de ce dernier sont assumées par l'associé ; les réglementations qui concernent exclusivement l'organe de surveillance ne sont donc pas prises en compte.
Le Conseil de la ville fédérale de Bonn adopte la gouvernance d'entreprise publique avec les normes contenues dans le code pour la ville fédérale de Bonn. Le bourgmestre et les représentants respectifs de la ville fédérale de Bonn dans les assemblées des associés et les conseils de surveillance font en sorte que cette directive constitue une base obligatoire pour toutes les entreprises en participation de la ville fédérale de Bonn. Dans la mesure du possible, les
les contrats de société, les règlements intérieurs et autres accords contractuels de société soient adaptés en conséquence.
Ainsi, il est garanti que les règles, les recommandations et les suggestions relatives à la gouvernance d'entreprise publique deviennent une ligne d'action uniforme pour toutes les participations majoritaires de la ville fédérale de Bonn, y compris leurs organes, le conseil de la ville fédérale de Bonn et l'administration municipale. Il est recommandé aux entreprises en participation dans lesquelles les parts détenues par la ville fédérale de Bonn s'élèvent à 50 pour cent ou moins d'appliquer la gouvernance d'entreprise publique de la ville fédérale de Bonn. Cela vaut en particulier lorsque la majorité des parts revient à des collectivités territoriales.
La gouvernance d'entreprise publique de la ville fédérale de Bonn est régulièrement contrôlée en fonction des nouveaux développements et peut être adaptée si nécessaire.
La reconnaissance du code de gouvernance d'entreprise publique de la ville fédérale de Bonn permet de mettre en évidence les exigences particulières auxquelles doivent répondre les organes de direction (direction, conseil de surveillance et assemblée des associés) des entreprises publiques. En particulier, la création de structures de surveillance qualifiées permet également d'assumer pleinement les responsabilités respectives.
Les recommandations du Code de gouvernement d'entreprise publique sont signalées dans le texte par l'utilisation du mot "doit". Les sociétés peuvent s'en écarter, mais elles sont alors tenues de le faire savoir et de le justifier chaque année dans un rapport sur le gouvernement d'entreprise ("comply or explain"). Cela permet aux sociétés de tenir compte des besoins spécifiques à leur secteur ou à leur entreprise. Par ces recommandations du Code de gouvernement d'entreprise public, qui vont au-delà des prescriptions légales, les sociétés s'engagent volontairement à respecter les normes d'efficacité, de transparence et de contrôle de leur gestion d'entreprise énumérées ci-dessous ou à en faire état.
En outre, le code contient des suggestions dont il est possible de s'écarter sans les publier ; pour cela, des termes tels que "devrait" ou "peut" sont utilisés.
La direction et le conseil de surveillance doivent rendre compte chaque année à la direction des participations de la ville fédérale de Bonn de la gouvernance d'entreprise publique de l'entreprise et en particulier des éventuels écarts par rapport aux recommandations du Code dans le cadre de leurs rapports ("déclaration de conformité"). A cette occasion, il est également possible de prendre position sur les suggestions du Code. La base de cette déclaration est toujours la version actuelle du Public Corporate Governance de la ville fédérale de Bonn au moment du rapport.
Il convient de souligner expressément qu'un écart par rapport à une recommandation, s'il est dûment justifié, n'indique pas en soi un "défaut" dans la gestion ou la surveillance de l'entreprise. Au contraire, les normes de la gouvernance d'entreprise publique sont conçues pour être appliquées de manière flexible et responsable, et pour servir de base uniforme à toutes les entreprises en participation de la ville fédérale de Bonn, en tenant compte de leur mission spécifique et des défis particuliers qui y sont liés. De telles décisions de ne pas suivre les recommandations du code peuvent être tout à fait judicieuses et nécessaires dans certains cas, mais elles doivent être rendues transparentes et justifiées.
Pour des raisons de lisibilité, la forme masculine a été choisie dans le texte. Les indications se réfèrent toutefois aux membres des deux sexes, sauf s'il est fait expressément référence à l'un d'entre eux.
Partie A - Code de gouvernance d'entreprise publique
1 associé
1.1 La ville fédérale de Bonn en tant qu'actionnaire
- 1.1.1 La ville fédérale de Bonn est l'actionnaire des entreprises en participation. Le conseil de la ville fédérale de Bonn est l'organe principal de la ville fédérale de Bonn. Dans l'assemblée des associés de participations directes, le conseil de la ville fédérale de Bonn dans son ensemble ne peut toutefois pas agir en tant qu'associé, mais il est représenté par des personnes désignées par le conseil. En principe, il s'agit du ou de la trésorier(ère) de la ville ou d'un autre membre de l'administration, et en cas d'empêchement de ce ou de cette dernier(ère), de la direction de la trésorerie ou d'un représentant de la gestion des participations. Les représentants de la ville fédérale de Bonn exercent leur fonction sur la base des décisions du Conseil.
- 1.1.2 La ville fédérale de Bonn ne devrait prendre une nouvelle participation dans une entreprise que si l'engagement de cette dernière envers la gouvernance d'entreprise publique de la ville fédérale de Bonn est fixé dans le contrat de société ou par une décision des associés. Cela ne vaut toutefois que pour un taux de participation de plus de 50 %. Cette disposition s'applique également aux participations indirectes de la ville, si l'entreprise qui souhaite prendre une nouvelle participation est déjà engagée.
veut prendre une participation, s'est déjà engagée à appliquer le code de gouvernance d'entreprise publique.
Disposition d'exécution : la réglementation doit contribuer à ce que le présent code continue à s'appliquer à l'ensemble du portefeuille de participations de la ville.
1.2 Assemblée des associés
- 1.2.1 L'assemblée des associés est l'organe suprême de la société. En principe, les associés exercent leurs droits d'associés dans leur ensemble par le biais d'une prise de décision au sein de l'assemblée des associés.
- 1.2.2 Certains droits et tâches sont attribués aux associés par la loi (modification de l'acte de société, demande de versements supplémentaires, dissolution de la société) ou doivent leur être réservés dans l'acte de société d'une société à responsabilité limitée communale (constatation des comptes annuels et affectation du résultat, conclusion et modification de contrats d'entreprise au sens des §§ 291 et 292 alinéa 1 AktG, prise en charge de nouvelles tâches d'importance particulière dans le cadre de l'objet de l'entreprise, création, acquisition et cession d'entreprises et de participations).
Disposition d'exécution : les associés d'une GmbH doivent en principe décider de l'adoption des comptes annuels et de l'affectation du résultat avant la fin des huit premiers mois (§ 42a alinéa 2 GmbHG). Parmi les contrats d'entreprise au sens du § 291 AktG, on compte notamment les contrats de domination et de transfert de bénéfices. Les autres contrats d'entreprise au sens du § 292 alinéa 1 AktG sont notamment les accords sur les communautés de bénéfices, les contrats de transfert de bénéfices partiels ainsi que les contrats de bail d'exploitation ou de cession d'exploitation. - 1.2.3 D'autres droits et compétences fondamentaux sont le pouvoir de donner des instructions à la direction et de la surveiller (en particulier selon les points 1.2.4 et 1.3.1), dont le rapport et l'organisation doivent être définis par rapport aux pouvoirs identiques du conseil de surveillance existant à côté.
- 1.2.4 Lors de la constitution de la société, les associés définissent dans le contrat de société l'objet de l'entreprise - en tant que première orientation stratégique - au regard de la mission publique de la société. Celui-ci constitue une ligne d'action incontournable pour la direction et les membres du conseil de surveillance et n'est pas à leur disposition. L'objet de l'entreprise ne peut être modifié qu'avec l'accord du conseil.
Disposition d'exécution : compte tenu de l'importance de l'objet de l'entreprise, qui reflète les objectifs poursuivis par la participation de la ville fédérale de Bonn, celui-ci doit être formulé de la manière la plus concrète possible.
- 1.2.5 La politique commerciale des entreprises en participation doit être subordonnée aux objectifs et aux efforts d'optimisation et de consolidation de la ville fédérale de Bonn dans le cadre des dispositions légales et/ou des dispositions du contrat de société.
- 1.2.6 L'assemblée des associés a lieu au moins une fois par an. Elle est convoquée par la direction avec indication de l'ordre du jour, dont les différents points doivent être décrits le plus précisément possible. Les associés doivent avoir suffisamment d'occasions de se préparer à la discussion et au vote. L'assemblée des associés doit faire l'objet d'un procès-verbal relatant, outre les décisions prises, le déroulement essentiel de la séance. Les décisions prises par les associés en dehors de l'assemblée doivent également être consignées dans le procès-verbal.
Disposition d'exécution : afin de garantir un temps de préparation adéquat, l'assemblée des associés doit être convoquée par écrit au moins deux semaines avant la date de l'assemblée, avec indication de l'ordre du jour et communication des propositions de décision.
Pour des raisons de proportionnalité, il n'est en principe pas nécessaire de documenter les interventions individuelles des représentants des associés dans le procès-verbal. Le procès-verbal de l'assemblée devrait être rédigé dans les 14 jours ouvrables suivant l'assemblée et envoyé sous forme numérique aux associés après avoir été signé par le président de l'assemblée des associés et le secrétaire. Il en va de même pour les décisions prises par les associés en dehors de l'assemblée. Les procès-verbaux et les
Les résolutions doivent être versées au dossier sous une forme ordonnée.
Les décisions des associés prises par écrit, y compris par télécopie ou par courrier électronique, ou par téléphone (procédure de circulation) ne sont autorisées que si aucun associé ne s'oppose à cette procédure. Une prise de décision par téléphone devrait être évitée. En cas de prise de décision par téléphone, la décision doit être consignée dans un procès-verbal à des fins de documentation, avec indication de l'objet, de l'heure et des circonstances de la prise de décision, des participants et des majorités. - 1.2.7 Pour les entreprises contrôlées par la ville fédérale de Bonn, toutes les questions qui doivent faire l'objet d'une décision de l'assemblée des associés et qui sont d'une importance stratégique fondamentale doivent être traitées en tenant compte de la réglementation des compétences au sein du conseil de la ville fédérale de Bonn. Sont notamment d'une importance stratégique fondamentale, conformément à la première phrase, les affaires mentionnées au § 108 alinéa 5 n° 1 du GO.
1.3 Tâches des associés
- 1.3.1 Les associés, en concertation avec le conseil de surveillance, doivent en principe définir des objectifs stratégiques pour la société sur la base de l'objet de l'entreprise. Le conseil de la ville fédérale de Bonn doit être informé de la définition des objectifs dans le cadre de la planification économique. Outre les objectifs économiques, les objectifs et les attentes dans le cadre de la mission publique doivent également être formulés de manière claire et mesurable. L'état de la mise en œuvre de la stratégie doit être discuté au moins une fois par an entre les associés et la direction.
Disposition d'exécution : on peut considérer qu'il y a formulation claire et mesurable des objectifs et des attentes lorsque ceux-ci répondent aux exigences SMART (spécifiques, mesurables, exécutables, réalistes et datés). - 1.3.2 En cas d'incapacité d'agir du conseil de surveillance, l'assemblée des associés assume ses tâches à titre intérimaire. Le site
La capacité d'action du conseil de surveillance doit être rétablie par les associés dès que possible par des résolutions correspondantes.
Disposition d'exécution : s'il n'existe pas d'organe de surveillance dans une GmbH, les associés doivent prendre les mesures nécessaires à la surveillance de la gestion (§ 46 n° 6 GmbHG). La désignation d'un organe de surveillance ne libère pas les associés de l'obligation de surveiller eux-mêmes la gestion.
1.4 Mesures visant à accroître la transparence
- 1.4.1 Aucun représentant de la ville fédérale de Bonn, qui est lui-même membre du conseil de surveillance, ne peut participer à la prise de décision de l'assemblée des associés concernant la décharge du conseil de surveillance.
Disposition d'exécution : la réglementation (cf. article 47, paragraphe 4 de la GmbHG) sert à éviter les conflits d'intérêts dans le cas où le représentant de la ville à l'assemblée des associés décide de la décharge du conseil de surveillance dont il fait lui-même partie le cas échéant. - 1.4.2 La présentation de chaque entreprise associée, publiée dans le rapport de participation, doit être rendue publique sur Internet sous une forme appropriée.
être mise à la disposition du public.
Disposition d'exécution : La plateforme de publication qui entre régulièrement en ligne de compte est le site Internet de la ville fédérale de Bonn (http://www.bonn.de/).
2 Conseil de surveillance
2.1 Principes de base
- 2.1.1 Pour toutes les sociétés à responsabilité limitée qui, en règle générale, n'emploient pas plus de 500 salariés, les associés sont en principe libres de créer un conseil de surveillance (facultatif) par des dispositions dans les statuts de la société. Cependant, la ville fédérale de Bonn se voit également obligée, en vertu des dispositions du droit communal et du droit économique communal, de ne participer en règle générale qu'à des sociétés dans lesquelles un organe de surveillance est installé, afin de pouvoir garantir à la ville une influence adéquate dans la gestion et le contrôle de l'entreprise.
Disposition d'exécution : l'exigence fondamentale de la mise en place d'un conseil de surveillance facultatif en vertu du droit des sociétés se fonde sur le principe de pilotage et de contrôle prévu par le droit constitutionnel communal (articles 109, paragraphe 1, 108, paragraphe 1, n° 6 du GO), qui ne peut généralement être mis en œuvre de manière appropriée que par la mise en place d'un conseil de surveillance.
Une dérogation à cette règle ne peut en principe être envisagée que pour les sociétés à faible volume d'activité ou pour celles qui sont créées pour des raisons de droit formel/fiscal, dans lesquelles - compte tenu notamment de la fréquence des réunions de l'assemblée des associés - les associés offrent la garantie de l'accomplissement d'actes de gestion et de contrôle suffisants, même en cours d'année. - 2.1.2 Les membres du conseil de surveillance et leurs représentants personnels - s'ils sont nommés - sont désignés par les associés ou élus par l'assemblée des associés. Le conseil de surveillance est l'organe de surveillance et de contrôle le plus important. Les membres du conseil de surveillance sont personnellement responsables de l'exercice de leur mandat.
- 2.1.3 Le contrat de société doit stipuler que les affaires et les actes juridiques d'importance fondamentale nécessitent l'accord du conseil de surveillance. Il s'agit notamment de décisions ou de mesures qui modifient fondamentalement le patrimoine, la situation financière et les résultats ou la structure des risques de l'entreprise. Dans un catalogue des opérations soumises à l'approbation, le contrat de société peut soumettre d'autres mesures de la direction à l'approbation préalable du conseil de surveillance. Les limites de valeur du catalogue de compétences ou d'autres questions de compétence sont fixées par le conseil de surveillance dans un règlement intérieur.
Disposition d'exécution : l'accord du conseil de surveillance doit en principe être obtenu avant la conclusion de la transaction ou l'exécution de l'acte juridique (exigence d'approbation). Une dérogation à cette règle ne devrait être envisagée que dans les cas où il n'est pas possible d'attendre le consentement sans inconvénient majeur pour l'entreprise. Dans ce cas, le consentement ultérieur (autorisation) doit être obtenu sans délai.
Le critère d'appréciation de l'importance fondamentale peut être avant tout la taille ou l'objet des opérations ou le risque qui leur est lié ; pour les sociétés immobilières, la modification des procédures d'évaluation peut également être un complément. Il convient de s'abstenir d'accorder à l'avance une autorisation générale, éventuellement révocable, pour l'exécution de certaines opérations et de certains actes juridiques. - 2.1.4 Les réunions du conseil de surveillance sont convoquées par la direction avec indication de l'ordre du jour, dont les différents points doivent être décrits le plus précisément possible. Les membres du conseil de surveillance doivent avoir suffisamment de temps pour se préparer à la discussion et au vote. Les réunions du conseil de surveillance doivent faire l'objet d'un procès-verbal relatant non seulement les décisions prises, mais aussi le déroulement essentiel de la réunion. Les décisions prises par le conseil de surveillance en dehors des réunions doivent également être consignées dans un procès-verbal.
Disposition d'exécution : le Conseil de surveillance doit tenir une réunion en fonction des besoins, mais au moins une fois par trimestre civil. Sans préjudice de ce qui précède, tout membre du conseil de surveillance peut demander au président du conseil de surveillance de convoquer immédiatement le conseil de surveillance en indiquant l'objet et les motifs de sa demande.
Afin de garantir un temps de préparation adéquat, la réunion doit être convoquée par écrit au moins deux semaines avant le jour de la réunion, avec indication de l'ordre du jour et communication des propositions de décision. La convocation peut être envoyée sous forme numérique ou, à la demande d'un membre du conseil de surveillance, sous forme papier. Les propositions de résolution doivent être décrites ou complétées par d'autres informations (p. ex. présentation des faits, réflexions, recommandations d'action) de manière à ce que le membre du conseil de surveillance puisse, sur la base de ces documents, se faire une opinion définitive sur le point à l'ordre du jour et sur son comportement de vote. L'envoi de documents supplémentaires après l'envoi de l'invitation ou la discussion exclusivement orale d'un point de l'ordre du jour lors de la réunion sont en contradiction avec ce temps de préparation raisonnable qui doit impérativement être accordé aux membres du conseil de surveillance compte tenu de leur responsabilité personnelle dans leurs décisions. Si la remise de documents supplémentaires ou la discussion exclusivement orale sont inévitables, elles doivent être justifiées par écrit et de manière objective dans les documents de convocation. Il n'y a pas lieu de considérer qu'il y a une raison objective si le retard dans la production des documents est dû à des raisons d'organisation ou à des lacunes dans le traitement des dossiers.
Le procès-verbal doit en principe être rédigé dans les 14 jours ouvrables suivant la date de la réunion et signé par le président du conseil de surveillance et le secrétaire de séance. Un exemplaire du procès-verbal de la réunion doit être remis à chaque membre sous forme numérique ou, sur demande, sous forme papier. Les procès-verbaux et les résolutions doivent être conservés sous forme ordonnée dans les dossiers.
Les décisions du Conseil de surveillance prises par écrit, y compris par télécopie ou par courrier électronique, ou par téléphone (procédure de circulation) ne sont autorisées que si aucun membre ne s'oppose à cette procédure. Une prise de décision par téléphone devrait être évitée. En cas de prise de décision par téléphone, la décision doit être consignée dans un procès-verbal à des fins de documentation, avec indication de l'objet, de l'heure et des circonstances de la prise de décision, des participants et des majorités.
2.2 Tâches
- 2.2.1 Le conseil de surveillance a pour mission de conseiller et de surveiller régulièrement la direction dans la gestion de l'entreprise. L'objet de cette surveillance est notamment la régularité, l'opportunité et la rentabilité de la gestion, en particulier
- Limitation de l'activité de l'entreprise aux tâches statutaires,
- le respect des obligations de diligence d'un commerçant ordinaire et consciencieux,
- Conformité de la planification stratégique de la direction avec les directives stratégiques des associés,
- intégration des objectifs commerciaux opérationnels dans les objectifs stratégiques des associés,
- Respect des objectifs commerciaux opérationnels,
- Mise en place et application par la direction d'un système efficace de gestion, de contrôle et de gestion des risques,
- conclusion de conventions d'objectifs avec la direction.
Il doit être impliqué dans les décisions d'importance fondamentale pour l'entreprise.
Disposition d'exécution : l'adéquation signifie l'exécution professionnelle de l'activité de la direction, la régularité le respect des dispositions légales, du contrat de société, du règlement intérieur et des instructions données à la direction par l'assemblée des associés. La rentabilité est la poursuite par la direction des objectifs de l'entreprise à court, moyen et long terme, sans prendre de risques déraisonnables pour l'entreprise.
Outre les tâches de surveillance originelles, chaque membre du conseil de surveillance est responsable de l'exécution par l'organe de surveillance de son devoir de surveillance. De même, le conseil de surveillance d'une entreprise dominante devrait, dans le cadre de ses possibilités légales, surveiller que la direction exerce effectivement les droits de participation dans les filiales et sous-filiales.
Le transfert du droit de nomination et de révocation des membres de la direction de l'assemblée des associés à l'organe de surveillance (articles 45 et 52 de la GmbHG), qui est possible en vertu du droit des sociétés, n'est pas autorisé en raison des restrictions imposées par l'article 108, paragraphe 5, point 1, du GO.
- 2.2.2 Le conseil de surveillance adopte un règlement intérieur.
Disposition d'exécution : le règlement intérieur devrait contenir des dispositions sur la fréquence des réunions et sur les procédures d'élection et de vote, notamment sur les conditions de prise de décision, ainsi que sur le statut et les compétences du président du conseil de surveillance. En outre, le règlement intérieur devrait réglementer la création de comités et leur fonctionnement (cf. point 2.4.2 du code). - 2.2.3 Chaque membre du conseil de surveillance devrait veiller, par ses propres qualifications personnelles et professionnelles, à pouvoir remplir sa mission et ses responsabilités dans l'esprit de la présente gouvernance d'entreprise publique. La ville fédérale de Bonn et l'entreprise soutiennent la formation continue et le perfectionnement par des mesures appropriées.
Disposition d'exécution : compte tenu de la responsabilité liée à l'exercice du mandat, la gestion des participations élabore un manuel pour les membres du conseil de surveillance, dans lequel sont expliqués leurs droits et obligations. Une fois élaboré, ce manuel est mis à la disposition des titulaires de mandats. - 2.2.4 Chaque membre du conseil de surveillance veille à disposer de suffisamment de temps pour l'exercice de son mandat. En outre, il ne doit pas exercer plus de cinq mandats de conseil de surveillance au total dans des sociétés. Cette disposition ne s'applique pas aux administrateurs principaux et aux fonctionnaires/adjoints électifs.
Disposition d'exécution : compte tenu de la responsabilité liée à l'exercice du mandat, le contrôle de la gestion du temps incombe à chaque membre du conseil de surveillance lui-même. - 2.2.5 Le conseil de surveillance doit vérifier à intervalles réguliers l'opportunité et la praticabilité des limites de valeur pour les types de transactions et d'actes juridiques soumis à une réserve d'approbation.
Disposition d'exécution : régulièrement signifie à un intervalle d'au moins deux ans. - 2.2.6 Le conseil de surveillance doit vérifier régulièrement l'efficacité de son activité. Les contrôles d'efficacité portent notamment sur les processus et procédures au sein du conseil de surveillance, sur le flux d'informations entre les comités et le conseil de surveillance ainsi que sur la fourniture d'informations en temps utile et en quantité suffisante au conseil de surveillance, sans préjudice de critères qualitatifs à définir par le conseil de surveillance. La gestion des participations met à disposition à cet effet un outil de travail standardisé, orienté sur les réglementations légales. Le rapport sur les résultats et les recommandations d'action visant à améliorer l'activité du conseil de surveillance devrait prendre la forme d'un rapport de performance destiné aux associés.
- 2.2.7 Les représentants de la ville au sein des conseils de surveillance doivent contrôler soigneusement la mise en œuvre des objectifs fixés dans le contrat de société ainsi que l'objectif public et, le cas échéant, porter un regard critique sur l'exercice de l'activité commerciale.
- 2.2.8 Ils doivent s'engager activement pour la mise en œuvre de cette gouvernance d'entreprise publique de la ville fédérale de Bonn et œuvrent au sein de leurs instances pour que les points mentionnés soient appliqués.
2.3 Tâches et pouvoirs du président du conseil de surveillance
- 2.3.1 Le président du conseil de surveillance coordonne le travail au sein du conseil de surveillance et dirige ses réunions. En outre, il représente les intérêts du conseil de surveillance à l'extérieur. Les déclarations du conseil de surveillance sont faites par son président au nom du conseil de surveillance sous la désignation "conseil de surveillance de ...".
- 2.3.2 Le président du conseil de surveillance doit entretenir des contacts réguliers avec la direction, en particulier avec le président ou le porte-parole de la direction, et discuter avec elle de la stratégie, de l'évolution des affaires et de la gestion des risques de l'entreprise.
- 2.3.3 Le président du conseil de surveillance doit être informé sans délai par la direction des événements importants pour l'évaluation de la situation et du développement ainsi que pour la gestion de l'entreprise. Le président du conseil de surveillance doit ensuite informer le conseil de surveillance et, si nécessaire, convoquer une réunion extraordinaire du conseil de surveillance.
- 2.3.4 Si aucun comité d'audit n'a été mis en place, le conseil de surveillance, ou le président, confie la mission d'audit au contrôleur légal des comptes et convient avec lui des honoraires. A cet égard, le président du conseil de surveillance doit faire usage de la possibilité de fixer ses propres priorités pour l'audit des comptes annuels et tenir compte des recommandations de la direction des participations.
- 2.3.5 Le président du conseil de surveillance doit veiller au respect des règles de confidentialité par tous les membres du conseil de surveillance (§§ 394, 395 de la loi sur les sociétés anonymes en relation avec le § 52 de la loi sur les sociétés à responsabilité limitée ainsi que, le cas échéant, les dispositions statutaires existantes).
- 2.3.6 Le président du conseil de surveillance est responsable du respect des contrats de travail de la direction. Les principaux éléments du contrat (notamment la structure de la rémunération, y compris le régime de retraite) doivent être adoptés par le conseil de surveillance.
- 2.3.7 Le président du conseil de surveillance peut décider à la place du conseil de surveillance dans les affaires urgentes pour lesquelles une résolution ordinaire au sein du conseil de surveillance (même par procédure écrite) ne peut être obtenue sans inconvénients majeurs pour l'entreprise. Avant de prendre sa décision, le président du conseil de surveillance doit, si possible, se concerter avec son suppléant. Les raisons de l'urgence de la décision doivent être documentées et portées immédiatement à la connaissance du conseil de surveillance en lui communiquant la décision prise.
2.4 Création de comités
- 2.4.1 Sans préjudice d'une éventuelle obligation légale, le conseil de surveillance peut, en fonction des spécificités de l'entreprise et du nombre de ses membres, créer des comités spécialisés afin d'améliorer l'efficacité du travail du conseil de surveillance et de traiter des questions complexes. Il s'agit par exemple de questions de stratégie d'entreprise et d'investissement.
et le financement. Les présidents de ces comités rendent régulièrement compte de leurs travaux au conseil de surveillance. - 2.4.2 La composition, les tâches et les compétences des comités doivent être définies dans le règlement intérieur du conseil de surveillance.
Disposition d'exécution : la procédure de composition des comités doit tenir compte d'une représentation adéquate des membres du Conseil de surveillance qui ont été élus par la ville fédérale de Bonn ou sur proposition de la ville fédérale de Bonn. - 2.4.3 Il ne doit pas être fait usage de la possibilité de déléguer des compétences décisionnelles à certains comités du conseil de surveillance. Au contraire, les décisions doivent en règle générale être réservées au conseil de surveillance.
Disposition d'exécution : en raison de l'importance et de la responsabilité du conseil de surveillance, celui-ci, et donc les connaissances et les compétences de ses membres, doivent profiter autant que possible à l'entreprise. Un transfert de compétences décisionnelles à des comités s'oppose à cela (voir § 107 alinéa 3 AktG).
2.5 Composition du conseil de surveillance
- 2.5.1 Lors de la nomination, le conseil de la ville fédérale de Bonn ou le groupe politique devrait veiller à ce que le conseil de surveillance comprenne à tout moment des membres disposant des connaissances, des compétences et de l'expérience professionnelle nécessaires à l'exercice correct de leurs fonctions et suffisamment indépendants. Il convient également de tenir compte des activités de l'entreprise et des conflits d'intérêts potentiels.
conflits d'intérêts sont pris en compte. L'existence des conditions mentionnées dans les phrases 1 et 2 doit être vérifiée avant toute nouvelle désignation (détachement ou réélection). Les femmes doivent être prises en compte conformément aux dispositions légales en matière d'égalité des chances (LGG). - 2.5.2 L'indépendance des conseils et du contrôle de la direction par le conseil de surveillance est également rendue possible par le fait qu'aucun ancien membre de la direction ne doit faire partie du conseil de surveillance.
- 2.5.3 Avant sa nomination ou son élection, le membre du conseil de surveillance doit déclarer s'il exerce des fonctions de conseil ou d'organe auprès de concurrents de l'entreprise. Si le membre du conseil de surveillance exerce de telles fonctions pour la première fois au cours de son mandat, il doit fournir spontanément et sans délai la déclaration visée à la première phrase.
Disposition d'exécution : le droit des sociétés anonymes part du principe que l'exercice d'un mandat au sein du conseil de surveillance constitue une fonction accessoire et que chaque membre du conseil de surveillance est donc soumis à d'autres liens d'intérêt pouvant entraîner des conflits avec son activité au sein du conseil de surveillance.
2.6 Possibilité de représentation au conseil de surveillance
- 2.6.1 Les membres doivent participer régulièrement aux réunions du conseil de surveillance. Afin d'assurer la continuité du travail du conseil de surveillance, il convient en principe de ne pas désigner de représentants pour les membres du conseil. Si tel est le cas, la responsabilité de surveillance du (premier) membre du conseil de surveillance reste en tout état de cause engagée. De tels représentants ne doivent être autorisés qu'en cas d'empêchement.
Disposition d'exécution : compte tenu de l'importance de la participation personnelle, les membres du conseil de surveillance doivent également veiller à pouvoir participer pleinement aux réunions. - 2.6.2 Les membres absents du conseil de surveillance dans les conseils de surveillance facultatifs (cf. 2.1.1 du Code) ne doivent pouvoir participer à la prise de décision du conseil de surveillance et de ses comités que par la remise de leur vote écrit par une autre personne habilitée à participer, en général le président du conseil de surveillance (message de vote).
Disposition d'exécution : selon le droit des sociétés anonymes, les membres du conseil de surveillance ne peuvent pas faire exécuter leurs tâches par d'autres (voir § 111 alinéa 6 AktG). Une suppléance n'est donc en principe pas compatible avec l'aménagement d'une fonction personnelle. En cas d'empêchement, il convient de
il est donc uniquement possible d'émettre un message de vote, dans lequel le messager ne fait pas sa propre déclaration, mais se contente de transmettre l'explication de vote du membre absent. Cette possibilité ne devrait également être utilisée que dans des cas isolés d'empêchement du député.
2.7 Rémunération
- 2.7.1 La rémunération des membres du conseil de surveillance doit tenir compte de la responsabilité et du volume d'activité des membres du conseil de surveillance ainsi que de la situation économique de l'entreprise. Elle doit être fixée dans le contrat de société ou approuvée par l'assemblée des associés (voir § 113 alinéa 1 AktG). La rémunération doit être revue régulièrement.
Disposition d'exécution : la rémunération totale (y compris les indemnités de représentation et les éventuels jetons de présence) doit tenir compte, sans préjudice de la situation économique, des compétences professionnelles requises, du temps consacré et des risques liés aux obligations du membre du conseil de surveillance. Les conditions générales réduisant les risques (par exemple par la conclusion d'une assurance D&O) doivent être prises en compte. Pour les entreprises qui ne sont pas principalement actives sur le marché ou qui doivent être considérées comme des unités administratives externalisées, il faut partir du principe qu'il n'existe pas de risque à prendre en compte dans la rémunération. Dans la mesure où une rémunération est accordée en plus d'un simple remboursement des frais, il convient, dans le cas où le membre du conseil de surveillance est lié par un contrat de service et de fidélité de droit public, de respecter la législation actuellement en vigueur sur les activités annexes dans le secteur public, en ce qui concerne les obligations de versement qui existent le cas échéant. - 2.7.2 La rémunération totale du conseil de surveillance et les taux de rémunération des membres du conseil de surveillance doivent être indiqués individuellement dans le rapport sur les participations ; la rémunération totale du conseil de surveillance doit également être indiquée dans l'annexe aux comptes annuels. Il est possible de déroger à cette règle si deux tiers du conseil de la ville fédérale de Bonn le décident.
- 2.7.3 Les rémunérations versées par l'entreprise aux membres du conseil de surveillance ou les avantages accordés pour des prestations fournies personnellement, en particulier les prestations de conseil et de médiation, doivent être indiqués séparément et de manière individualisée dans l'annexe aux comptes annuels.
2.8 Assurance responsabilité civile pour les dommages pécuniaires (administrateurs et dirigeants)
- 2.8.1 La conclusion de l'assurance requiert l'approbation du conseil de surveillance ou de l'assemblée des associés. Les conditions, notamment le montant de la couverture, doivent être adaptées à la situation de risque de l'entreprise concernée.
- 2.8.2 En cas de sinistre, les prestations d'assurance ne peuvent être versées que directement à l'entreprise.
2.9 Conflits d'intérêts
- 2.9.1 Chaque membre du conseil de surveillance est tenu de servir les intérêts de l'entreprise. En même temps, les représentants de la ville fédérale de Bonn dans les organes du conseil de surveillance doivent tenir compte des intérêts particuliers de la ville fédérale de Bonn, notamment des décisions des commissions municipales ou du conseil de la ville fédérale de Bonn, dans le cadre des dispositions légales.
- 2.9.2 Aucun membre du conseil de surveillance ne doit poursuivre des intérêts personnels dans ses décisions, ni profiter pour lui-même d'opportunités commerciales qui reviennent à l'entreprise.
- 2.9.3 Chaque membre du conseil de surveillance doit déclarer au conseil de surveillance les conflits d'intérêts, en particulier ceux qui peuvent survenir en raison d'un conseil ou d'une fonction d'organe auprès de clients, de fournisseurs, de prêteurs ou d'autres partenaires commerciaux de la société. Dans son rapport à l'assemblée des associés, le conseil de surveillance doit informer des conflits d'intérêts survenus et de leur traitement. Les conflits d'intérêts importants et non temporaires en la personne d'un membre du conseil de surveillance doivent entraîner la fin de son mandat.
Disposition d'exécution : contrairement aux conflits d'intérêts concrets et durables, les conflits d'intérêts potentiels ne s'opposent généralement pas à la nomination et à l'activité en tant que membre du conseil de surveillance. Une disposition correspondante sur le traitement des conflits d'intérêts devrait être inscrite dans le règlement intérieur. - 2.9.4 Les transactions, notamment les contrats de service et d'entreprise, entre l'entreprise et les membres actifs du conseil de surveillance ainsi que leurs proches au sens de l'article 31, paragraphes 1 et 2, du règlement intérieur ou les entreprises qui leur sont personnellement proches doivent être évitées dans la mesure du possible. Cela vaut également pour les affaires conclues avec d'anciens membres du conseil de surveillance dans les trois ans suivant la fin de leur activité. Si la conclusion de telles affaires est inévitable, celles-ci doivent correspondre aux normes usuelles de la branche et les conditions doivent être publiées. Les raisons de l'inévitabilité doivent être consignées dans le dossier. Les transactions importantes doivent être soumises à l'approbation du conseil de surveillance.
Disposition d'exécution : la norme d'audit IDW 255 - Relations avec les parties liées dans le cadre de l'audit des comptes annuels peut servir de référence pour déterminer si une telle transaction existe et pour l'évaluer.
Le caractère essentiel des transactions devrait être évalué en fonction de son importance et/ou d'un seuil (de valeur contractuelle) à fixer.
Afin de garantir la plus grande transparence possible, la notion de conditions doit être interprétée au sens large. Il s'agit notamment de toutes les obligations des deux parties contractantes découlant de la conclusion du contrat et nécessaires à son exécution. C'est pourquoi les contrats doivent être conclus par écrit, sans préjudice des dispositions du droit civil, et soumis au conseil de surveillance afin d'obtenir son approbation.
2.10 Obligation de confidentialité
- 2.10.1 Les membres du conseil de surveillance sont en principe tenus au secret professionnel. Si, dans des cas exceptionnels, un rapport à des tiers est autorisé, il faut s'assurer que la confidentialité est respectée. En cas de violation de l'obligation de confidentialité, les membres du conseil de surveillance peuvent être tenus de verser des dommages et intérêts à l'entreprise. En cas de violation de l'obligation de confidentialité, l'associé doit examiner s'il doit être mis fin à la fonction d'organe de la personne concernée pour le bien de l'entreprise.
- Les membres du conseil de surveillance qui ont été élus ou envoyés au conseil de surveillance à l'initiative de la ville fédérale de Bonn ne sont pas soumis à une obligation de confidentialité en ce qui concerne les rapports qu'ils doivent remettre au Beteiligungsmanagement de la ville fédérale de Bonn. Cette disposition ne s'applique pas aux informations confidentielles et aux secrets de la société, notamment aux secrets industriels et commerciaux, si leur connaissance n'est pas importante pour les objectifs des rapports.
3 Direction de l'entreprise
3.1 Principes de base
- 3.1.1 La direction peut être composée d'une ou de plusieurs personnes et avoir un président ou un porte-parole. En règle générale, la direction est nommée et révoquée par l'assemblée des associés. S'il y a plusieurs personnes, un règlement intérieur doit définir la répartition des tâches et la collaboration au sein de la direction, notamment la représentation. Le règlement intérieur doit être approuvé par le conseil de surveillance.
Disposition d'exécution : dans le cas de plusieurs gérants nommés, ceux-ci assument conjointement la responsabilité de la gestion. Ils doivent s'informer mutuellement des événements importants dans leurs domaines de compétence. - 3.1.2 Les gérants gèrent les affaires de la société, ils doivent faire preuve de la diligence d'un bon commerçant dans les affaires de la société. La direction représente la société en justice et extrajudiciairement, soit seule, soit en commun, soit avec un fondé de pouvoir.
Disposition d'exécution : dans le cas d'une SARL, les instructions sont autorisées par décision des associés. Les statuts d'une GmbH peuvent stipuler qu'un organe de surveillance, en général le conseil de surveillance, est habilité à donner des instructions à la direction. Dans l'intérêt d'une séparation claire des responsabilités, il convient de n'en faire usage qu'avec retenue, d'autant plus que la marge de manœuvre qui existe en principe est limitée.
liberté d'action en faveur de la direction doit servir à une réalisation meilleure et plus économique des objectifs poursuivis par la participation à l'entreprise. L'organe de surveillance devrait donc examiner en priorité s'il convient, le cas échéant, d'émettre une réserve d'approbation (voir point 2.1.3). - 3.1.3 Une procuration pour l'ensemble de l'activité commerciale (article 54 du HGB, procuration générale) ne peut être accordée que dans des cas exceptionnels et urgents et pour une durée limitée. En règle générale, une procuration individuelle ne doit pas être accordée. Une dérogation aux restrictions du § 181 BGB ne doit être accordée qu'au cas par cas, dans des cas exceptionnels et justifiés, mais en aucun cas de manière générale. La deuxième moitié de la troisième phrase ne s'applique pas aux entreprises appartenant à un groupe, dans la mesure où l'octroi d'une dérogation générale répond à un besoin entrepreneurial impérieux. C'est le cas
c'est notamment le cas lorsque, en raison de la structure du groupe, une exonération au cas par cas s'avère disproportionnée et impraticable en raison de sa fréquence.
Disposition d'exécution : l'approche restrictive de l'exemption de l'interdiction de contracter soi-même selon le § 181 BGB vise à éviter les conflits d'intérêts qui pourraient survenir lorsqu'un gérant agit juridiquement à la fois en son nom propre et en son nom propre.
et au nom d'un tiers et que les intérêts de la société passent ainsi au second plan. - 3.1.4 La direction doit se concentrer sur la mise en œuvre complète de l'objet de l'entreprise et de la mission publique.
3.2 Tâches et responsabilités
- 3.2.1 La direction doit assumer activement ses obligations en matière de développement d'objectifs stratégiques vis-à-vis des associés et du conseil de surveillance.
Disposition d'exécution : L'orientation stratégique vise à prendre des décisions de principe entrepreneuriales dans le cadre défini par l'objet et le but de l'entreprise. Elle comprend notamment des questions telles que l'ouverture de nouveaux domaines d'activité et - en lien avec ceux-ci - des questions d'investissement et de financement. Dans les entreprises dominantes, la direction a pour tâche supplémentaire de surveiller attentivement les filiales et les sous-filiales. - 3.2.2 La direction doit définir des objectifs opérationnels clairs et mesurables pour la mise en œuvre et la réalisation de l'objet de l'entreprise pour les collaborateurs de la société.
Disposition d'exécution : on peut considérer qu'il y a définition d'objectifs clairs et mesurables lorsque ceux-ci répondent aux exigences SMART (spécifiques, mesurables, exécutables, réalistes et datés). - 3.2.3 La direction veille à ce que l'entreprise dispose d'une gestion et d'un contrôle des risques appropriés, y compris d'un système d'audit/de contrôle interne efficace. L'efficacité du système de gestion des risques doit faire l'objet d'un rapport régulier au conseil de surveillance, au moins après la clôture de chaque exercice, dans le cadre de l'établissement des comptes annuels.
Disposition d'exécution : le système de gestion des risques décrit est en principe un instrument propre à l'entreprise (individuelle). Dans les entreprises qui exercent le contrôle, un système de gestion des risques à l'échelle du groupe devrait être mis en place afin d'obtenir une vue d'ensemble des risques agrégés.
système de gestion des risques doit être mis en place. - 3.2.4 L'audit interne devrait être perçu comme un service autonome.
- 3.2.5 La direction devrait mettre en place un système de rapports. Elle informe le conseil de surveillance et la direction des participations de manière régulière, rapide et complète, notamment sur toutes les questions relatives à la planification, à l'évolution des affaires, à la situation en matière de risques et à la gestion des risques qui concernent l'entreprise. Elle aborde les écarts entre l'évolution des affaires et les plans et objectifs établis en indiquant les raisons. Les détails de l'établissement des rapports sont définis dans la directive sur les participations (cf. partie B du présent Public Corporate Governance, n° 6).
- 3.2.6 La direction établit les comptes annuels et le rapport de gestion conformément aux dispositions du troisième livre du Code de commerce allemand (HGB) pour les grandes sociétés de capitaux ainsi qu'aux dispositions de la loi sur les principes budgétaires (HGrG), complétées le cas échéant par d'autres réglementations spécifiques au secteur. Les détails sont définis dans la directive sur les participations (cf. partie B de ce Public Corporate Governance, n° 5).
- 3.2.7 La direction doit impliquer la gestion des participations dans le processus d'élaboration du plan économique ainsi que des comptes annuels suffisamment tôt avant leur traitement par le conseil de surveillance, afin que les particularités, les questions comptables et les répercussions sur le budget municipal puissent être discutées au préalable et que les accords puissent être mieux mis en œuvre. Les détails du plan économique
sont déterminés par la directive sur les participations (cf. partie B de la présente gouvernance d'entreprise publique, n° 4). - 3.2.8 En outre, la direction doit soutenir activement la gestion des participations dans l'élaboration du rapport sur les participations et des comptes globaux en mettant à disposition les données nécessaires à un stade précoce. Les détails sont définis dans la directive sur les participations (cf. partie B de la présente gouvernance d'entreprise publique, n° 7).
- 3.2.9 La direction doit également orienter ses décisions en fonction des objectifs de la ville dans son ensemble et tenir compte ainsi de la responsabilité publique.
- 3.2.10 La direction doit gérer les affaires et ses participations conformément aux lois, au contrat de société et à la gouvernance d'entreprise publique de la ville fédérale de Bonn.
- 3.2.11 La direction doit veiller à ce que les autres dépenses de l'entreprise, notamment pour les consultations, les représentations et le sponsoring, les excursions spécialisées, les attentions ainsi que les manifestations, soient justifiables du point de vue de la rentabilité et de l'économie.
- 3.2.12 La direction doit prendre des mesures suffisantes pour prévenir la corruption. Dans les domaines sensibles à la corruption, il convient notamment de mettre en œuvre le principe du double contrôle, en plus d'autres mesures appropriées. Pour ce faire, il convient d'élaborer une directive anticorruption ou de conformité correspondante pour l'entreprise (direction et collaborateurs).
Disposition d'exécution : en raison de l'importance de la prévention de la corruption en tant que partie intégrante de la gestion et du contrôle des risques, le service chargé de la prévention de la corruption devrait être directement subordonné à la direction.
La passation de marchés publics, en particulier, doit être considérée comme un domaine particulièrement exposé à la corruption en raison de son impact financier. Outre le respect strict du principe du double contrôle, les mesures mentionnées dans la circulaire MIK pertinente (Prévention et lutte contre la corruption dans l'administration publique) entrent régulièrement en ligne de compte pour prévenir et minimiser le risque de corruption. Ces mesures devraient donc faire partie intégrante de la directive anti-corruption ou de conformité à adopter.
3.3 Rémunération
- 3.3.1 La rémunération totale comprend les éléments de rémunération monétaire, les engagements en matière de retraite, les autres avantages, notamment en cas de cessation d'activité, les avantages accessoires de toute nature et les avantages de tiers qui ont été promis ou accordés au cours de l'exercice au titre de l'activité de direction. Les composantes monétaires de la rémunération peuvent comprendre des composantes variables en plus des composantes fixes. Les composantes variables doivent contenir des éléments uniques ou récurrents sur une base annuelle et liés en particulier au succès durable de l'entreprise, ainsi que des éléments ayant un effet incitatif à long terme et un caractère de risque.
- 3.3.2 Outre l'adéquation de la rémunération globale, toutes les composantes de la rémunération doivent également être appropriées en soi. L'adéquation de la rémunération peut en principe être présumée si elle correspond aux points de référence en vigueur, décidés par le Conseil de la ville fédérale de Bonn, pour les contrats de gérance des participations municipales.
Disposition d'exécution : lors de l'évaluation de l'adéquation de la rémunération, il convient de tenir compte d'un aspect essentiel, à savoir dans quelle mesure une entreprise opère sur des marchés monopolistiques et n'est donc exposée que de manière limitée à la concurrence.
Les engagements en cas de cessation d'activité en tant que membre de la direction doivent tenir compte du fait que le départ de cette fonction est régulier ou exceptionnel.
Les points clés des contrats de gestion des participations municipales actuellement en vigueur se basent sur la décision du Conseil de la ville fédérale de Bonn du 27 mars 2014 (imprimé n° 1410669). - 3.3.3 Une part de la rémunération du gérant liée à la performance doit être fixée par le conseil de surveillance en tenant compte des éventuelles rémunérations du groupe à un niveau approprié. Les critères de l'adéquation de la rémunération sont notamment les tâches du membre de la direction, ses performances ainsi que la situation économique, le succès à long terme et les perspectives d'avenir de l'entreprise, en tenant compte de l'importance de la commune.
l'entreprise, en tenant compte de son environnement de comparaison à caractère communal. - 3.3.4 Les membres de la direction ne peuvent exercer des activités annexes, notamment des mandats de surveillance en dehors de l'entreprise, qu'avec l'accord du conseil de surveillance.
Disposition d'exécution : cette réglementation doit permettre de prévenir les conflits d'intérêts potentiels. Il convient de préciser par contrat si et dans quelle mesure les dirigeants, sur décision de l'organe de surveillance, acceptent des activités annexes dans l'intérêt de l'entreprise, si et dans quelle mesure ils doivent verser des revenus issus d'activités annexes et s'ils doivent, lorsqu'ils quittent l'entreprise, en assumer la responsabilité.
doivent se départir des activités accessoires qu'ils ont acceptées dans l'intérêt de l'entreprise. - 3.3.5 La rémunération/les émoluments des membres de la direction doivent être mentionnés dans le rapport de participation. En outre, il doit être indiqué si les associés ont pris des engagements en matière de retraite. Le contrôle de la rémunération des membres de la direction est effectué par l'organe de surveillance.
- 3.3.6 Le déroulement correct de la rémunération des membres de la direction doit être vérifié par le commissaire aux comptes et confirmé par écrit.
Disposition d'exécution : la confirmation devrait figurer dans le rapport sur les rémunérations en tant que partie intégrante du rapport d'audit sur les comptes annuels. - 3.3.7 Les directions des sociétés dans lesquelles la ville fédérale de Bonn détient une participation majoritaire et dans lesquelles elle possède des parts directes sont formellement tenues, lors de la conclusion du contrat d'engagement, de remplir consciencieusement leurs obligations sur la base de la loi sur l'engagement et sont ainsi assimilées à des agents publics sur le plan pénal, dans la mesure où cela n'est pas déjà le cas en vertu de l'art. 11, al. 1.
n° 2 du code pénal allemand. En cas de doute, il convient d'obtenir un engagement formel.
Disposition d'exécution : l'engagement formel en vertu de la loi sur l'engagement sert de mesure supplémentaire pour minimiser le risque de corruption (cf. point 3.5 de la circulaire MIK "Prévention et lutte contre la corruption dans l'administration publique").
3.4 Conflits d'intérêts
- 3.4.1 Les membres de la direction sont soumis à une interdiction totale de concurrence pendant leur activité au sein de l'entreprise.
- 3.4.2 Les membres de la direction et les collaborateurs ne doivent pas solliciter ou accepter des dons ou autres avantages de la part de tiers, ni pour eux-mêmes ni pour d'autres personnes, ni accorder des avantages injustifiés à des tiers dans le cadre de leurs activités. Les membres de la direction peuvent être invités à des conférences, des réceptions ou des événements sociaux (culturels, sportifs, politiques), y compris à des activités de loisirs.
si la participation professionnelle du membre de la direction à l'événement est dans l'intérêt de l'entreprise. Les détails doivent être réglés dans la directive anti-corruption ou de conformité conformément au point 3.2.12 du présent code.
Disposition d'exécution : par "avantages", on entend notamment les "récompenses et cadeaux". Ceux-ci, ainsi que les "autres avantages", sont en principe toutes les prestations gratuites, y compris les services, auxquelles il n'existe aucun droit et qui ont objectivement pour objet une amélioration matérielle ou immatérielle (avantage). Il y a également gratuité lorsqu'il y a certes une contrepartie, mais que celle-ci est disproportionnée par rapport à la prestation accordée.
En revanche, dans le cas de l'acceptation d'une invitation dans l'intérêt de l'entreprise, le divertissement n'est pas critiquable s'il trouve son fondement dans les règles du savoir-vivre en société, auxquelles même un membre de la direction ne peut se soustraire sans enfreindre les formes sociales. - 3.4.3 Les membres de la direction sont tenus de servir les intérêts de l'entreprise. Aucun membre de la direction ne doit poursuivre des intérêts personnels dans ses décisions et saisir pour lui-même des opportunités commerciales qui reviennent à l'entreprise.
- 3.4.4 Chaque membre de la direction doit immédiatement signaler au conseil de surveillance tout conflit d'intérêts, en particulier s'il existe des motifs de partialité conformément à l'article 31, paragraphes 1 et 2 du GO, et en informer les autres membres de la direction. Les transactions, en particulier les contrats de service et d'entreprise, entre l'entreprise et les membres actifs de la direction ainsi que leurs proches au sens de l'art. 31 al. 1 et 2 du GO doivent être évitées dans la mesure du possible. Cela vaut également pour les affaires conclues avec d'anciens membres de la direction dans les trois ans suivant la fin de leur activité. Si la conclusion de telles transactions est inévitable, celles-ci doivent correspondre aux normes usuelles de la branche et les conditions doivent être publiées. Les raisons de l'inévitabilité doivent être consignées dans le dossier. Les transactions importantes doivent être soumises à l'approbation du conseil de surveillance.
Disposition d'exécution : la norme d'audit IDW 255 - Relations avec les parties liées dans le cadre de l'audit des comptes annuels peut servir de référence pour déterminer si une telle transaction existe et pour l'évaluer.
Le caractère essentiel des transactions devrait être évalué en fonction de son importance et/ou d'un seuil (de valeur contractuelle) à fixer.
Afin de garantir la plus grande transparence possible, la notion de conditions doit être interprétée au sens large. Il s'agit notamment de toutes les obligations des deux parties contractantes découlant de la conclusion du contrat et nécessaires à son exécution. C'est pourquoi les contrats doivent être conclus par écrit, sans préjudice des dispositions du droit civil, et soumis au conseil de surveillance afin d'obtenir son approbation.
3.5 Assurance responsabilité civile pour les dommages pécuniaires (administrateurs et dirigeants)
- 3.5.1 Si la société souscrit une assurance D&O pour la direction, une franchise appropriée à la rémunération doit être convenue en cas de sinistre. Une franchise d'au moins dix pour cent du dommage jusqu'à au moins une fois et demie la rémunération annuelle fixe de la direction est considérée comme appropriée pour une direction exerçant son activité à titre principal.
Disposition d'exécution : la franchise pour les membres de la direction comprend, conformément à la réglementation du droit des sociétés anonymes (§ 93 alinéa 2 phrase 3 AktG), un pourcentage lié au sinistre (dix pour cent du dommage), limité à une limite supérieure absolue liée à l'année (une fois et demie la rémunération fixe ou annuelle de base). Il s'agit de valeurs minimales dont il est possible de s'écarter sans limite vers le haut. L'objectif de la réglementation est toutefois - par rapport aux dommages d'une année - de limiter la franchise. - 3.5.2 La conclusion de l'assurance requiert l'approbation du conseil de surveillance ou de l'assemblée des associés. Les conditions, notamment le montant de la couverture, doivent être adaptées à la situation de risque de chaque entreprise.
- 3.5.3 En cas de sinistre, les prestations d'assurance ne peuvent être versées que directement à l'entreprise.
3.6 Durée de la nomination et de l'engagement
- 3.6.1 En règle générale, une nomination au poste de directeur général devrait être effectuée pour une durée de cinq ans. Les nominations ou les prolongations de mandat peuvent être renouvelées pour cinq ans.
années sont autorisées. Elles nécessitent une nouvelle décision de l'organe compétent, qui doit être prise au plus tôt un an avant l'expiration du mandat précédent.
peut être prise. La décision de prolongation doit toutefois être prise au plus tard trois mois avant l'expiration du mandat.
Disposition d'exécution : dans le cas du premier engagement d'un directeur, une durée d'engagement plus courte peut également être prise en considération, pour autant que cela soit justifié par des raisons d'exploitation.
est bénéfique et donc dans l'intérêt de l'entreprise.
La nomination d'un membre de la direction d'une GmbH est révocable à tout moment, sans préjudice des droits éventuels découlant du contrat de travail (§ 38 A0bs. 1 GmbHG). La possibilité de limiter dans l'acte de société l'admissibilité de la révocation à l'existence de raisons importantes (§ 38, alinéa 2 GmbHG) ne doit être utilisée que dans des cas exceptionnels. En cas de révocation de la nomination, il convient d'examiner immédiatement la possibilité d'y mettre fin, en particulier de résilier le contrat de travail, étant donné qu'une résiliation pour motif grave ne peut intervenir que dans un délai de deux semaines (§ 626 alinéa 2 BGB).
Les délais de déclaration mentionnés pour la prolongation du mandat devraient également faire l'objet du contrat d'engagement correspondant. - 3.6.2 Un appel d'offres doit être lancé pour le renouvellement des postes de direction. Les organes de la société compétents pour la nomination et l'embauche garantissent une procédure appropriée.
3.7 Interaction entre la direction et le conseil de surveillance
- 3.7.1 La direction et le conseil de surveillance travaillent ensemble pour le bien de l'entreprise, en tenant compte de la réalisation de l'objectif public et de l'intérêt économique.
succès de l'entreprise ainsi que de l'intérêt général de la ville fédérale de Bonn.
Disposition d'exécution : le bien-être de l'entreprise ainsi que la réalisation du succès économique de l'entreprise exigent en particulier le respect des lois et règlements en vigueur.
lois, d'autres prescriptions obligatoires ainsi que de l'état actuel des connaissances et expériences en matière de gestion d'entreprise en vue d'une bonne et
gestion et de la surveillance responsables de l'entreprise ainsi que de la gouvernance d'entreprise publique de la ville fédérale de Bonn.
Les obligations que la direction et le conseil de surveillance doivent respecter découlent d'une part de certaines exigences légales et du code,
d'autre part, des obligations générales de loyauté et de diligence. - 3.7.2 L'information suffisante du conseil de surveillance est une tâche commune de la direction et du conseil de surveillance.
- 3.7.3 Le conseil de surveillance doit définir plus précisément la nature et l'étendue des obligations d'information et de rapport de la direction (cf. point 3.2.5). Celles-ci devraient notamment
prévoir un rapport en temps réel si des dépenses ou des recettes supplémentaires, ou des dépenses supplémentaires en cas d'investissements importants, inéluctables, menaçant le résultat et importantes de par leur montant, sont à prévoir.
Disposition d'exécution : les rapports de la direction au conseil de surveillance doivent en principe être rédigés par écrit. Un membre individuel du conseil de surveillance a également droit à un rapport, mais uniquement au conseil de surveillance dans son ensemble.
Il faut en principe partir du principe que le résultat est menacé en appliquant par analogie l'article 81, paragraphe 2, du GO, si les conditions qui y sont mentionnées pour l'adoption obligatoire d'un règlement budgétaire supplémentaire sont remplies. - 3.7.4 Une bonne gestion d'entreprise suppose une discussion ouverte entre la direction et le conseil de surveillance. Le respect total de la confidentialité est essentiel à cet égard
est d'une importance capitale.
Disposition d'exécution : le respect de la confidentialité revêt une importance décisive eu égard à la mission de conseil et de surveillance du conseil de surveillance.
Indépendamment de cela, la direction a toutefois un devoir absolu d'ouverture envers le conseil de surveillance.
En outre, une interaction basée sur la confiance entre les organes de la société et la gestion des participations doit permettre de tenir compte des besoins particuliers d'information de la ville fédérale et de la mission légale qui lui incombe dans le cadre des dispositions légales (en particulier les articles 394 et 395 de la loi sur les sociétés anonymes (AktG) et l'article 113, paragraphe 5 du règlement intérieur). - 3.7.5 Tous les membres des organes veillent à ce que les collaborateurs auxquels ils font appel respectent de la même manière l'obligation de confidentialité.
- 3.7.6 La direction prépare les réunions du conseil de surveillance et de ses comités et participe en principe aux réunions du conseil de surveillance. Si nécessaire, le conseil de surveillance peut se réunir sans la direction.
- 3.7.7 Les crédits accordés par l'entreprise aux membres de la direction et du conseil de surveillance ainsi qu'à leurs proches conformément à l'art. 31 al. 1 et 2 du GO ne doivent pas être octroyés. Si, dans des cas exceptionnels et justifiés, ils sont néanmoins accordés, l'accord du conseil de surveillance est nécessaire. Les raisons du recours à cette dérogation doivent être consignées dans le dossier.
Disposition d'exécution : l'approche restrictive dans le cadre d'un éventuel octroi de crédit vise à éviter les conflits d'intérêts. - 3.7.8 La direction et le conseil de surveillance doivent rendre compte chaque année de la gouvernance d'entreprise de l'entreprise dans un rapport commun adressé à la direction des participations. Il s'agit notamment d'expliquer les éventuels écarts par rapport aux recommandations du présent code (déclaration de conformité). Il est également possible de prendre position sur des suggestions du code ("dispositions à prendre ou à ne pas prendre").
Partie B - Politique de participation
Les règles mentionnées dans la partie A - Code de gouvernement d'entreprise publique décrivent les normes essentielles pour augmenter l'efficacité, la transparence et le contrôle des participations dans les entreprises de droit privé de la ville fédérale de Bonn. Elles représentent ainsi pour tous les participants le cadre d'action supérieur qui, délibérément, ne doit pas et ne peut pas avoir la prétention d'être directement et opérationnellement applicable.
Cet objectif doit plutôt être poursuivi par la présente directive sur les participations, afin que les directives décrites dans le code susmentionné puissent être mises en œuvre de manière pratique et efficace. Dans ce sens, la directive sur la participation constitue une directive de travail concrétisant les dispositions du Code de gouvernement d'entreprise publique et contraignante pour tous les participants. Pour des raisons de proportionnalité, la directive sur les participations se limite, en ce qui concerne ses explications concrètes, à des processus de travail essentiels et récurrents chaque année qui, en soi, revêtent une importance particulière pour l'entreprise concernée. Il s'agit en particulier des activités suivantes :
- Plan économique,
- Présentation des comptes et contrôle des comptes,
- Rapports et
- Rapport de participation.
Les règles concrétisant les processus de travail mentionnés doivent donc garantir que ces derniers soient coordonnés et ciblés afin de faciliter le travail, de le standardiser et d'en assurer la qualité, et qu'ils soient exécutés de manière uniforme et compréhensible pour l'ensemble de la société. Cela se fait par la définition de normes et d'exigences minimales relatives aux processus de travail dans les domaines mentionnés ci-dessous :
- Contenus,
- processus et procédures,
- responsabilités et compétences
- compétences.
4 Plan économique
4.1 Planification des dates et discussion préalable
- 4.1.1 Le plan économique doit être établi par la direction en temps utile avant le début du nouvel exercice (principe de l'antériorité), en appliquant par analogie les dispositions en vigueur pour les entreprises propres. Le plan économique doit être présenté pour décision au conseil de surveillance ou à l'assemblée des associés au plus tard lors de la dernière réunion de l'ancien exercice.
- 4.1.2 Le projet de plan économique doit être discuté avec des représentants de la direction des participations au moins deux semaines avant l'envoi des documents au conseil de surveillance (discussion sur le plan économique). Pour ce faire, la société convient d'une date avec la direction des participations. Les documents du projet sont mis à la disposition de la gestion des participations au moins une semaine avant la date de la discussion.
- 4.1.3 Le plan économique, accompagné du plan financier à moyen terme, doit être envoyé à la direction des participations immédiatement après la prise de décision, au plus tard une semaine après la prise de décision.
4.2 Contenu du plan économique
- 4.2.1 Le plan économique se compose d'un plan des résultats, d'un plan financier et d'un tableau des effectifs. Le plan économique doit en outre être accompagné d'un plan financier.
Dans la mesure du possible, le plan devrait être établi par secteur et s'appuyer sur les comptes par secteur éventuellement disponibles dans les comptes annuels. Le compte de résultat et le budget sont accompagnés d'un
plan financier, il convient d'établir une partie explicative dans laquelle sont présentées les bases de planification (prémisses) ainsi que les principales influences, évolutions et différences par rapport aux chiffres de l'année précédente. - 4.2.2 Le plan économique et financier doit se baser sur une planification quinquennale. Celle-ci contient des informations sur l'exercice à planifier ainsi que sur quatre autres exercices.
- 4.2.3 Sur la base de la planification quinquennale selon le point 4.2.2, les chiffres du plan de résultats devraient être présentés au moins pour les périodes suivantes :
- Chiffres réels de l'année précédente,
- Chiffres prévisionnels de l'année en cours,
- Projection de l'année en cours,
- Chiffres prévisionnels du nouvel exercice,
- chiffres prévisionnels des quatre autres exercices.
Le plan des résultats doit être structuré au moins comme le compte de résultat. - 4.2.4 Le tableau des effectifs doit présenter, outre le nombre d'emplois prévus pour le nouvel exercice, les emplois théoriques et leur occupation réelle au cours de l'exercice.
Pour déterminer l'effectif réel, il convient de choisir une date de référence appropriée, en règle générale le 30 juin. Les postes doivent être classés en fonction de leur valeur, qui est en règle générale déterminée par la taille de l'entreprise.
exprimée par le groupe de rémunération correspondant sur la base d'une évaluation des postes selon la convention collective. Les postes équivalents peuvent être regroupés dans le tableau des effectifs. Si nécessaire, les postes peuvent être répartis entre les différents secteurs de l'entreprise. Les modifications importantes du nombre de postes par rapport à l'année précédente doivent être expliquées, de même que les postes vacants importants. En règle générale, l'importance est donnée lorsque la valeur de certains postes est augmentée, que de nouveaux postes sont créés ou que des postes existants sont supprimés. Les postes vacants sont considérés comme importants lorsque leur nombre s'élève, à la date de référence, à
Le jour de référence susmentionné, le nombre de postes vacants s'élève à au moins cinq pour cent du nombre de postes requis. - 4.2.5 Le plan financier contient, pour la période de planification, les entrées et les sorties de fonds attendues, qui résultent des activités d'investissement et de la gestion des crédits de la société.
de la société. Outre la présentation des prévisions par mesure, les investissements prévus doivent être expliqués en détail. Les explications doivent notamment porter sur la nécessité de chaque mesure d'investissement, sur son financement (par exemple, les subventions attendues ou les aides à l'investissement de tiers) ainsi que sur les coûts ultérieurs attendus. Pour les investissements importants, il convient de joindre les calculs de rentabilité effectués, le cas échéant pour différentes variantes, ou la mention des décisions déjà prises par les organes concernés. Il est possible de renoncer aux explications visées aux phrases 2 à 4 pour les investissements de faible importance financière. - 4.2.6 Le plan financier contient les encaissements et les décaissements attendus pour la période de planification, ainsi qu'une présentation complémentaire de leur origine et de leur utilisation. La variation des liquidités peut être déterminée soit directement, soit par la méthode indirecte sur la base des résultats annuels attendus selon le plan de résultats. Si la détermination se fait par la méthode indirecte, celle-ci et sa présentation dans le plan financier doivent s'inspirer de la norme comptable allemande no 21 "Tableau des flux de trésorerie".
- 4.2.7 Outre le plan des résultats et du patrimoine, les entreprises associées doivent également inclure dans le plan économique des conventions d'objectifs. Ainsi, des objectifs relatifs au programme de prestations et au cadre financier sont établis pour l'année de planification concernée. Ces objectifs doivent être formulés clairement et être opérationnels. En conséquence, les objectifs stratégiques doivent également être pris en compte dans le plan financier. Dans ce contexte, le plan économique doit contenir des déclarations sur les données de performance de l'entreprise associée.
5 Comptabilité et audit
5.1 Planification des dates et discussion préalable
- 5.1.1 Le calendrier de la présentation des comptes et de la vérification des comptes doit être coordonné avec la gestion des participations afin de garantir l'établissement en temps voulu des comptes consolidés de la ville et l'obtention des instructions pour l'assemblée des associés par les comités municipaux ou le conseil de la ville fédérale de Bonn. Les délais légaux d'établissement et de constatation applicables à la présentation des comptes (en particulier le § 264 HGB et le § 42a GmbHG) doivent être respectés.
- 5.1.2 Les comptes annuels doivent être discutés avec des représentants de la gestion des participations au moins deux semaines avant l'envoi des documents au conseil de surveillance (entretien sur les comptes annuels). A cet effet, la société convient d'une date avec la gestion des participations. L'auditeur doit participer à la discussion préalable. Les documents relatifs aux comptes annuels, y compris le projet de rapport d'audit, sont mis à la disposition du Beteiligungsmanagement au moins une semaine avant la date de l'entretien.
- 5.1.3 Les comptes annuels et le rapport de gestion doivent être envoyés à la direction des participations immédiatement après leur approbation, au plus tard une semaine après leur approbation. Si les commissaires aux comptes établissent une lettre de gestion, celle-ci doit également être transmise à la gestion des participations.
5.2 Contenu des comptes annuels et du rapport de gestion
- 5.2.1 Sans préjudice du contenu légal obligatoire des comptes annuels et du rapport de gestion, les comptes annuels doivent en règle générale contenir les informations supplémentaires mentionnées aux points 5.2.2 à 5.2.6.
- 5.2.2 Les comptes annuels doivent contenir des informations sur les données de performance spécifiques à la société.
- 5.2.3 Si cela est pertinent pour la société, les comptes annuels doivent contenir des comptes par secteur d'activité. Les secteurs de l'entreprise doivent être présentés dans le sens d'un compte de résultat. Le cas échéant, les secteurs doivent être définis en accord avec la gestion des participations.
- 5.2.4 L'annexe des comptes annuels doit expliquer les relations avec les membres du Conseil de la ville fédérale de Bonn ou avec l'administration, qui doivent être qualifiées de personnes proches au sens des règles comptables applicables. En outre, les informations supplémentaires découlant du Code (cf. n° 2.7.2, 2.7.3) doivent figurer dans l'annexe.
- 5.2.5 Outre les principes d'établissement et de vérification des comptes annuels et du rapport de gestion mentionnés dans le code, il convient également d'indiquer et d'évaluer l'évolution des affaires et l'évolution prévisible de l'entreprise ainsi que les événements d'une importance particulière et les indications sur les risques importants liés à l'évolution future (cf. article 289 du HGB).
- 5.2.6 Le rapport commun de la direction et du conseil de surveillance sur la gouvernance d'entreprise de la société (cf. point 3.7.8 du Code) doit faire partie intégrante du rapport de gestion, à côté des autres rapports.
5.3 Caractéristiques du contrôleur légal des comptes
- 5.3.1 L'indépendance du contrôleur légal prévu doit être garantie. cet effet, il doit faire une déclaration personnelle indiquant si et, le cas échéant, quelles sont les relations professionnelles, financières ou autres qui existent entre le contrôleur légal et ses organes et responsables de l'audit, d'une part, et l'entreprise et ses membres, d'autre part, et qui peuvent faire douter de son indépendance.
- 5.3.2 La déclaration doit également indiquer dans quelle mesure d'autres services ont été fournis à l'entreprise au cours de l'exercice précédent, en particulier dans le domaine du conseil, ou font l'objet d'un accord contractuel pour l'année suivante.
- 5.3.3 Un expert-comptable ou une société d'expertise comptable qui certifie les comptes annuels d'une société ne peut pas être chargé(e) simultanément de missions de conseil d'une ampleur stratégique pour la même entreprise. Dans des cas exceptionnels et justifiés, la direction des participations peut accorder des dérogations.
- 5.3.4 Afin de garantir le niveau de qualité d'audit requis, l'auditeur doit prouver son aptitude à accepter la mission d'audit. Cela se fait en règle générale par la présentation d'au moins les documents suivants :
- Autodéclaration sur l'absence de motifs d'exclusion selon les §§ 123, 124 GWB,
- Bilans, effectifs et chiffre d'affaires total des deux derniers exercices,
- Preuve d'une responsabilité civile professionnelle avec un montant de couverture approprié, au moins à hauteur de 1 million d'euros,
- Liste de références des entreprises contrôlées au cours des deux dernières années en rapport avec l'activité principale de la société pour laquelle la mission d'audit doit être prise en charge,
- Preuve de connaissances étendues en matière de nouvelle gestion financière communale, notamment pour l'audit d'entreprises en Rhénanie-du-Nord-Westphalie,
- Preuves des contrôles de qualité effectués le cas échéant (Peer Review ; cf. §§ 57a, 57g WPO). - 5.3.5 Il est possible de renoncer exceptionnellement, au cas par cas, à la présentation de documents permettant d'évaluer la capacité économique, financière et technique (documents selon le point 5.3.4, à l'exception de l'autodéclaration sur l'absence de motifs d'exclusion), uniquement si la capacité du commissaire aux comptes envisagé est pratiquement garantie par la prise en charge antérieure de missions de contrôle au sein du groupe de la ville fédérale de Bonn. Le recours à cette dérogation doit être soumis à un critère d'évaluation strict.
5.4 Motifs d'exclusion et de partialité, obligation de faire rapport
- 5.4.1 Le conseil de surveillance doit convenir avec le commissaire aux comptes que le président du conseil de surveillance sera immédiatement informé de tout motif d'exclusion ou de partialité qui pourrait survenir au cours de l'audit, dans la mesure où il n'est pas possible d'y remédier.
- 5.4.2 Le conseil de surveillance doit convenir que le commissaire aux comptes rend compte sans délai de toutes les constatations et de tous les événements importants pour les missions du conseil de surveillance qui surviennent lors de l'exécution du contrôle des comptes.
- 5.4.3 Le conseil de surveillance doit convenir que le commissaire aux comptes l'informe ou le mentionne dans le rapport d'audit s'il constate, lors de la vérification des comptes, une inexactitude dans la déclaration de conformité au code faite par la direction et le conseil de surveillance.
- 5.4.4 Le commissaire aux comptes participe aux délibérations du conseil de surveillance sur les comptes annuels et rend compte des principaux résultats de son contrôle.
5.5 Autres conditions générales de l'examen final
- 5.5.1 L'objet de la mission est la vérification des comptes en règle générale pour un exercice comptable. L'étendue de l'audit est déterminée par les dispositions légales (en particulier les articles 317 et suivants du Code de commerce allemand et l'article 53 de la loi sur les sociétés) et les dispositions du contrat de société ainsi que par les normes professionnelles applicables au commissaire aux comptes (normes d'audit IDW). La mission d'audit peut être prolongée jusqu'à quatre fois pour une durée d'un exercice.
- 5.5.2 Le contrôleur légal des comptes doit être changé au bout de cinq ans maximum de contrôle ininterrompu. Il convient de changer de cabinet d'audit dans son ensemble, un changement de l'auditeur qui certifie les comptes (rotation interne) n'étant pas suffisant.
- 5.5.3 La procédure de sélection de l'auditeur s'appuie, le cas échéant, sur les règles d'attribution et d'acquisition propres à la société. Dans le cas contraire, la procédure de sélection doit être menée en tenant compte de la valeur du contrat, conformément aux dispositions applicables en matière de droit budgétaire ou de droit des marchés publics pour les pouvoirs adjudicateurs. En cas de changement de cabinet d'audit, au moins trois auditeurs ou cabinets d'audit, et en général cinq à sept, doivent être invités à soumettre une offre correspondante.
5.6 Envoi de documents, publication au Journal officiel
- 5.6.1 Après l'établissement et la vérification des comptes annuels et du rapport de gestion, les comptes annuels doivent être envoyés au Beteiligungsmanagement dans les cinq mois suivant la fin de l'exercice, afin que l'assemblée des associés puisse les approuver dans les huit mois suivant la fin de l'exercice, une fois tous les travaux préparatoires terminés.
- 5.6.2 Après l'adoption des comptes annuels vérifiés et du rapport de gestion, la Société doit, sans préjudice des obligations de publicité prévues par le droit commercial et le droit des sociétés, publier dans le journal officiel de la ville fédérale de Bonn les informations suivantes :
- la décision relative à l'approbation des comptes annuels, accompagnée de son résultat,
- le résultat de la vérification des comptes annuels et du rapport de gestion,
- l'affectation décidée de l'excédent annuel ou le traitement de la perte annuelle. - 5.6.3 En même temps que la publication, les comptes annuels et le rapport de gestion doivent être tenus à disposition pour consultation jusqu'à l'adoption des comptes annuels suivants (cf. § 108 al. 3 n° 1 let. c) du GO).
6 Rapports
6.1 Généralités et objectifs des rapports
- 6.1.1 Dans sa fonction d'instrument essentiel de contrôle et de gestion, le reporting a pour objectif central de fournir en temps réel des informations pertinentes pour la prise de décision au profit de l'entreprise concernée et de la direction de la participation.
- 6.1.2 D'un point de vue fonctionnel, le reporting pour le groupe de la ville fédérale de Bonn se compose de rapports réguliers (rapports trimestriels), de rapports ad hoc et de rapports spéciaux (rapport sur les risques et rapport sur la responsabilité sociale de l'entreprise), sans préjudice du rapport de participation selon le point 7.
- 6.1.3 Les rapports sont établis sur la base de formulaires standardisés qui, s'ils n'existent pas encore, sont mis à disposition par la gestion des participations. En priorité, les rapports doivent pouvoir être développés de manière automatisée à partir de la comptabilité ou d'autres collectes de données.
- 6.1.4 Les informations essentielles qui ressortent des rapports doivent être illustrées par des valeurs comparatives et des chiffres clés.
6.2 Rapports trimestriels
- 6.2.1 Le rapport trimestriel, en tant que type de rapport planifié, a pour objectif de mettre en évidence, dès l'évolution des affaires en cours d'année et sur la base des comptes de résultats (intermédiaires), les écarts importants entre les prévisions et les réalisations ainsi que les raisons déterminantes de ces écarts. Sur cette base, elle sert également à établir des prévisions annuelles sur l'évolution des affaires, qui montrent également l'évolution probable du résultat annuel.
- 6.2.2 Conformément à l'article 90 de la loi sur les sociétés par actions, les rapports trimestriels se composent des éléments suivants :
o compte de résultat (intermédiaire) sur la base de la structure minimale du droit commercial avec au moins les colonnes suivantes :
- chiffres prévisionnels de l'exercice en cours,
- les chiffres réels cumulés des trimestres écoulés de l'exercice en cours,
- prévision/projection pour l'exercice en cours développée à partir des chiffres réels cumulés,
- écart absolu et relatif entre le résultat annuel prévu et le résultat annuel initialement prévu,
- Chiffres prévisionnels et réels de l'exercice précédent l'exercice en cours.
o Analyse des écarts par rapport au compte de résultat (intermédiaire) sous forme d'explications sur les écarts importants entre les prévisions et les réalisations ainsi que sur les écarts entre le résultat annuel prévu et le résultat annuel planifié,
o Énumération des contre-mesures possibles pour respecter le résultat annuel prévu (uniquement en cas de détérioration attendue du résultat annuel),
o rapport de liquidité à la date de référence du rapport avec les contenus minimaux suivants :
- état actuel des liquidités de l'entreprise,
- Prévisions de liquidités pour la fin de l'exercice,
- indication des réserves stratégiques de liquidités,
o le cas échéant, les valeurs (intermédiaires) des ratios établis conformément au point 6.1.4. - 6.2.3 Pour les prévisions annuelles à établir dans le cadre du rapport trimestriel, les valeurs prévisionnelles doivent en principe être calculées en tenant compte de l'évolution temporelle antérieure.
répartir les valeurs saisonnières. Il convient d'éviter de diviser formellement en quatre ou en deux les valeurs annuelles, notamment les chiffres prévisionnels. - 6.2.4 Les rapports trimestriels doivent être établis par la direction en temps utile, en règle générale dans les quatre semaines suivant la fin de la période de référence. En cas de
taux de participation (directe et indirecte) de la ville fédérale de Bonn de 25 pour cent ou moins, un rapport semestriel est suffisant. - 6.2.5 En raison du haut degré d'actualité des données, les rapports doivent être rédigés sous forme de texte après leur établissement conformément au point 6.2.4, de préférence par l'utilisation de moyens électroniques.
(p. ex. e-mail), sans délai et sans préjudice de la présentation du rapport à l'organe compétent de l'entreprise.
6.3 Rapports ad hoc
- 6.3.1 Le reporting ad hoc est un type de rapport non planifié, lié à un événement particulier et qui se répète donc à intervalles irréguliers.
- 6.3.2 L'objectif du reporting ad hoc est de fournir en temps utile à la direction de la participation desinformations sur des faits particuliers qui sont si urgents ou si importants qu'ils ne peuvent pas être traités de manière régulière.
sont si importants qu'il n'est pas possible d'attendre la publication de rapports planifiés (rapports trimestriels) ou d'éventuels rapports spéciaux et
dans la mesure où ceux-ci prévoient un rapport correspondant au sens des règles ci-après. - 6.3.3 En règle générale, il y a urgence et importance particulières au sens du point 6.3.2 lorsque les faits laissent présager des conséquences financières considérables.
des modifications fondamentales de l'activité commerciale sont prévues et des décisions d'importance fondamentale doivent être prises à court terme. Ces
Les conditions sont notamment remplies dans les situations suivantes :
a) Extension ou limitation de l'activité commerciale de l'entreprise, par exemple par des changements de domaine d'activité,
b) lancement et réalisation de grands projets d'investissement,
c) la prise ou l'abandon de participations importantes,
d) changements dans les rapports juridiques des filiales,
e) des opérations particulières ayant des répercussions importantes sur la rentabilité ou les liquidités. - 6.3.4 Il y a également urgence ou importance particulière au sens du point 6.3.2 lorsque surviennent des problèmes d'exploitation dont les conséquences sont vraisemblablement et
sont thématisées et discutées en particulier dans la presse locale ou suprarégionale. Il faut partir du principe qu'il y aura probablement un impact sur le public, notamment dans les cas suivants :
a) les problèmes entraînent des restrictions considérables dans l'offre de prestations de l'entreprise,
b) des risques importants se réalisent dans le cadre du processus de fourniture de prestations de l'entreprise ou leur réalisation est imminente avec une probabilité prépondérante, en particulier :
- les risques liés à la qualité et à la sécurité,
- risques techniques,
- risques d'émissions et de nuisances (risques environnementaux),
- risques juridiques.
c) les problèmes pourraient entraîner une perte considérable de la réputation de l'entreprise,
d) il en résulte des coûts supplémentaires considérables ou des retards importants dans les délais pour les grands projets d'investissement,
e) autres problématiques auxquelles il convient d'attribuer une importance pour l'ensemble de la ville en raison de leur portée politique. - 6.3.5 Le rapport ad hoc doit contenir, outre une présentation complète des faits et des problèmes, en particulier des explications sur les conséquences financières ou sur les conséquences pour la ville.
des conséquences possibles pour l'opinion publique, des propositions d'action, les éventuelles marges d'appréciation ou d'évaluation existantes et leur utilisation ainsi que d'autres informations importantes pour la prise de décision. Si la société dispose d'autres informations complémentaires ou explicatives sur les faits à signaler (par exemple des communiqués de presse préparés ou des dispositions linguistiques prévues), celles-ci doivent être jointes en annexe aux rapports ad hoc. - 6.3.6 Les rapports ad hoc doivent être rédigés immédiatement après la prise de connaissance des motifs déterminants pour l'établissement du rapport et, après leur rédaction, être transmis sans délai et sans préjudice du rapport à l'organe compétent de l'entreprise à la direction de la participation. En règle générale, la transmission des rapports doit se faire sous forme de texte, en utilisant en priorité les moyens de communication électroniques (par exemple le courrier électronique). Si le respect de la forme écrite n'est pas possible ou ne l'est qu'avec des efforts disproportionnés compte tenu du délai de présentation du rapport, un rapport téléphonique est également autorisé.
- 6.3.7 En cas d'incertitude sur la nécessité d'un rapport, en particulier sur l'existence d'un état de fait devant faire l'objet d'un rapport, il convient de contacter le service compétent.
ou des doutes, il convient de se concerter immédiatement avec la direction des participations. Si, malgré l'accord visé à la première phrase, les incertitudes et les problèmes ne peuvent pas être résolus
ne peuvent pas être résolus à l'amiable ou levés à court terme, un rapport doit être établi en cas de doute.
6.4 Rapports sur les risques
- 6.4.1 Le rapport sur les risques, en tant que type de rapport spécial, sert à révéler les risques d'entreprise existants qui, faute de devoir être saisis dans la comptabilité courante, ne sont pas pris en compte dans les comptes annuels.
comptabilité et de la présentation des comptes ne ressortent notamment pas des rapports réguliers. L'objectif de cette publication est de garantir une gestion appropriée des risques nouveaux ou changeants grâce à une culture du risque d'entreprise adéquate et, en tenant compte de la capacité de risque spécifique à la société, d'éviter ou de limiter la survenance d'un risque mettant en péril l'existence de la société, au sens d'un système d'alerte précoce. - 6.4.2 Le rapport sur les risques est établi en cours d'année sous la forme de rapports différentiels ainsi que d'un rapport annuel global sur la gestion des risques.
- 6.4.3 Le rapport annuel global sur la gestion des risques, qui est un rapport complet, contient au moins des informations sur les aspects suivants :
- les changements intervenus dans le portefeuille de risques depuis l'établissement du dernier rapport global, en particulier les nouveaux risques, les risques réévalués ou les risques supprimés
risques individuels ainsi que les raisons déterminantes de ces changements, - Présentation de la situation de tous les risques individuels en tenant compte de leur probabilité de survenance et de l'ampleur des dommages (après les mesures de gestion prises), également en comparaison avec l'année précédente (matrice des risques),
- Liste de tous les risques bruts recensés avec le numéro de risque correspondant, le mot-clé du risque, le domaine de risque et le responsable du risque (liste des risques),
- Liste pour la présentation claire et systématique des résultats du recensement, de l'évaluation et de la gestion des risques, comprenant le numéro de risque, le mot-clé de risque, le responsable du risque ainsi que l'évaluation des risques, subdivisée selon les mesures de gestion effectuées et possibles (atlas des risques),
- des informations détaillées sur les risques individuels inventoriés, en particulier les données statistiques (numéro de risque, catégorisation des risques et informations sur la communication des risques), la désignation du risque, le risque brut et le risque net évalués (après les mesures de gestion prises) ainsi que les mesures de gestion ciblées possibles (fiche d'identification des risques).
- les changements intervenus dans le portefeuille de risques depuis l'établissement du dernier rapport global, en particulier les nouveaux risques, les risques réévalués ou les risques supprimés
- 6.4.4 Les rapports différentiels sur la gestion des risques en tant que rapports sur les changements contiennent au moins des informations sur les aspects mentionnés ci-dessous :
- les changements intervenus dans le portefeuille de risques depuis l'établissement du dernier rapport sur les différences, en particulier en ce qui concerne les risques nouveaux, réévalués ou supprimés.
risques individuels ainsi que les raisons déterminantes de ces changements, - Classement des risques individuels nouveaux et réévalués dans une matrice des risques actualisée, en tenant compte de leur probabilité d'occurrence et de l'ampleur des dommages (après les mesures de gestion prises),
- informations détaillées sur les risques individuels nouveaux, réévalués ou supprimés dans des fiches d'enregistrement des risques.
- les changements intervenus dans le portefeuille de risques depuis l'établissement du dernier rapport sur les différences, en particulier en ce qui concerne les risques nouveaux, réévalués ou supprimés.
- 6.4.5 Le rapport annuel global sur la gestion des risques doit être établi par la direction en temps utile, en règle générale dans les deux mois suivant la fin de l'exercice.
est établi. Les rapports différentiels sur la gestion des risques doivent être établis immédiatement après la prise de connaissance du risque individuel correspondant. Il est possible de renoncer à l'établissement immédiat d'un rapport si les changements survenus n'ont qu'une importance mineure pour la situation de l'entreprise en matière de risques. - 6.4.6 En raison de l'importance des rapports pour la position de risque de la ville, les rapports sur les risques doivent, après leur établissement conformément au point 6.4.5, être rédigés sous forme de texte, en priorité par des moyens électroniques.
utilisation de moyens de communication électroniques (p. ex. e-mail), sans délai et sans préjudice de l'établissement du rapport à l'organe compétent de l'entreprise, à la gestion des participations.
6.5 Rapports sur la responsabilité sociale des entreprises
- 6.5.1 Le rapport sur la responsabilité sociale des entreprises (rapport RSE), en tant que type de rapport spécial, sert à présenter de manière agrégée les mesures par lesquelles l'entreprise qui établit le rapport s'est efforcée, sur la base de ses activités commerciales, d'assumer sa responsabilité dans le sens d'une gestion durable des effets qu'elle provoque sur l'environnement et la société.
- 6.5.2 Le rapport RSE doit être divisé en trois domaines prioritaires : responsabilité économique, écologique et sociale. Pour chacun de ces domaines, il convient de
aborder au moins les aspects suivants :- Responsabilité économique
Dans le domaine de la responsabilité économique, il convient de mentionner en particulier les valeurs fondamentales et les normes éthiques qui sous-tendent les activités quotidiennes de l'entreprise pour répondre aux attentes de la société, par exemple le respect des normes fondamentales du travail de l'OIT, des pratiques commerciales équitables ou un engagement sérieux en faveur de l'environnement.
engagement local. - Responsabilité écologique
Dans le domaine de la responsabilité écologique, il convient de mentionner en particulier les mesures qui ont contribué à la préservation des bases naturelles de la vie, par exemple par une utilisation économe des ressources naturelles, l'augmentation de l'efficacité énergétique ou des mesures durables de protection du climat et de l'environnement. - Responsabilité sociale
Dans le domaine de la responsabilité sociale, il convient de citer en particulier les mesures qui ont permis de répondre aux préoccupations sociales légitimes des collaborateurs dans le sens d'une politique sociale orientée vers les collaborateurs, par exemple les mesures de sécurité du travail, une gestion de la santé et le maintien des emplois.
- Responsabilité économique
- 6.5.3 Les explications devraient être étayées par des chiffres clés appropriés, en tenant compte de la réglementation visée au point 6.1.4.
- 6.5.4 Le rapport RSE doit être établi en tant que rapport annuel par la direction en temps utile, en règle générale dans les deux mois suivant la fin de l'exercice.
- 6.5.5 Afin de permettre une analyse rapide, en particulier des potentiels d'optimisation à mettre en évidence, le rapport RSE doit, après son établissement conformément au point 6.5.4, être présenté sous forme de texte, en priorité par des moyens électroniques.
(par ex. e-mail), sans délai et sans préjudice du rapport à l'organe compétent de l'entreprise.
7 Rapport sur les participations
7.1 Calendrier et processus de mise en place
- 7.1.1 Les informations et données nécessaires à l'inclusion dans le rapport de participation sont fournies par les entreprises à la gestion des participations. Le moment de la livraison des données est fixé en accord avec la gestion des participations.
- 7.1.2 Les comptes annuels et les rapports de gestion des entreprises concernées ainsi que les rapports d'audit correspondants des commissaires aux comptes constituent régulièrement la base d'information du rapport de participation.
- 7.1.3 Deux exemplaires du rapport d'audit relatif aux comptes annuels et, le cas échéant, aux comptes consolidés de la société doivent être mis à la disposition de la gestion des participations au plus tard deux semaines après leur établissement. Cette disposition s'applique également aux éventuelles filiales.
7.2 Données de base
- 7.2.1 Les informations fondamentales suivantes - individualisées pour chaque société - sont reprises et expliquées dans le rapport de participation :
- Données générales de l'entreprise et rapports de participation de l'entreprise,
- Objet, but et objectifs de l'entreprise,
- Respect des objectifs publics,
- Participations directes et indirectes de l'entreprise,
- Composition des organes et de la direction,
- Effets sur le budget de la ville.
- 7.2.2 Si, conformément à l'objectif du rapport sur les participations, l'indication d'autres informations de la part de la direction de la participation ou de la société est jugée nécessaire pour présenter correctement l'entreprise détenue, celles-ci peuvent également être incluses dans le rapport sur les participations. Il s'agit par exemple de :
- la situation économique et l'activité commerciale de l'entreprise,
- les contrats importants de l'entreprise.
- 7.2.3 La publication d'informations supplémentaires dépassant le cadre réglementaire légal (§§ 117 GO, 52 GemHVO) n'est pas autorisée en présence de données internes à l'entreprise afin de garantir la confidentialité.
7.3 Données de la comptabilité
- 7.3.1 Pour avoir une vue d'ensemble de la situation financière de l'entreprise, il est nécessaire de présenter et d'analyser en détail le patrimoine, la situation financière et les résultats de l'entreprise à la date de référence du 31 décembre.
- 7.3.2 La présentation chiffrée du patrimoine, de la situation financière et des résultats s'effectue sur la base d'une comparaison sur trois ans, dans laquelle les principales valeurs du bilan ainsi que les postes de produits et de charges propres à la société sont comparés entre eux. La structure suit la structure minimale du bilan ou du compte de résultat prévue par le droit commercial. Outre la présentation des chiffres, des explications complémentaires doivent être fournies sur la structure des charges et des produits ainsi que sur le compte de résultat.
- 7.3.3 Les principaux ratios financiers, notamment le ratio de fonds propres, le ratio d'endettement, le volume des investissements, l'intensité des placements et de la trésorerie ainsi que
leur évolution sur plusieurs années sont également indiqués.
7.4 Informations sur l'évolution des affaires et les données relatives aux performances
- 7.4.1 Les principaux événements de l'exercice ainsi que l'évaluation de l'évolution future de l'entreprise, notamment en ce qui concerne les opportunités et les risques existants, doivent être décrits en s'appuyant sur le rapport de gestion correspondant.
- 7.4.2 Les données relatives aux prestations présentent les prestations d'exploitation individuelles déterminantes qui résultent de l'objet de l'entreprise au cours de l'exercice. Elles peuvent être présentées sous forme verbale ou sous forme de séries de chiffres.
- 7.4.3 Pour les participations importantes, les données de performance doivent en outre être expliquées à l'aide de chiffres clés.
7.5 Informations sur les salariés et les rémunérations des organes de l'entreprise
- 7.5.1 Le nombre moyen d'employés doit être indiqué séparément par groupe (direction, fonctionnaires, employés, apprentis, stagiaires/auxiliaires), en comparaison avec les chiffres des exercices précédents.
- 7.5.2 Les rémunérations des dirigeants doivent être indiquées. Les règles du code s'appliquent à la publication.
- 7.5.3 Les rémunérations des membres du conseil de surveillance doivent également être indiquées. Il en va de même pour les membres d'un comité, d'un conseil consultatif ou d'un organisme similaire.