Normas de buen gobierno corporativo para las inversiones
En su reunión del 28 de marzo de 2019, el Consejo de la Ciudad Federal de Bonn resolvió introducir normas de buen gobierno corporativo (Public Corporate Governance, PCG) en sus empresas asociadas.
En forma de compromiso voluntario, la Ciudad Federal de Bonn se compromete así a garantizar un gobierno corporativo y un control responsables en sus empresas asociadas, orientado principalmente al bien común y al mandato de servicio público para los ciudadanos.
Sobre la base de la PCG que ahora se ha adoptado, esto debe lograrse a través de nuevas normas para aumentar la eficiencia, la transparencia y el control que van más allá de los requisitos legales existentes y las condiciones marco para las empresas.
El PCG de la Ciudad Federal de Bonn consta de dos partes. La primera parte, el Código de Gobierno Corporativo Público, contiene las normas básicas para el buen gobierno corporativo, así como normas sobre la interacción entre los órganos corporativos y en la relación entre las empresas asociadas y la Ciudad Federal de Bonn. La segunda parte, la Directriz de Participaciones, por su parte, contiene normas que concretan el Código de Gobierno Corporativo Público en relación con actividades corporativas recurrentes y estratégicamente importantes, como la planificación empresarial, la contabilidad y la auditoría, la elaboración de informes y el informe de participación.
Gobierno Corporativo Público de la Ciudad Federal de Bonn
Normas para aumentar la eficiencia, la transparencia y el control de las participaciones en sociedades de derecho privado de la Ciudad Federal de Bonn
(Estado: 15 de febrero de 2019, adoptadas por el Ayuntamiento de Bonn el 28 de marzo de 2019)
Preámbulo y ámbito de aplicación
Debido a su posición de propietario, la Ciudad Federal de Bonn tiene la obligación de garantizar una buena gestión empresarial, es decir, responsable, en sus empresas asociadas, que esté orientada al éxito económico de la propia empresa respectiva, así como al bien común y a los servicios de interés general (intereses de los ciudadanos). Por lo tanto, además de la tarea de apoyar a las empresas en el cumplimiento de su objeto social y en la optimización de la eficiencia económica, también debe garantizar que en la gestión, el control y la supervisión de las empresas también se tengan en cuenta los intereses públicos legítimos en el marco de las disposiciones legales (corporativas y de cogestión) aplicables. Estos intereses públicos incluyen la prestación de servicios de interés general y otros, en particular económicos, sociales, deportivos y culturales que ofrece la Ciudad Federal de Bonn.
En vista de esta compleja tarea, la dirección de inversiones de la Ciudad Federal de Bonn (1) ha decidido elaborar una directriz titulada "Gobernanza corporativa pública de la Ciudad Federal de Bonn" con el fin de seguir mejorando la gestión corporativa, el control y la transparencia. El concepto de gobierno corporativo público se entiende aquí como un punto de referencia para una buena gestión y control corporativos en las empresas públicas. El departamento de gestión de inversiones ha elaborado esta directriz sobre la base del código modelo recomendado por las principales asociaciones municipales de Renania del Norte-Westfalia a partir de noviembre de 2009. Además, también se han tomado como base el Código de Gobierno Corporativo Público (PCGK) del Gobierno Federal, de 26 de mayo de 2010, y el Código Alemán de Gobierno Corporativo, que desde 2002 obliga a los órganos ejecutivos de las empresas cotizadas en bolsa en Alemania a emitir declaraciones de conformidad con el artículo 161 de la Ley alemana de Sociedades Anónimas (AktG).
(1) En términos funcionales, la gestión de inversiones debe entenderse como un término colectivo para todas las tareas enumeradas a continuación para apoyar la gestión de las inversiones municipales. En términos organizativos, incluye todas las unidades organizativas municipales encargadas de la administración de las participaciones.
El Gobierno Corporativo Público de la Ciudad Federal de Bonn tiene por objeto
- establecer y definir normas para la cooperación de todas las partes implicadas (Ayuntamiento de Bonn, administración municipal y empresas asociadas)
- promover y apoyar una cooperación eficaz entre el Consejo de Supervisión y la dirección;
- mejorar el flujo de información entre las empresas asociadas y la dirección para facilitar el cumplimiento de las tareas de control de las empresas asociadas;
- salvaguardar el interés público y la orientación de las empresas hacia el bien común y los servicios de interés general aumentando la transparencia y el control;
- aumentar la confianza en las decisiones administrativas y políticas haciéndolas más públicas y verificables.
En resumen, el conjunto de normas sobre gobierno corporativo público debe representar, por tanto , un sistema adaptado a las necesidades de las participaciones municipales que mejore de forma sostenible la transparencia, el compromiso y la eficiencia.
Una resolución para adoptar este gobierno corporativo público de la Ciudad Federal de Bonn significa una declaración voluntaria de compromiso por parte de las empresas asociadas para reconocer en principio estas directrices y normas con el fin de cumplir con los mayores requisitos de transparencia, compromiso, gestión y control de las empresas financiadas y apoyadas públicamente.
Dado que la mayoría de las empresas municipales asociadas se gestionan bajo la forma jurídica de sociedad de responsabilidad limitada con un consejo de supervisión opcional, las directrices sobre gobierno corporativo público se basan en esta forma jurídica. Las normas se aplican en consecuencia a las participaciones en empresas con una forma jurídica diferente, siempre que no existan disposiciones legales en contrario. En el caso de empresas asociadas sin consejo de vigilancia u órgano comparable, sus tareas son desempeñadas por el accionista; por lo tanto, las regulaciones que se refieren exclusivamente al órgano de vigilancia siguen siendo irrelevantes.
El Consejo de la Ciudad Federal de Bonn adopta el Gobierno Corporativo Público con las normas contenidas en el Código para la Ciudad Federal de Bonn. El alcalde y los respectivos representantes de la Ciudad Federal de Bonn en las juntas de accionistas y los consejos de supervisión procurarán que estas directrices constituyan una base vinculante para todas las empresas asociadas de la Ciudad Federal de Bonn. En la medida de lo posible
En la medida de lo posible, los estatutos, reglamentos internos y demás acuerdos estatutarios deberán adaptarse en consecuencia.
De este modo se garantizará que las normas, recomendaciones y sugerencias sobre el gobierno corporativo público se conviertan en una línea de actuación normalizada para todas las participaciones mayoritarias de la Ciudad Federal de Bonn, incluidos sus órganos ejecutivos, el Ayuntamiento de Bonn y la administración municipal. Se recomienda el uso del gobierno corporativo público de la Ciudad Federal de Bonn para las empresas asociadas en las que las acciones en manos de la Ciudad Federal de Bonn ascienden al 50% o menos. Esto se aplica en particular si la mayoría de las acciones están en manos de las autoridades regionales.
El Gobierno Corporativo Público de la Ciudad Federal de Bonn se revisa periódicamente con respecto a nuevos desarrollos y puede adaptarse si es necesario.
Al reconocer el Código de Gobierno Corporativo Público de la Ciudad Federal de Bonn, se hace hincapié en los requisitos especiales para los órganos de gestión (dirección, consejo de supervisión y junta de accionistas) de las empresas públicas. En particular, la creación de estructuras de supervisión cualificadas permite cumplir plenamente las responsabilidades respectivas.
Las recomendaciones del Código de Gobierno Corporativo Público se indican en el texto mediante el uso de la palabra "deberán". Las empresas pueden desviarse de ellas, pero entonces están obligadas a divulgarlo y justificarlo anualmente en un informe de gobierno corporativo ("cumplir o explicar"). Esto permite a las empresas tener en cuenta los requisitos específicos del sector o de la empresa. Con estas recomendaciones del Código de Gobierno Corporativo Público, que van más allá de los requisitos legales, las empresas se comprometen voluntariamente a observar las siguientes normas de eficiencia, transparencia y control en su gobierno corporativo o a revelar cualquier desviación de las mismas.
El Código también contiene sugerencias que pueden incumplirse sin necesidad de divulgación; para ello se utilizan términos como "debería" o "puede".
El Consejo de Administración y el Consejo de Supervisión deben informar anualmente a la dirección de inversiones de la Ciudad Federal de Bonn sobre el gobierno corporativo público de la empresa y, en particular, sobre cualquier desviación de las recomendaciones del Código como parte de su sistema de información ("Declaración de conformidad"). También se pueden hacer comentarios sobre las sugerencias del Código. Esta declaración se basa en la versión actual del Código de Gobierno Corporativo de la Ciudad Federal de Bonn en el momento de redactar el informe.
Debe señalarse expresamente que una desviación de una recomendación no indica per se una "deficiencia" en la gestión o supervisión empresarial si se dan las razones. Por el contrario, las normas en forma de gobierno corporativo público están concebidas para ser aplicadas con flexibilidad y responsabilidad, y servir así de base normalizada para todas las empresas asociadas de la Ciudad Federal de Bonn, teniendo en cuenta sus tareas específicas y los retos especiales e individuales asociados. Tales decisiones de no cumplir con las recomendaciones del Código pueden ser sensatas y necesarias en casos individuales, pero deben ser transparentes y estar justificadas.
Por razones de mejor legibilidad, en el texto se ha elegido la forma masculina. Sin embargo, la información se refiere a miembros de ambos sexos, a menos que se haga referencia explícita a uno de ellos.
Parte A - Código público de gobierno corporativo
1 Accionista
1.1 La Ciudad Federal de Bonn como accionista
- 1.1.1 La Ciudad Federal de Bonn es accionista de las empresas asociadas. El Consejo de la Ciudad Federal de Bonn es el órgano principal de la Ciudad Federal de Bonn. Sin embargo, el Consejo de la Ciudad Federal de Bonn en su conjunto no puede actuar como accionista en la junta de accionistas de las participaciones directas, sino que está representado por personas designadas por el Consejo. En principio, se trata del tesorero municipal u otro miembro de la administración o, si no pueden asistir, el jefe del departamento de tesorería o un representante del departamento de gestión de inversiones. Los representantes de la Ciudad Federal de Bonn ejercen su función sobre la base de las resoluciones del Consejo.
- 1.1.2 La Ciudad Federal de Bonn sólo debe adquirir una nueva participación en una empresa si su compromiso con el gobierno corporativo público de la Ciudad Federal de Bonn está estipulado en los estatutos o por resolución de los accionistas. Sin embargo, esto sólo se aplica a una participación superior al 50%. Además, esto también se aplica a las participaciones indirectas de la Ciudad de Bonn si la empresa que desea adquirir una nueva participación
El reglamento tiene por objeto garantizar que la participación de la empresa se ajuste al Código de Gobierno Corporativo Público.
Disposición de aplicación: El reglamento pretende ayudar a garantizar que este Código siga aplicándose a toda la cartera de participaciones municipales en el futuro.
1.2 Junta General de Accionistas
- 1.2.1 La junta de accionistas es el órgano supremo de la sociedad. Por lo general, los accionistas ejercen sus derechos de accionistas en su conjunto mediante la adopción de acuerdos en la junta de accionistas.
- 1.2.2 Determinados derechos y obligaciones están atribuidos por ley a los socios (modificación de los estatutos, exigencia de aportaciones adicionales, disolución de la sociedad) o deben reservárseles en los estatutos de una GmbH municipal (aprobación de las cuentas anuales y aplicación de los beneficios, celebración y modificación de acuerdos sociales en el sentido de los artículos 291 y 292, apartado 1 AktG, asunción de nuevas obligaciones de especial importancia en el ámbito del objeto social, constitución, adquisición y enajenación de sociedades y participaciones).
Disposición de aplicación: Por regla general, los socios de una GmbH deben adoptar un acuerdo sobre la aprobación de las cuentas anuales y la aplicación de los beneficios antes de que finalicen los ocho primeros meses (art. 42a (2) GmbHG). Los acuerdos intersocietarios en el sentido del artículo 291 de la AktG incluyen, en particular, los acuerdos de control y de transferencia de beneficios. Otros acuerdos intersocietarios en el sentido del artículo 292 (1) AktG incluyen, en particular, los acuerdos de puesta en común de beneficios, los acuerdos de cesión parcial de beneficios y los acuerdos de arrendamiento operativo o de cesión de actividad. - 1.2.3 Otros derechos y competencias fundamentales son la facultad de dar instrucciones a la dirección y de controlarla (en particular, de conformidad con los números 1.2.4 y 1.3.1), cuya relación y estructura deben definirse en relación con las competencias idénticas existentes del Consejo de Supervisión.
- 1.2.4 En los estatutos, los accionistas definen el objeto de la sociedad -como orientación estratégica inicial- en relación con el mandato público de la sociedad. Esto representa una directriz indispensable para la dirección y los miembros del Consejo de Supervisión y no está a su disposición. El objeto de la empresa sólo puede modificarse con la aprobación del Consejo.
Disposición de aplicación: Dada la importancia del objeto de la sociedad, que refleja los objetivos perseguidos por la Ciudad Federal de Bonn con su participación, debe formularse de la forma más específica posible.
- 1.2.5 La política empresarial de las empresas asociadas debe subordinarse a los objetivos y a los esfuerzos de optimización y consolidación de la Ciudad Federal de Bonn en el marco de las disposiciones legales y/o estatutarias.
- 1.2.6 La junta de accionistas se celebrará al menos una vez al año. Será convocada por la dirección, indicando el orden del día, cuyos puntos individuales se especificarán con la mayor precisión posible. Los accionistas deberán disponer de tiempo suficiente para preparar el debate y la votación. Deberá levantarse acta de la junta de accionistas, en la que constarán los acuerdos y los puntos principales de la reunión. Las resoluciones adoptadas por los accionistas al margen de la junta también deben constar en acta.
Disposición de aplicación: Para garantizar un tiempo de preparación adecuado, la junta de accionistas debe convocarse por escrito al menos dos semanas antes de la fecha de la reunión, indicando el orden del día y comunicando las resoluciones propuestas.
Por razones de proporcionalidad, no es necesario documentar en el acta las intervenciones individuales de los representantes de los accionistas. El acta de la junta debe prepararse en los 14 días laborables siguientes a la reunión y enviarse a los accionistas en formato digital tras ser firmada por el presidente de la junta de accionistas y el secretario. Lo mismo se aplica a las resoluciones de los accionistas al margen de la junta. Las actas y
Las actas y las resoluciones deben incluirse en los archivos de la empresa de forma organizada.
Las resoluciones aprobadas por los accionistas por escrito, incluso por fax o correo electrónico, o por teléfono (procedimiento de circulación) sólo se permiten si ningún accionista se opone a este procedimiento. Deben evitarse las resoluciones aprobadas por teléfono. Si las resoluciones se aprueban por teléfono, deben constar en acta a efectos de documentación, indicando el asunto, el momento y las circunstancias de la resolución, los participantes y las mayorías. - 1.2.7 En el caso de empresas controladas por la Ciudad Federal de Bonn, todos los asuntos que sean objeto de resolución en la junta de accionistas y revistan una importancia estratégica fundamental deberán tratarse en el Consejo Municipal de Bonn, teniendo en cuenta la asignación de responsabilidades. Los asuntos de importancia estratégica fundamental con arreglo a la frase 1 son, en particular, los enumerados en el artículo 108 (5) núm. 1 GO.
1.3 Tareas de los accionistas
- 1.3.1 En consulta con el Consejo de Supervisión, los accionistas definirán los objetivos estratégicos de la empresa sobre la base del objeto social. El Consejo de la Ciudad Federal de Bonn deberá ser informado de los objetivos fijados en el marco de la planificación económica. Además de los objetivos económicos, también deben formularse de forma clara y mensurable los objetivos y expectativas como parte del mandato público. El estado de aplicación de la estrategia debe debatirse al menos una vez al año entre los accionistas y la dirección.
Disposición de aplicación: se puede dar por supuesta una formulación clara y mensurable de los objetivos y expectativas si cumple los requisitos SMART (específicos, mensurables, alcanzables, realistas y sujetos a plazos). - 1.3.2 En caso de que el Consejo de Supervisión no pueda actuar, la junta de accionistas desempeñará sus funciones de forma interina. El
Junta de Accionistas restablecerá la capacidad de actuación del Consejo de Supervisión lo antes posible mediante las resoluciones oportunas.
Disposición de aplicación: Si una GmbH no cuenta con un órgano de supervisión, los socios deben adoptar las medidas necesarias para controlar la gestión (art. 46 nº 6 GmbHG). El nombramiento de un órgano de supervisión no exime a los socios de la obligación de controlar ellos mismos la gestión de la sociedad.
1.4 Medidas para aumentar la transparencia
- 1.4.1 Ningún representante de la Ciudad Federal de Bonn que sea miembro del Consejo de Supervisión podrá participar en la decisión de la Junta General sobre la aprobación de la gestión del Consejo de Supervisión.
Disposición de aplicación: La disposición (cf. art. 47 párr. 4 GmbHG) sirve para evitar conflictos de intereses en caso de que el representante de la Ciudad de Bonn en la junta de accionistas acuerde la aprobación de la gestión del Consejo de Supervisión, del que él mismo puede ser miembro. - 1.4.2 La presentación de cada empresa asociada publicada en el informe de inversiones debe hacerse accesible al público de forma adecuada en Internet.
accesible al público.
Disposición de aplicación: El sitio web de la Ciudad Federal de Bonn (http://www.bonn.de/) se utiliza regularmente como plataforma de publicación.
2 Consejo de Supervisión
2.1 Fundamentos
- 2.1.1 En el caso de todas las sociedades de responsabilidad limitada que, por regla general, no emplean a más de 500 trabajadores, los socios suelen tener libertad para constituir un consejo de vigilancia (opcional) mediante disposiciones en los estatutos. Sin embargo, la Ciudad Federal de Bonn también se considera obligada por las disposiciones del derecho mercantil municipal y municipal a participar en general sólo en sociedades en las que se instale un órgano de supervisión para garantizar que la ciudad tenga una influencia adecuada en la gestión y el control de la sociedad.
Disposición de aplicación: El requisito fundamental de establecer un consejo de supervisión facultativo en virtud del derecho de sociedades se basa en el requisito de gestión y control en virtud del derecho constitucional municipal (artículos 109, apartado 1, 108, apartado 1, nº 6 del GO), que por lo general sólo puede aplicarse correctamente mediante el establecimiento de un consejo de supervisión.
Por lo general, sólo puede considerarse una desviación de esta norma en el caso de sociedades con un volumen de negocio reducido o de aquellas que se fundan por motivos formales jurídico-fiscales, en las que -teniendo en cuenta en particular la frecuencia de las reuniones de la junta de accionistas- los accionistas ofrecen la garantía de que se llevan a cabo suficientes actividades de gestión y control, incluso durante el ejercicio. - 2.1.2 Los miembros del Consejo de Supervisión y sus representantes personales -si los hubiere- son nombrados por delegación de los accionistas o por elección en la Junta General de Accionistas. El Consejo de Supervisión es el órgano más importante de supervisión y control. Los miembros del Consejo de Supervisión son personalmente responsables del ejercicio de su mandato.
- 2.1.3 Los estatutos deben estipular que las transacciones y los actos jurídicos de importancia fundamental requieren la aprobación del Consejo de Supervisión. Esto incluye decisiones o medidas que modifiquen fundamentalmente el patrimonio neto, la situación financiera y los resultados de las operaciones o la estructura de riesgos de la empresa. En el catálogo de operaciones que requieren aprobación pueden incluirse otras medidas de gestión sujetas a la aprobación previa del Consejo de Supervisión en los estatutos. Los límites de valor del catálogo de responsabilidades y otras cuestiones de responsabilidad son definidos por el Consejo de Supervisión en un reglamento interno.
Disposición de aplicación: Por regla general, debe obtenerse el consentimiento del Consejo de Supervisión antes de que se celebre la transacción o se lleve a cabo el acto jurídico (requisito de consentimiento). Sólo debe considerarse una desviación de esta norma en los casos en que no pueda esperarse el consentimiento sin desventajas significativas para la empresa. En este caso, el consentimiento posterior (autorización) debe obtenerse inmediatamente.
El tamaño o el objeto de las operaciones o el riesgo asociado a las mismas pueden ser los principales criterios para evaluar la importancia fundamental; en el caso de las empresas inmobiliarias, también puede tenerse en cuenta el cambio en los procedimientos de valoración. Debe evitarse la concesión por adelantado de una aprobación general, posiblemente revocable, para la realización de determinadas transacciones y actos jurídicos. - 2.1.4 Las reuniones del Consejo de Supervisión serán convocadas por el Consejo de Administración, indicando el orden del día, cuyos puntos individuales se especificarán con la mayor precisión posible. Los miembros del Consejo de Supervisión deben disponer de tiempo suficiente para preparar el debate y la votación. Debe levantarse acta de las reuniones del Consejo de Supervisión, en la que, además de las resoluciones, debe reflejarse también el desarrollo principal de la reunión. Las resoluciones adoptadas por el Consejo de Supervisión fuera de las reuniones también deben constar en acta.
Disposición de aplicación: El Consejo de Supervisión debe reunirse cuando sea necesario, pero al menos una vez cada trimestre natural. No obstante, cualquier miembro del Consejo de Supervisión puede solicitar que el Presidente del Consejo de Supervisión convoque una reunión del Consejo de Supervisión sin demora, indicando el propósito y las razones.
Para garantizar un tiempo de preparación adecuado, la reunión se convocará por escrito al menos dos semanas antes de la fecha de la reunión, indicando el orden del día y las resoluciones propuestas. La convocatoria podrá enviarse en formato digital o, a petición de un miembro del Consejo de Supervisión, en papel. Las propuestas de resolución deben describirse o completarse con información adicional (por ejemplo, exposiciones de hechos, consideraciones, recomendaciones de actuación) de tal manera que el miembro del Consejo de Supervisión pueda formarse un juicio definitivo sobre el punto del orden del día y su comportamiento de voto sobre la base de estos documentos. La presentación posterior de documentos tras el envío de la invitación o el debate exclusivamente verbal de un punto del orden del día en la reunión son contrarios a este tiempo de preparación necesario y adecuado, que debe concederse a los miembros del Consejo de Supervisión en vista de su responsabilidad personal por sus decisiones. Si la presentación posterior de documentos o una discusión exclusivamente verbal es inevitable, ello requiere una justificación fáctica documentada por escrito en los documentos de invitación. No se presupondrá una razón objetiva si la no preparación de los documentos a tiempo se debe a razones organizativas o a deficiencias de procesamiento relacionadas con el tiempo.
Las actas deben prepararse en un plazo de 14 días laborables a partir de la fecha de la reunión y ser firmadas por el Presidente del Consejo de Supervisión y el secretario. Cada miembro debe recibir una copia del acta de la reunión en formato digital o, previa solicitud, en papel. Las actas y las resoluciones deben incluirse en los archivos empresariales de forma organizada.
Las resoluciones del Consejo de Supervisión sólo pueden adoptarse por escrito, incluso por fax o correo electrónico, o por teléfono (procedimiento de circulación) si ningún miembro se opone a este procedimiento. Deben evitarse las resoluciones aprobadas por teléfono. Si se adopta una resolución por teléfono, debe hacerse constar en acta a efectos de documentación, indicando el asunto, el momento y las circunstancias de la resolución, los participantes y las mayorías.
2.2 Tareas
- 2.2.1 La tarea del Consejo de Supervisión consiste en asesorar y controlar regularmente al Consejo de Administración en su gestión de la empresa. El objeto de la supervisión es, en particular, la corrección, la conveniencia y la eficiencia económica de la gestión, especialmente la
- limitación de las actividades de la empresa a sus cometidos estatutarios
- el cumplimiento de los deberes de diligencia de un empresario prudente y consciente,
- Conformidad de la planificación estratégica de la dirección con las orientaciones estratégicas de los accionistas,
- Integración de los objetivos empresariales operativos en los objetivos estratégicos de los accionistas,
- Cumplimiento de los objetivos empresariales operativos,
- Establecimiento y aplicación de un sistema eficaz de gestión, control y gestión de riesgos por parte de la dirección,
- Celebración de acuerdos de objetivos con la dirección.
Debe participar en las decisiones de importancia fundamental para la empresa.
Disposición de ejecución: La conveniencia significa la ejecución profesional de las actividades de gestión, la regularidad significa el cumplimiento de las disposiciones estatutarias, los estatutos, el reglamento interno y las instrucciones dadas a la dirección por la junta de accionistas. Eficiencia es la persecución de los objetivos corporativos a corto, medio y largo plazo por parte de la dirección sin asumir riesgos irrazonables para la empresa.
Además de las tareas de supervisión originales, cada miembro del Consejo de Supervisión es responsable de garantizar que el órgano de supervisión cumpla sus obligaciones de supervisión. El consejo de supervisión de una sociedad de control también debe vigilar, en el ámbito de sus posibilidades legales, que la dirección cumpla efectivamente los derechos de participación en las filiales y subfiliales.
La transferencia del derecho de nombramiento y revocación de los miembros de la dirección de la junta de accionistas al órgano de supervisión (artículos 45, 52 GmbHG), que es posible según el derecho de sociedades, no está permitida debido a las restricciones del artículo 108 (5) nº 1 GO.
- 2.2.2 El Consejo de Supervisión aprobará un reglamento interno.
Disposición de aplicación: El reglamento interno debe regular la frecuencia de las reuniones y los procedimientos de elección y votación, en particular los requisitos para la adopción de acuerdos, así como el cargo y las competencias del Presidente del Consejo de Supervisión. Además, el reglamento interno debe regular la formación de los comités y su trabajo (véase el apartado 2.4.2 del Código). - 2.2.3 Cada miembro del Consejo de Supervisión debe garantizar, a través de sus propias cualificaciones personales y profesionales, que es capaz de cumplir con sus deberes y responsabilidades de acuerdo con este Código de Gobierno Corporativo Público. La Ciudad Federal de Bonn y la empresa apoyan la educación y la formación continua a través de medidas adecuadas.
Disposición de aplicación: Con respecto a la responsabilidad asociada al cumplimiento del mandato, el departamento de gestión de inversiones elabora un manual para los miembros del Consejo de Supervisión en el que se explican sus derechos y obligaciones. Una vez elaborado, se pondrá a disposición de los titulares del mandato. - 2.2.4 Cada miembro del Consejo de Supervisión se asegurará de que dispone de tiempo suficiente para cumplir su mandato. Además, no se deberá ocupar más de un total de cinco mandatos del Consejo de Supervisión en empresas. Esto no se aplica a los directores administrativos ni a los cargos electos/suplentes.
Disposición de aplicación: En vista de la responsabilidad asociada al cumplimiento del mandato, cada miembro del Consejo de Supervisión es responsable de controlar la gestión de su tiempo. - 2.2.5 El Consejo de Supervisión revisará periódicamente la conveniencia y viabilidad de los límites de valor de los tipos de transacciones y actos jurídicos sujetos a aprobación.
Disposición de aplicación: Periódicamente significa al menos cada dos años. - 2.2.6 El Consejo de Supervisión revisará periódicamente la eficacia de sus actividades. Sin perjuicio de los criterios cualitativos que determine el Consejo de Supervisión, el objeto de las revisiones de eficiencia son, en particular, los procesos y procedimientos dentro del Consejo de Supervisión, el flujo de información entre los comités y el Consejo de Supervisión y el suministro puntual y suficiente de información al Consejo de Supervisión. Para ello, el departamento de gestión de inversiones proporciona una ayuda de trabajo estandarizada basada en las normas estatutarias. Los informes sobre los resultados y las recomendaciones de actuación para mejorar las actividades del Consejo de Supervisión deben adoptar la forma de un informe de resultados dirigido a los accionistas.
- 2.2.7 Los representantes municipales en los consejos de supervisión deben examinar detenidamente la aplicación de los objetivos establecidos en los estatutos y el fin público y, en caso necesario, realizar un examen crítico de los resultados de las actividades empresariales.
- 2.2.8 Deben apoyar activamente la aplicación de este gobierno corporativo público de la Ciudad Federal de Bonn y trabajar en sus comités para garantizar la aplicación de los puntos mencionados.
2.3 Funciones y competencias del Presidente del Consejo de Supervisión
- 2.3.1 El Presidente del Consejo de Supervisión coordina los trabajos del Consejo de Supervisión y preside sus reuniones. También representa los intereses del Consejo de Supervisión en el exterior. Las declaraciones del Consejo de Supervisión las realiza su Presidente en nombre del Consejo de Supervisión bajo la denominación "Consejo de Supervisión de ...".
- 2.3.2 El Presidente del Consejo de Supervisión mantendrá contactos regulares con el Consejo de Administración, en particular con el Presidente o Portavoz del Consejo de Administración, y debatirá con ellos la estrategia, el desarrollo de los negocios y la gestión de riesgos de la empresa.
- 2.3.3 El Presidente del Consejo de Supervisión será informado inmediatamente por el Consejo de Administración de los acontecimientos importantes que tengan trascendencia material para la evaluación de la situación y la evolución, así como para la gestión de la empresa. El Presidente del Consejo de Supervisión informará entonces al Consejo de Supervisión y, en caso necesario, convocará una reunión extraordinaria del Consejo de Supervisión.
- 2.3.4 Si no se ha constituido un Comité de Auditoría, el Consejo de Supervisión o el Presidente otorgará el mandato de auditoría al auditor y acordará con él los honorarios. Al hacerlo, el Presidente del Consejo de Supervisión debe hacer uso de la opción de determinar sus propios puntos focales para la auditoría y tener en cuenta las recomendaciones de la dirección de inversiones.
- 2.3.5 El Presidente del Consejo de Supervisión velará por que todos los miembros del Consejo de Supervisión cumplan las normas de confidencialidad (artículos 394, 395 de la Ley alemana de Sociedades Anónimas en relación con el artículo 52 de la Ley alemana de Sociedades de Responsabilidad Limitada y las disposiciones existentes en los estatutos).
- 2.3.6 El Presidente del Consejo de Supervisión es responsable de garantizar el cumplimiento de los contratos de trabajo del Consejo de Administración. El Consejo de Supervisión debe aprobar el contenido principal de los contratos (en particular, la estructura de la remuneración, incluidas las disposiciones en materia de pensiones).
- 2.3.7 El Presidente del Consejo de Supervisión puede decidir en lugar del Consejo de Supervisión en asuntos urgentes en los que una resolución ordinaria no pueda ser aprobada por el Consejo de Supervisión (incluso por procedimiento escrito) sin desventajas significativas para la empresa. Antes de tomar la decisión, el Presidente del Consejo de Supervisión debe, si es posible, consultar con su suplente. Las razones de la urgencia en que se basa la decisión deben documentarse y el Consejo de Supervisión debe ser informado inmediatamente de la decisión adoptada.
2.4 Creación de comisiones
- 2.4.1 Independientemente de cualquier obligación legal existente, el Consejo de Supervisión puede, en función de las circunstancias específicas de la empresa y del número de sus miembros, constituir comités especializados para aumentar la eficacia del trabajo del Consejo de Supervisión y tratar cuestiones complejas. Se trata, por ejemplo, de cuestiones relacionadas con la estrategia empresarial, las inversiones y la financiación.
y financiación. Los respectivos presidentes de los comités informan periódicamente al Consejo de Supervisión sobre el trabajo de los comités. - 2.4.2 La composición, las tareas y las competencias de los comités deben normalizarse en el reglamento interno del Consejo de Supervisión.
Disposición de aplicación: El procedimiento de nombramiento de los miembros de los comités tendrá en cuenta una representación adecuada de los miembros del Consejo de Supervisión que hayan sido elegidos por la Ciudad Federal de Bonn o a propuesta de la Ciudad Federal de Bonn. - 2.4.3 No se utilizará la posibilidad de delegar poderes decisorios en comités individuales del Consejo de Supervisión. Por el contrario, las resoluciones deben reservarse generalmente al Consejo de Supervisión.
Disposición de aplicación: Debido a la importancia y responsabilidad del Consejo de Supervisión, éste y, por tanto, los conocimientos y experiencia de sus miembros deben beneficiar a la empresa en la mayor medida posible. El traspaso de competencias decisorias a los comités es contrario a ello (véase el artículo 107, apartado 3, de la AktG).
2.5 Composición del Consejo de Supervisión
- 2.5.1 A la hora de efectuar los nombramientos, el Ayuntamiento de Bonn o el grupo parlamentario deben velar por que el Consejo de Supervisión cuente siempre con miembros que posean los conocimientos, aptitudes y experiencia profesional necesarios para el correcto desempeño de sus funciones y que sean suficientemente independientes. Además, las actividades de la empresa y los posibles
conflictos de intereses. El cumplimiento de los requisitos establecidos en las frases 1 y 2 debe comprobarse antes de proceder a un nuevo nombramiento (designación o reelección). Debe tenerse en cuenta a las mujeres de acuerdo con la normativa sobre igualdad de oportunidades (LGG). - 2.5.2 El asesoramiento y la supervisión independientes del Consejo de Administración por parte del Consejo de Supervisión también se ven facilitados por el hecho de que ningún antiguo miembro del Consejo de Administración debe ser miembro del Consejo de Supervisión.
- 2.5.3 Antes de ser nombrado o elegido, el miembro del Consejo de Supervisión debe declarar si desempeña tareas de asesoramiento o funciones de consejo para competidores de la empresa. Si el miembro del Consejo de Supervisión desempeña tales funciones por primera vez durante su mandato, deberá presentar la declaración conforme a la frase 1 sin que se le solicite y sin demora.
Disposición de aplicación: La Ley alemana de Sociedades Anónimas parte de la base de que el ejercicio de un mandato en el Consejo de Supervisión es un cargo secundario y que, por tanto, cada miembro del Consejo de Supervisión está sujeto a otros intereses creados que pueden dar lugar a conflictos con las actividades del Consejo de Supervisión.
2.6 Posibilidad de representación en el Consejo de Supervisión
- 2.6.1 Los miembros deben asistir regularmente a las reuniones del Consejo de Supervisión. No deben nombrarse suplentes de los miembros del Consejo de Supervisión para garantizar la continuidad del trabajo del Consejo. Si a pesar de ello se hace, la responsabilidad de supervisión del (primer) miembro del Consejo de Supervisión se mantiene en cualquier caso. Los sustitutos designados sólo se autorizarán en caso de prevención.
Disposición de aplicación: En vista de la importancia de la asistencia personal, los miembros del Consejo de Supervisión también deben asegurarse de que pueden participar plenamente en las reuniones. - 2.6.2 Los miembros ausentes del Consejo de Supervisión en los Consejos de Supervisión facultativos (véase el punto 2.1.1 del Código) sólo deben poder participar en la adopción de acuerdos del Consejo de Supervisión y de sus comités mediante la presentación de su voto por escrito por otra persona autorizada a participar, normalmente el Presidente del Consejo de Supervisión (mensaje de voto).
Disposición de aplicación: según la ley de sociedades anónimas, los miembros del Consejo de Supervisión no pueden hacer que otras personas desempeñen sus funciones (véase el art. 111, apdo. 6 AktG). Por lo tanto, un apoderado no es compatible, en general, con la organización como cargo personal. Si un miembro no puede asistir
Por lo tanto, sólo debería ser posible enviar un mensaje de voto en el que el mensajero no presente su propia declaración, sino que se limite a transmitir la declaración de voto del miembro ausente. Esta opción también debería utilizarse únicamente en casos individuales en los que el miembro no pueda asistir.
2.7 Remuneración
- 2.7.1 La remuneración de los miembros del Consejo de Supervisión debe tener en cuenta la responsabilidad y el ámbito de actividades de los miembros del Consejo de Supervisión, así como la situación económica de la empresa. Esto debe estipularse en los estatutos o aprobarse por la junta de accionistas (véase el artículo 113 (1) AktG). La remuneración debe revisarse periódicamente.
Disposición de aplicación: La remuneración total (incluido el reembolso de gastos y las eventuales dietas de asistencia) debe tener en cuenta los conocimientos técnicos necesarios, el tiempo requerido y los riesgos asociados a las funciones del miembro del Consejo de Supervisión, sin perjuicio de la situación económica. Deben tenerse en cuenta las condiciones marco de minimización de riesgos (por ejemplo, mediante la contratación de un seguro D&O). En el caso de empresas que no tengan una actividad predominante en el mercado o que deban considerarse unidades administrativas externalizadas, cabe suponer que no existe riesgo alguno que deba tenerse en cuenta en la remuneración. En la medida en que la remuneración se conceda por encima de un mero reembolso de gastos, deberá observarse el derecho laboral derivado actualmente aplicable en el sector público en lo que respecta a cualquier obligación existente de pagar una compensación si el miembro del Consejo de Supervisión se encuentra en una relación laboral y fiduciaria de derecho público. - 2.7.2 La remuneración total del Consejo de Supervisión y las tasas de remuneración de los miembros del Consejo de Supervisión deben publicarse individualmente en el informe de inversiones; la remuneración total del Consejo de Supervisión también debe publicarse en las notas de los estados financieros anuales. Esto puede variar si así lo deciden dos tercios del Consejo Municipal de Bonn.
- 2.7.3 Las remuneraciones pagadas o los beneficios concedidos por la sociedad a los miembros del Consejo de Supervisión por servicios prestados personalmente, en particular servicios de asesoramiento y de agencia, se publicarán por separado e individualmente en la memoria de las cuentas anuales.
2.8 Seguro de responsabilidad civil de administradores y directivos
- 2.8.1 La conclusión del seguro requiere la aprobación del Consejo de Supervisión o de la Junta de Accionistas. Las condiciones, en particular la suma asegurada, deben adaptarse a la situación de riesgo de la respectiva empresa.
- 2.8.2 En caso de siniestro, las prestaciones del seguro sólo podrán abonarse directamente a la empresa.
2.9 Conflictos de intereses
- 2.9.1 Cada miembro del Consejo de Supervisión está obligado a actuar en interés de la empresa. Al mismo tiempo, los representantes de la Ciudad Federal de Bonn en los comités del Consejo de Supervisión tendrán en cuenta los intereses particulares de la Ciudad Federal de Bonn, en particular las resoluciones de los comités municipales y del Consejo de la Ciudad Federal de Bonn, en el marco de las disposiciones estatutarias.
- 2.9.2 Ningún miembro del Consejo de Supervisión podrá perseguir intereses personales en sus decisiones ni aprovecharse de oportunidades de negocio a las que tenga derecho la empresa.
- 2.9.3 Cada miembro del Consejo de Supervisión revelará al Consejo de Supervisión cualquier conflicto de intereses, en particular los que puedan surgir como resultado de una función de consultoría o consejo con clientes, proveedores, prestamistas u otros socios comerciales de la empresa. En su informe a la junta de accionistas, el Consejo de Supervisión proporcionará información sobre cualquier conflicto de intereses que haya surgido y cómo se ha gestionado. Los conflictos de intereses significativos y no meramente temporales en la persona de un miembro del Consejo de Supervisión deben dar lugar a la terminación del mandato.
Disposición de aplicación: A diferencia de los conflictos de intereses específicos y permanentes, los conflictos de intereses potenciales no suelen impedir el nombramiento y la actividad como miembro del Consejo de Supervisión. En el reglamento interno debe establecerse una regulación correspondiente sobre el tratamiento de los conflictos de intereses. - 2.9.4 Deben evitarse en la medida de lo posible las transacciones, en particular los contratos de servicios y de trabajo, entre la empresa y los miembros activos del Consejo de Supervisión y sus familiares en el sentido del artículo 31, apartados 1 y 2, del Reglamento Interno o las empresas con las que estén personalmente relacionados. Esto también se aplica a las transacciones con antiguos miembros del Consejo de Supervisión que se celebren en los tres años siguientes al cese de su actividad. Si la conclusión de tales transacciones es inevitable, deben cumplir con las normas habituales del sector y las condiciones deben ser reveladas. Las razones de la inevitabilidad deben documentarse en el expediente. Las transacciones significativas deben requerir la aprobación del Consejo de Supervisión.
Disposición de aplicación: La Norma de Auditoría 255 de IDW - Transacciones con partes vinculadas en la auditoría de estados financieros puede servir de orientación para evaluar si existe una transacción de este tipo y su valoración.
La materialidad de las transacciones debe evaluarse en función de su importancia y/o de un límite (de valor contractual) que debe definirse.
Para garantizar la mayor transparencia posible, el término "condiciones" debe interpretarse en sentido amplio. En particular, se incluyen todas las obligaciones de ambas partes contratantes derivadas de la celebración del contrato que sean necesarias para el cumplimiento del mismo. Por este motivo, los contratos correspondientes deben celebrarse por escrito, sin perjuicio de las disposiciones del Derecho civil, y someterse a la aprobación del Consejo de Supervisión.
2.10 Deber de confidencialidad
- 2.10.1 En general, los miembros del Consejo de Supervisión están sujetos al deber de confidencialidad. Si, en casos excepcionales, se permite informar a terceros, debe garantizarse el mantenimiento de la confidencialidad en los informes. Los miembros del Consejo de Supervisión son responsables ante la empresa por daños y perjuicios en caso de incumplimiento del deber de confidencialidad. En caso de incumplimiento del deber de confidencialidad, el accionista debe examinar si la pertenencia al Consejo de la persona en cuestión debe cesar en beneficio de la empresa.
- Los miembros del Consejo de Supervisión que hayan sido elegidos o delegados en el Consejo de Supervisión a instancias de la Ciudad Federal de Bonn no están sujetos al deber de confidencialidad con respecto a los informes que deben presentar a la dirección de inversiones de la Ciudad Federal de Bonn. Esto no se aplica a la información confidencial y los secretos de la empresa, a saber, los secretos comerciales y empresariales, si su conocimiento no es relevante a efectos de los informes.
3 Gestión
3.1 Fundamentos
- 3.1.1 La dirección puede estar compuesta por una o varias personas y tener un presidente o portavoz. Por lo general, la dirección es nombrada y destituida por la junta de accionistas. Si hay varias personas, el reglamento interno debe regular el reparto de responsabilidades y la cooperación en el seno del Consejo de Administración, en particular en lo que se refiere a la representación. El reglamento interno debe ser aprobado por el Consejo de Supervisión.
Disposición de aplicación: En caso de que haya varios directores gerentes designados, son responsables conjuntamente de la gestión de la empresa. Deben informarse mutuamente de los acontecimientos importantes en sus ámbitos de responsabilidad. - 3.1.2 La dirección gestiona los negocios de la empresa y debe ejercer la diligencia de un hombre de negocios prudente en los asuntos de la empresa. La dirección representa a la empresa sola, conjuntamente o junto con un signatario autorizado ante los tribunales y fuera de ellos.
Disposición de aplicación: En el caso de una GmbH, las instrucciones pueden emitirse mediante resolución de los socios. Los estatutos de una GmbH pueden estipular que un órgano de supervisión, normalmente el consejo de vigilancia, esté autorizado a dar instrucciones a la dirección. En aras de una clara separación de responsabilidades, esto sólo debe utilizarse con moderación, sobre todo porque la libertad empresarial que existe en principio
libertad empresarial en favor de la dirección debe servir para lograr un cumplimiento mejor y más económico de los objetivos perseguidos con la participación. Por ello, el órgano de control debe examinar prioritariamente si procede establecer una reserva de consentimiento (véase el punto 2.1.3). - 3.1.3 Un poder para la totalidad de las operaciones empresariales (art. 54 HGB, poder general) sólo puede otorgarse en casos excepcionales urgentes y por un período de tiempo limitado. Por regla general, no deben concederse poderes exclusivos. La exención de las restricciones del artículo 181 del BGB sólo debe concederse caso por caso en casos excepcionales justificados, pero en ningún caso con carácter general. La frase 3, 2ª mitad, no se aplica en empresas del grupo si existe una necesidad empresarial imperiosa de conceder una exención general. Esto es
especialmente el caso si, debido a la estructura del grupo, una exención caso por caso sería desproporcionada e impracticable debido a su frecuencia.
Disposición de aplicación: El tratamiento restrictivo de la exención de la prohibición de negociación por cuenta propia de conformidad con el artículo 181 del BGB sirve para evitar los conflictos de intereses que podrían surgir si un administrador delegado actúa simultáneamente en nombre propio y en nombre de un tercero y actúa en nombre de un tercero.
y en nombre de un tercero al mismo tiempo, dejando en un segundo plano los intereses de la empresa. - 3.1.4 La dirección debe concentrarse en la plena realización del objeto social y del mandato público de la empresa.
3.2 Tareas y responsabilidades
- 3.2.1 El Consejo de Administración cumplirá activamente sus funciones de desarrollo de objetivos estratégicos frente a los accionistas y el Consejo de Supervisión.
Disposición de aplicación: La orientación estratégica tiene por objeto las decisiones empresariales fundamentales en el marco definido por el objeto y la finalidad de la empresa. En particular, incluye cuestiones como la apertura de nuevas áreas de negocio y -en relación con esto- cuestiones de inversión y financiación. En las sociedades de control, la dirección tiene la tarea adicional de supervisar cuidadosamente las filiales y subfiliales. - 3.2.2 La dirección debe definir para los empleados de la empresa objetivos operativos claros y mensurables para la ejecución y realización del objeto social.
Disposición de ejecución: se puede dar por supuesta una formulación clara y mensurable de los objetivos si cumple los requisitos SMART (específicos, mensurables, alcanzables, realistas y sujetos a plazos). - 3.2.3 La dirección garantiza una gestión y un control adecuados de los riesgos, incluido un sistema eficaz de auditoría/control interno en la empresa. La eficacia del sistema de gestión de riesgos debe comunicarse periódicamente al Consejo de Supervisión, al menos después del cierre de cada ejercicio, como parte de las cuentas anuales.
Disposición de aplicación: El sistema de gestión de riesgos descrito es fundamentalmente un instrumento específico de cada empresa (individual). En las empresas que ejercen el control, también debe implantarse un sistema de gestión de riesgos a nivel de todo el grupo para la presentación global de los riesgos agregados.
También debería implantarse un sistema de gestión de riesgos. - 3.2.4 La función de auditoría interna debe ser reconocida como una unidad independiente.
- 3.2.5 La dirección debe implantar un sistema de información. Informa al Consejo de Supervisión y a la dirección de inversiones con regularidad, prontitud y exhaustividad, en particular sobre todas las cuestiones relevantes para la empresa relativas a la planificación, el desarrollo empresarial, la situación de los riesgos y la gestión de riesgos. Aborda cualquier desviación en el curso de los negocios de los planes y objetivos establecidos, indicando las razones. Para más detalles sobre el sistema de informes, véase la Directiva sobre participaciones (véase la Parte B de este documento, Gobernanza empresarial pública, nº 6).
- 3.2.6 La dirección prepara los estados financieros anuales y el informe de gestión de conformidad con las disposiciones del Libro Tercero del Código de Comercio alemán (HGB) para grandes empresas y las disposiciones de la Ley alemana de principios presupuestarios (HGrG) y, en caso necesario, complementados por otras normativas específicas del sector. Para más detalles, véase la directriz de participación (véase la Parte B de este Informe de Gobierno Corporativo, nº 5).
- 3.2.7 La dirección debe implicar al equipo de gestión de inversiones en el proceso de preparación del plan de negocio y de los estados financieros anuales con suficiente antelación antes de que sean debatidos por el Consejo de Supervisión, de modo que las características especiales, las cuestiones contables y los efectos sobre el presupuesto municipal puedan debatirse con antelación y los acuerdos puedan aplicarse mejor. Otros detalles del plan de negocio
Los detalles del plan de negocio se establecen en las directrices de inversión (véase la Parte B de esta Gobernanza Corporativa Pública, nº 4). - 3.2.8 Además, la dirección debe apoyar activamente a la dirección de inversiones en la preparación del informe de inversiones y de los estados financieros consolidados facilitando los datos necesarios en una fase temprana. Para más detalles, véase la Directiva sobre participaciones (véase la Parte B de la presente Gobernanza empresarial pública, nº 7).
- 3.2.9 La dirección también debe basar sus decisiones en los objetivos de la ciudad en su conjunto y tener así en cuenta la responsabilidad pública.
- 3.2.10 La Junta Directiva dirigirá los negocios y sus participaciones de conformidad con la ley, los estatutos y el gobierno corporativo público de la Ciudad Federal de Bonn.
- 3.2.11 La Junta Directiva deberá garantizar que los demás gastos de la empresa, en particular los de consulta, representación y patrocinio, excursiones especializadas, regalos y eventos, sean justificables en términos de eficiencia económica y economía.
- 3.2.12 La dirección debe tomar medidas suficientes para prevenir la corrupción. En los ámbitos susceptibles de corrupción, debe aplicarse el principio de doble control, además de otras medidas adecuadas. Debe elaborarse una directriz anticorrupción y de cumplimiento correspondiente para la empresa (dirección y empleados).
Disposición de aplicación: Debido a la importancia de la prevención de la corrupción como componente de la gestión de riesgos y el control, la unidad responsable de la prevención de la corrupción debe depender directamente de la dirección.
La adjudicación de contratos públicos, en particular, es un área especialmente susceptible de corrupción debido a su impacto financiero. Además del estricto cumplimiento del principio de doble control, las medidas enumeradas en la circular pertinente del MIK (Prevención y lucha contra la corrupción en la administración pública) se tienen en cuenta regularmente para prevenir y minimizar el riesgo de corrupción. Por lo tanto, estas medidas deben formar parte de las directrices anticorrupción y de cumplimiento que se publiquen.
3.3 Remuneración
- 3.3.1 La remuneración total comprende los componentes monetarios de la remuneración, los compromisos en materia de pensiones, otras prestaciones, en particular en caso de cese, los beneficios complementarios de todo tipo y las prestaciones de terceros prometidas o concedidas durante el ejercicio en relación con las actividades de gestión. Los componentes monetarios de la remuneración pueden incluir tanto componentes fijos como variables. Los componentes variables deben incluir componentes puntuales o recurrentes anualmente vinculados en particular al éxito sostenido de la empresa, así como componentes con efecto incentivador a largo plazo y carácter de riesgo.
- 3.3.2 Además de la adecuación de la remuneración total, todos los componentes de la remuneración deben ser adecuados en sí mismos. La adecuación de la remuneración puede presumirse, en general, si se corresponde con los puntos clave aplicables a los contratos de directores gerentes de participaciones municipales adoptados por el Consejo de la Ciudad Federal de Bonn.
Disposición de aplicación: A la hora de evaluar la idoneidad de la remuneración, debe tenerse en cuenta como aspecto clave en qué medida una empresa opera en mercados monopolísticos y, por tanto, sólo está expuesta a una competencia limitada.
Los compromisos en caso de cese de actividad como miembro del Consejo de Administración deben tener en cuenta si la salida de este cargo se debe a razones regulares o extraordinarias.
Los puntos clave actualmente aplicables de los contratos de consejero delegado para participaciones municipales se basan en la resolución del Ayuntamiento de Bonn de 27 de marzo de 2014 (impreso n.º 1410669). - 3.3.3 El Consejo de Supervisión determinará una parte de la remuneración del Consejo de Administración en función de los resultados, teniendo en cuenta cualquier remuneración del Grupo a un nivel adecuado. Los criterios para la adecuación de la remuneración incluyen, en particular, las tareas del miembro del Consejo de Administración, su rendimiento, así como la situación económica, el éxito a largo plazo y las perspectivas de futuro de la empresa, teniendo en cuenta su carácter municipal.
empresa, teniendo en cuenta su entorno municipal comparado. - 3.3.4 Los miembros del Consejo de Administración sólo pueden asumir actividades secundarias, en particular mandatos del Consejo de Supervisión fuera de la empresa, con la aprobación del Consejo de Supervisión.
Disposición de aplicación: Esta disposición tiene por objeto prevenir de antemano posibles conflictos de intereses. Debe aclararse contractualmente si y en qué medida el Consejo de Administración, por resolución del órgano de vigilancia, asume actividades secundarias en interés de la empresa, si y en qué medida deben transferir los ingresos procedentes de actividades secundarias y si, cuando dejan la empresa, deben transferir los ingresos asumidos en interés de la empresa.
de la empresa, deben renunciar a las actividades secundarias asumidas en interés de la empresa. - 3.3.5 La remuneración/remuneración de los miembros de la dirección debe figurar en el informe de inversiones. También debe hacerse constar si los accionistas han contraído compromisos en materia de pensiones. La remuneración de los miembros de la dirección será revisada por el órgano de supervisión.
- 3.3.6 La correcta gestión de la remuneración de los miembros de la dirección deberá ser revisada por el auditor y confirmada por escrito.
Disposición de aplicación: la confirmación debe incluirse en el informe sobre las remuneraciones como parte del informe de auditoría sobre los estados financieros anuales. - 3.3.7 Los consejos de administración de las empresas en las que la Ciudad Federal de Bonn tiene una participación mayoritaria y en las que posee acciones directas están formalmente obligados a cumplir escrupulosamente sus obligaciones sobre la base del Código de Obligaciones alemán a la conclusión del contrato de trabajo y, por lo tanto, son tratados como funcionarios públicos en virtud del derecho penal, en la medida en que no sea ya el caso sobre la base de la Sección 11 (1) nº 2 del Código Penal alemán (StGB).
No. 2 StGB es el caso. En caso de duda, deberá obtenerse un compromiso formal.
Disposición de aplicación: La obligación formal en virtud de la Verpflichtungsgesetz sirve como medida adicional para minimizar el riesgo de corrupción (véase el nº 3.5 de la Circular MIK "Prevención y lucha contra la corrupción en la administración pública").
3.4 Conflictos de intereses
- 3.4.1 Los miembros de la dirección están sujetos a una amplia cláusula de no competencia durante su trabajo para la empresa.
- 3.4.2 Los miembros de la dirección y los empleados no podrán exigir ni aceptar beneficios u otras ventajas de terceros en relación con su trabajo, ni para sí mismos ni para otras personas, ni conceder a terceros ventajas injustificadas. Los miembros del Consejo de Administración podrán aceptar invitaciones a conferencias, recepciones o actos sociales (culturales, deportivos, políticos), incluida la hospitalidad habitual y apropiada.
incluida la hospitalidad habitual y apropiada- si la participación oficial del miembro de la dirección en el acto redunda en interés de la empresa. Se regularán más detalles en las directrices anticorrupción y de cumplimiento de conformidad con el nº 3.2.12 de este Código.
Disposición de aplicación: El término "beneficios" se refiere en particular a "recompensas y regalos". Éstos y "otros beneficios" son, en general, todos los beneficios gratuitos, incluidos los servicios, a los que no se tiene derecho y que suponen objetivamente una mejora material o inmaterial (beneficio). También existe beneficio gratuito si hay una contraprestación, pero ésta es desproporcionada en relación con el beneficio concedido.
Por otra parte, la hospitalidad no es objetable en caso de que se acepte una invitación en interés de la empresa si se basa en las normas de comportamiento social, que incluso un miembro de la dirección no puede evitar sin violar las normas sociales. - 3.4.3 Los miembros de la Junta Directiva están obligados a actuar en interés de la empresa. Ningún miembro del Consejo de Administración puede perseguir intereses personales en sus decisiones y utilizar para sí oportunidades de negocio a las que la empresa tiene derecho.
- 3.4.4 Cada miembro del Consejo de Administración revelará inmediatamente cualquier conflicto de intereses al Consejo de Supervisión e informará de ello a los demás miembros del Consejo de Administración, en particular si existen motivos de parcialidad de conformidad con el artículo 31, apartados 1 y 2, de la GO. Deben evitarse en la medida de lo posible las transacciones, en particular los contratos de servicio y de trabajo, entre la empresa y los miembros activos de la Dirección Ejecutiva y sus familiares en el sentido del artículo 31 (1) y (2) del Reglamento Interno. Esto también se aplica a las transacciones con antiguos miembros del Consejo de Administración que se celebren en los tres años siguientes al cese de sus actividades. Si la conclusión de tales transacciones es inevitable, deben cumplir con las normas habituales del sector y las condiciones deben ser reveladas. Las razones de la inevitabilidad deben documentarse en el expediente. Las transacciones significativas deben requerir la aprobación del Consejo de Supervisión.
Disposición de aplicación: La Norma de Auditoría 255 de IDW - Transacciones con partes vinculadas en la auditoría de estados financieros puede servir de orientación para evaluar si existe una transacción de este tipo y su valoración.
La materialidad de las transacciones debe evaluarse en función de su importancia y/o de un límite (de valor contractual) que debe definirse.
Para garantizar la mayor transparencia posible, el término "condiciones" debe interpretarse en sentido amplio. En particular, se incluyen todas las obligaciones de ambas partes contratantes derivadas de la celebración del contrato que sean necesarias para el cumplimiento del mismo. Por este motivo, los contratos correspondientes deben celebrarse por escrito, sin perjuicio de las disposiciones del Derecho civil, y someterse a la aprobación del Consejo de Supervisión.
3.5 Seguro de responsabilidad civil de administradores y directivos
- 3.5.1 Si la empresa contrata un seguro D&O para el Consejo de Administración, se acordará una franquicia proporcional a la remuneración en caso de siniestro. Se considera adecuada una franquicia de al menos el diez por ciento del siniestro hasta al menos una vez y media la remuneración anual fija del Consejo de Administración para un Consejo de Administración a tiempo completo.
Disposición de aplicación: De conformidad con las disposiciones de la Ley alemana de Sociedades Anónimas (artículo 93 (2) frase 3 AktG), la franquicia para los miembros del Consejo de Administración contiene una cuota porcentual, en función de las pérdidas (diez por ciento de las pérdidas), limitada a un límite máximo anual absoluto (una vez y media la remuneración fija o básica anual). Se trata de valores mínimos a partir de los cuales no existe límite superior. No obstante, el objetivo del Reglamento es limitar la deducibilidad en relación con las pérdidas de un año. - 3.5.2 La conclusión de la póliza de seguro requiere la aprobación del Consejo de Supervisión o de la junta de accionistas. Las condiciones, en particular la suma asegurada, deben adaptarse a la situación de riesgo de la respectiva empresa.
- 3.5.3 En caso de siniestro, las prestaciones del seguro sólo podrán abonarse directamente a la empresa.
3.6 Duración del nombramiento y del empleo
- 3.6.1 Por regla general, el nombramiento como Director General debe tener una duración de cinco años. Se permiten los nombramientos repetidos o las prórrogas del mandato por otros cinco
años. Para ello se requiere una nueva resolución del órgano responsable, que puede aprobarse como muy pronto un año antes de la expiración del mandato anterior.
mandato anterior. No obstante, la decisión sobre la prórroga debe tomarse a más tardar tres meses antes de que finalice el mandato.
Disposición de aplicación: En el caso del nombramiento inicial de un administrador delegado, también puede considerarse un mandato más breve, siempre que ello redunde en razones operativas y, por tanto, en interés de la empresa.
razones operativas y, por tanto, redunde en interés de la sociedad.
El nombramiento de un miembro de la dirección de la GmbH puede revocarse en cualquier momento, con independencia de las reclamaciones derivadas del contrato de trabajo (art. 38 A0bs. 1 GmbHG). La posibilidad de limitar la admisibilidad de la revocación en los estatutos a la existencia de una causa justificada (art. 38 (2) GmbHG) sólo debe utilizarse en casos excepcionales. En caso de revocación del nombramiento, debe examinarse inmediatamente la posibilidad de una rescisión, en particular una rescisión del contrato de trabajo, ya que una rescisión por causa justificada sólo puede efectuarse en un plazo de dos semanas (artículo 626 (2) BGB).
Los plazos de preaviso previstos para la prórroga del mandato también deben figurar en el respectivo contrato de trabajo. - 3.6.2 Para los nuevos nombramientos en puestos de dirección debe llevarse a cabo un procedimiento de licitación. Los órganos de la empresa responsables de los nombramientos y el empleo garantizarán un procedimiento adecuado.
3.7 Cooperación entre el Consejo de Administración y el Consejo de Supervisión
- 3.7.1 El Consejo de Administración y el Consejo de Supervisión colaboran estrechamente en beneficio de la empresa, teniendo en cuenta el cumplimiento del fin público y el éxito económico de la
cumplimiento del fin público y el éxito económico de la empresa, así como los intereses generales de la Ciudad Federal de Bonn.
Disposición de aplicación: El bienestar de la empresa y la consecución del éxito económico de la empresa exigen, en particular, el cumplimiento de las leyes pertinentes y otras normativas de obligado cumplimiento.
leyes, otras normas de obligado cumplimiento y el estado actual de los conocimientos y experiencias empresariales en materia de buena y responsable gestión y supervisión empresarial, y
gestión y supervisión corporativas responsables, así como el gobierno corporativo público de la Ciudad Federal de Bonn.
Los deberes que deben observar el Consejo de Administración y el Consejo de Supervisión resultan, por un lado, de los requisitos legales individuales y del Código,
por otra, de los deberes generales de lealtad y diligencia. - 3.7.2 Proporcionar al Consejo de Supervisión información suficiente es responsabilidad conjunta del Consejo de Administración y del Consejo de Supervisión.
- 3.7.3 El Consejo de Supervisión especificará la naturaleza y el alcance de los deberes de información y rendición de cuentas del Consejo de Administración (véase el número 3.2.5). En particular, éstas deberán
prever que se informe con prontitud si se prevén gastos adicionales inevitables y significativos o una reducción de los ingresos o gastos adicionales para inversiones importantes que pongan en peligro el éxito de la empresa.
Disposición de aplicación: Los informes de gestión al Consejo de Supervisión deben presentarse siempre por escrito. Un miembro individual del Consejo de Supervisión también tiene derecho a un informe, pero sólo al Consejo de Supervisión en su conjunto.
En principio, debe suponerse una amenaza para el éxito de la empresa por aplicación análoga del artículo 81 (2) GO si se cumplen las condiciones allí especificadas para la adopción obligatoria de estatutos presupuestarios suplementarios. - 3.7.4 El buen gobierno corporativo requiere un debate abierto entre el Consejo de Administración y el Consejo de Supervisión. La preservación exhaustiva de la confidencialidad es de
de importancia decisiva.
Disposición de aplicación: El mantenimiento de la confidencialidad es de importancia decisiva en relación con las funciones de asesoramiento y control del Consejo de Supervisión.
Independientemente de ello, sin embargo, el Consejo de Administración tiene un deber incondicional de apertura frente al Consejo de Supervisión.
Además, deben tenerse en cuenta los requisitos especiales de información de la Ciudad Federal y el mandato legal que le incumbe en el marco de las disposiciones legales (en particular los artículos 394, 395 AktG, artículo 113 (5) GO) mediante una cooperación de confianza entre los órganos sociales y la dirección de inversiones. - 3.7.5 Todos los miembros del Consejo de Administración velarán por que los empleados contratados por ellos cumplan del mismo modo el deber de confidencialidad.
- 3.7.6 El Consejo de Administración prepara las reuniones del Consejo de Supervisión y de sus comités y, en general, asiste a las reuniones del Consejo de Supervisión. En caso necesario, el Consejo de Supervisión puede reunirse sin el Consejo de Administración.
- 3.7.7 No deben concederse préstamos de la empresa a los miembros del Consejo de Administración y del Consejo de Supervisión ni a sus familiares, de conformidad con los apartados 1 y 2 del artículo 31 del GO. Si, a pesar de ello, se conceden en casos excepcionales justificados, será necesaria la aprobación del Consejo de Supervisión. Deberá dejarse constancia de los motivos por los que se recurre a esta excepción.
Disposición de aplicación: El enfoque restrictivo en relación con la concesión de cualquier préstamo sirve para evitar conflictos de intereses. - 3.7.8 El Consejo de Administración y el Consejo de Supervisión informarán anualmente sobre el gobierno corporativo de la empresa en un informe conjunto a la dirección de inversiones. Esto incluye, en particular, una explicación de cualquier desviación de las recomendaciones de este Código (declaración de conformidad). También pueden hacerse comentarios sobre las sugerencias del Código (disposiciones "debería/podría").
Parte B - Directrices de participación
Las regulaciones que figuran en la Parte A - Código de Gobierno Corporativo Público describen las normas clave para aumentar la eficiencia, la transparencia y el control de las participaciones en sociedades de derecho privado de la Ciudad Federal de Bonn. Representan, por tanto, el marco general de actuación para todos los implicados, que deliberadamente no deben ni pueden tener la pretensión plena de una aplicabilidad directa y operativa.
Más bien, este objetivo debe perseguirse con la presente Directriz de participación, de modo que los requisitos descritos en el Código antes mencionado puedan aplicarse de forma factible y eficaz. En este sentido, la Directriz de Participación representa una directriz de trabajo que concreta las normas del Código de Gobierno Corporativo Público y es vinculante para todas las partes implicadas. Por razones de proporcionalidad, la directriz de participación se limita en sus explicaciones detalladas a los procesos de trabajo esenciales y recurrentes anualmente que son de especial importancia para la empresa respectiva. En concreto, se trata de las siguientes actividades
- Plan de empresa,
- contabilidad y auditoría,
- elaboración de informes e
- informe de participación.
Las normas que especifican los procesos de trabajo mencionados tienen por objeto, por tanto, garantizar que conduzcan a una simplificación coordinada y específica del trabajo, a la normalización y al aseguramiento de la calidad, y que se lleven a cabo de manera uniforme y comprensible en toda la empresa. Esto se consigue definiendo normas y requisitos mínimos relacionados con los procesos de trabajo en los ámbitos que se enumeran a continuación:
- Contenido,
- procesos,
- responsabilidades y
- competencias.
4 Plan de empresa
4.1 Programación y debate preliminar
- 4.1.1 El plan de negocio debe ser elaborado por la dirección con antelación suficiente al inicio del nuevo ejercicio, en aplicación análoga de las disposiciones aplicables a las empresas propias (principio de priorización). El plan de negocio debe presentarse al Consejo de Supervisión o a la Junta de Accionistas para su aprobación a más tardar en la última reunión del ejercicio anterior.
- 4.1.2 El proyecto de plan de negocio debe discutirse con los representantes de la gestión de inversiones al menos dos semanas antes del envío de los documentos del Consejo de Supervisión (reunión del plan de negocio). La empresa fijará una fecha para ello con la dirección de inversiones. El borrador de los documentos se pondrá a disposición de la dirección de inversiones al menos una semana antes de la reunión.
- 4.1.3 El plan de negocio, junto con la planificación financiera a medio plazo, se enviará a la dirección de inversiones inmediatamente después de su adopción, a más tardar una semana después de la adopción de la resolución.
4.2 Contenido del plan de empresa
- 4.2.1 El plan de empresa se divide en un plan de pérdidas y ganancias, un plan de activos netos y una descripción de la plantilla. El plan de negocio también debe incluir un plan financiero.
Si es posible, el plan debe organizarse por divisiones y basarse en las cuentas de las divisiones existentes en los estados financieros anuales. El plan de beneficios y
Para el plan de pérdidas y ganancias y de activos debe prepararse una sección explicativa en la que se presente la base de planificación (locales) y se comenten las principales influencias, evoluciones y desviaciones con respecto a las cifras del ejercicio anterior. - 4.2.2 La planificación económica y financiera debe basarse en un plan quinquenal. Esto incluye información sobre el ejercicio que se va a planificar y sobre otros cuatro ejercicios.
- 4.2.3 Sobre la base del plan quinquenal, de conformidad con el número 4.2.2, las cifras del plan de beneficios deben presentarse, como mínimo, para los siguientes periodos:
- Cifras reales del año anterior,
- Cifras previstas para el año en curso,
- extrapolación del año en curso,
- cifras presupuestadas para el nuevo ejercicio,
- cifras presupuestadas para los cuatro ejercicios siguientes.
El plan de beneficios debe estructurarse al menos como la cuenta de pérdidas y ganancias. - 4.2.4 Además del número de puestos previsto para el nuevo ejercicio, la visión de conjunto de los puestos debe mostrar también los puestos objetivo y su dotación real en el ejercicio en curso.
Debe elegirse una fecha de notificación adecuada, normalmente el 30 de junio, para determinar la plantilla real. Los puestos deben clasificarse por separado en función de su valor, que suele ser
que suele expresarse por el respectivo grupo salarial sobre la base de una valoración del puesto con arreglo a la legislación sobre negociación colectiva. Los puestos equivalentes pueden resumirse en la descripción general del puesto. En su caso, los puestos pueden asignarse a las respectivas divisiones a efectos informativos. Deben explicarse los cambios significativos en el número objetivo de puestos en comparación con el año anterior, así como cualquier número significativo de puestos sin cubrir. La materialidad se da generalmente si se aumenta el valor de los puestos individuales, se crean nuevos puestos o se van a eliminar puestos ya establecidos. Se supone que los puestos no cubiertos son significativos si el número de puestos no cubiertos en el
al menos el cinco por ciento del número objetivo de puestos a la fecha del informe. - 4.2.5 El plan de activos contiene las entradas y salidas de efectivo previstas para el periodo de planificación derivadas de las actividades de inversión de la empresa y de la gestión del crédito.
la empresa. Además de los importes previstos, las inversiones planificadas deben explicarse detalladamente. En particular, las explicaciones deben abordar la necesidad de la respectiva medida de inversión, su financiación (por ejemplo, subvenciones o ayudas a la inversión previstas de terceros) y los costes de seguimiento previstos. En el caso de inversiones de mayor envergadura, deberán incluirse los cálculos de rentabilidad realizados, eventualmente para distintas variantes, o una referencia a las resoluciones de la comisión existentes al respecto. En el caso de inversiones de escasa importancia financiera, se podrá prescindir de las explicaciones de las frases 2 a 4. - 4.2.6 El plan financiero contiene las entradas y salidas de liquidez previstas para el período de planificación, con una presentación complementaria de la procedencia y utilización de los fondos. La variación de la liquidez puede determinarse directamente o utilizando el método indirecto a partir de los resultados anuales previstos según el plan de beneficios. Si se utiliza el método indirecto, éste y su presentación en el plan financiero deben basarse en la norma contable alemana nº 21 "Estado de flujos de tesorería".
- 4.2.7 Además del plan de ingresos y activos, las sociedades de cartera también deben incluir acuerdos de objetivos en el plan de negocio. Los objetivos se fijan para el programa de resultados y el marco financiero del año de planificación correspondiente. Estos objetivos deben estar claramente formulados y ser operativos. En consecuencia, los objetivos estratégicos también deben tenerse en cuenta en el plan financiero. En este contexto, el plan de negocio debe contener declaraciones sobre los datos de rendimiento de la empresa en cartera.
5 Contabilidad y auditoría
5.1 Programación y debate preliminar
- 5.1.1 El calendario de elaboración de los informes financieros y de auditoría debe coordinarse con el departamento de gestión de inversiones para garantizar que los estados financieros consolidados de la ciudad se preparen a tiempo y que se obtengan las instrucciones para la junta de accionistas de los comités de la ciudad y del Ayuntamiento de Bonn. Deben observarse los plazos legales de preparación y aprobación aplicables a la contabilidad (en particular, el artículo 264 del Código de Comercio alemán (HGB) y el artículo 42a de la Ley de Sociedades Anónimas (GmbHG)).
- 5.1.2 Las cuentas anuales deberán debatirse con los representantes de la gestión de inversiones al menos dos semanas antes del envío de los documentos del Consejo de Supervisión (reunión sobre las cuentas anuales). La empresa fijará una fecha para ello con la dirección de inversiones. El auditor deberá asistir a la reunión preliminar. Los documentos relativos a los estados financieros anuales, incluido el proyecto de informe de auditoría, se pondrán a disposición de la dirección de inversiones al menos una semana antes de la fecha de la reunión.
- 5.1.3 Los estados financieros anuales y el informe de gestión se enviarán a la dirección de inversiones inmediatamente después de su aprobación, a más tardar una semana después de la misma. Si los auditores preparan una carta de gestión, ésta también deberá remitirse a la dirección de inversiones.
5.2 Contenido de los estados financieros anuales y del informe de gestión
- 5.2.1 Sin perjuicio del contenido legalmente exigido de los estados financieros anuales y del informe de gestión, los estados financieros anuales deben contener, en general, la información adicional enumerada en los números 5.2.2 a 5.2.6.
- 5.2.2 Los estados financieros anuales deben contener información sobre los datos de rendimiento específicos de la empresa.
- 5.2.3 Si resulta apropiado para la empresa, los estados financieros anuales deben incluir un estado por segmentos. Los segmentos de la empresa deben presentarse en forma de cuenta de resultados. En caso necesario, las divisiones deberán acordarse con la dirección de inversiones.
- 5.2.4 En las notas a los estados financieros anuales deben explicarse las relaciones con los miembros del Ayuntamiento de Bonn o de la administración que puedan calificarse de partes vinculadas en el sentido de la normativa contable aplicable. Además, deben incluirse en las notas las revelaciones adicionales resultantes del Código (véanse los números 2.7.2, 2.7.3).
- 5.2.5 Además de los principios establecidos en el Código para la elaboración y la auditoría de las cuentas anuales y el informe de gestión, también deben divulgarse y evaluarse la marcha de los negocios y la evolución prevista de la empresa, así como los acontecimientos de especial relevancia y los indicios de riesgos importantes para la evolución futura (véase el artículo 289 del Código de Comercio).
- 5.2.6 El informe conjunto del Consejo de Administración y del Consejo de Supervisión sobre el gobierno corporativo de la empresa (cf. nº 3.7.8 del Código) debe formar parte del informe de gestión junto con los demás informes.
5.3 Características del auditor
- 5.3.1 Debe garantizarse la independencia del auditor propuesto. A tal fin, el auditor deberá presentar una autodeclaración en la que indique si existen, y en caso afirmativo, qué relaciones profesionales, financieras o de otro tipo entre el auditor y sus órganos ejecutivos y directores de auditoría, por una parte, y la empresa y los miembros de sus órganos ejecutivos, por otra, que puedan dar lugar a dudas sobre su independencia.
- 5.3.2 La declaración deberá incluir también en qué medida se han prestado otros servicios para la empresa en el ejercicio anterior, en particular en el sector de la consultoría, o se han acordado contractualmente para el ejercicio siguiente.
- 5.3.3 Un auditor o una empresa de auditoría que audite los estados financieros anuales de una empresa no podrá recibir al mismo tiempo encargos de consultoría de mayor envergadura estratégica para la misma empresa. En casos excepcionales justificados, la dirección de inversiones podrá autorizar excepciones.
- 5.3.4 Para garantizar el nivel exigido de calidad de la auditoría, el auditor debe aportar pruebas de su idoneidad para aceptar el encargo de auditoría. Esto suele hacerse presentando al menos los siguientes documentos:
- Autodeclaración de que no existen motivos de exclusión de conformidad con los artículos 123 y 124 de la GWB,
- Balances, número de empleados y volumen de negocios total de los dos últimos ejercicios,
- Justificante de seguro de responsabilidad civil profesional con una suma asegurada adecuada de al menos 1 millón de euros,
- Lista de referencia de las empresas auditadas en los dos últimos años con referencia a la actividad principal de la empresa para la que se acepta el encargo de auditoría,
- Prueba de amplios conocimientos de la nueva gestión financiera municipal, en particular de la auditoría de empresas en Renania del Norte-Westfalia,
- Pruebas de los controles de calidad realizados (revisión por pares; véanse las secciones 57a, 57g del WPO). - 5.3.5 La presentación de documentos para evaluar la capacidad económica, financiera y técnica (documentos conforme al nº 5.3.4, con excepción de la autodeclaración de inexistencia de motivos de exclusión) podrá no exigirse en casos concretos y sólo si la capacidad del auditor propuesto está prácticamente garantizada por la aceptación previa de encargos de auditoría en el grupo de la Ciudad Federal de Bonn. Al hacer uso de esta excepción debe aplicarse un estricto criterio de apreciación.
5.4 Motivos de exclusión y parcialidad, obligación de informar
- 5.4.1 El Consejo de Supervisión acordará con el auditor que el Presidente del Consejo de Supervisión sea informado inmediatamente de cualquier motivo de recusación o parcialidad que surja durante la auditoría, a menos que éstos no puedan eliminarse.
- 5.4.2 El Consejo de Supervisión acordará que el auditor informe sin demora sobre todos los hallazgos y sucesos de importancia para las tareas del Consejo de Supervisión que surjan durante la realización de la auditoría.
- 5.4.3 El Consejo de Supervisión deberá acordar que el auditor le informe o haga una nota en el informe de auditoría si, durante la auditoría, descubre una inexactitud en la declaración de cumplimiento del Código emitida por el Consejo de Administración y el Consejo de Supervisión.
- 5.4.4 El auditor participará en las deliberaciones del Consejo de Supervisión sobre los estados financieros anuales e informará sobre los principales resultados de su auditoría.
5.5 Otras condiciones marco de la auditoría final
- 5.5.1 El objeto del encargo es, por regla general, la auditoría de los estados financieros de un ejercicio. El alcance de la auditoría viene determinado por las disposiciones legales (en particular los artículos 317 y siguientes del HGB y el artículo 53 de la HGrG) y las disposiciones de los estatutos, así como por las normas profesionales aplicables al auditor (normas de auditoría IDW). El encargo de auditoría podrá prorrogarse un ejercicio cada vez hasta cuatro veces.
- 5.5.2 El auditor debe cambiarse tras un máximo de cinco años de actividad de auditoría ininterrumpida. Se requiere un cambio de la empresa auditora en su conjunto; no basta con un cambio del auditor que audita los estados financieros (rotación interna).
- 5.5.3 El procedimiento de selección del auditor se basa, si existe, en las normas de adjudicación y contratación específicas de la empresa. En caso contrario, el procedimiento de selección debe llevarse a cabo teniendo en cuenta el valor del contrato, de conformidad con la normativa presupuestaria y de contratación aplicable a los clientes públicos. Cuando se cambia de sociedad de auditoría, se debe invitar a un mínimo de tres y, por lo general, de cinco a siete auditores o sociedades de auditoría a que presenten la oferta correspondiente.
5.6 Envío de documentos, publicación en el Diario Oficial
- 5.6.1 Una vez elaborados y auditados los estados financieros anuales y el informe de gestión, los estados financieros anuales deberán enviarse al departamento de gestión de inversiones dentro de los cinco meses siguientes al cierre del ejercicio para que puedan ser aprobados por la junta de accionistas dentro de los ocho meses siguientes al cierre del ejercicio, una vez concluidos todos los trabajos preparatorios.
- 5.6.2 Una vez aprobados los estados financieros anuales auditados y el informe de gestión, la sociedad deberá publicar en el boletín oficial de la ciudad federal de Bonn, sin perjuicio de las obligaciones de publicación previstas en el derecho mercantil y societario, lo siguiente
- la resolución sobre la adopción de las cuentas anuales junto con su resultado,
- el resultado de la auditoría de las cuentas anuales y el informe de gestión,
- la resolución sobre la aplicación del beneficio neto del ejercicio o el tratamiento de la pérdida neta del ejercicio. - 5.6.3 Al mismo tiempo que el anuncio, las cuentas anuales y el informe de gestión deben estar disponibles para su inspección hasta que se aprueben las siguientes cuentas anuales (véase el artículo 108, apartado 3, nº 1, letra c), del GO).
6 Informes
6.1 Información general y objetivos del sistema de notificación
- 6.1.1 En su función de herramienta clave de control y gestión, el objetivo central del sistema de informes es el suministro puntual de información relevante para la toma de decisiones en favor de la empresa respectiva y de la gestión de inversiones.
- 6.1.2 Desde una perspectiva funcional, el sistema de elaboración de informes del Grupo Bundesstadt Bonn comprende informes programados (informes trimestrales), informes ad hoc e informes especiales (informe de riesgos e informe de responsabilidad social corporativa), sin perjuicio del informe de inversiones de conformidad con el nº 7.
- 6.1.3 La elaboración de informes se realiza sobre la base de formularios normalizados que, si no están ya disponibles, son facilitados por la dirección de inversiones. En principio, los informes deberían poder elaborarse automáticamente a partir del sistema contable o de otras recopilaciones de datos.
- 6.1.4 La información clave resultante de los informes debería ilustrarse con cifras comparativas e indicadores clave.
6.2 Informes trimestrales
- 6.2.1 El objetivo de la información trimestral como tipo de información programada es reconocer las desviaciones significativas de las cifras previstas/reales y las razones de estas desviaciones en las cuentas de resultados (provisionales) en el transcurso del año. Sobre esta base, también sirve para elaborar una previsión anual de la evolución del negocio, que también muestra la evolución prevista del resultado anual.
- 6.2.2 De conformidad con el artículo 90 de la AktG, los informes trimestrales constan de los siguientes componentes
o Cuenta de pérdidas y ganancias (provisional) basada en el desglose mínimo del derecho mercantil con al menos las siguientes columnas:
- Cifras presupuestadas para el ejercicio en curso,
- Cifras reales acumuladas de los últimos trimestres del ejercicio en curso,
- previsión/proyección para el ejercicio en curso elaborada a partir de las cifras reales acumuladas,
- desviación absoluta y relativa del resultado anual previsto con respecto al resultado anual inicialmente previsto,
- cifras previstas y reales del ejercicio anterior al ejercicio en curso.
o Análisis de las desviaciones de la cuenta de pérdidas y ganancias (provisional) en forma de explicaciones de las desviaciones significativas de los objetivos/realidades y de las desviaciones entre los resultados anuales previstos y planificados,
o Lista de posibles contramedidas para garantizar el cumplimiento del resultado anual previsto (sólo en caso de deterioro previsto del resultado anual),
o Informe de liquidez a la fecha del informe con el siguiente contenido mínimo:
- Situación actual de liquidez de la empresa,
- previsión de liquidez para el final del ejercicio,
- divulgación de las reservas estratégicas de liquidez,
o si procede, valores (provisionales) de las ratios de conformidad con el nº 6.1.4. - 6.2.3 En el caso de que la previsión anual se elabore como parte de la información trimestral, los valores de previsión deberán ajustarse siempre estacionalmente, teniendo en cuenta los valores históricos anteriores.
Distribución desestacionalizada. Deberá evitarse el desglose formal por trimestres o por mitades de las cifras anuales, en particular de las cifras de previsión. - 6.2.4 Los informes trimestrales deben ser elaborados por la dirección con prontitud, por lo general en un plazo de cuatro semanas a partir del final del periodo de referencia. En el caso de una
En el caso de una participación (directa e indirecta) de la Ciudad Federal de Bonn igual o inferior al 25%, bastará con un informe semestral. - 6.2.5 Debido al alto grado de actualización de los datos, los informes se elaborarán en forma de texto tras su preparación de conformidad con el número 6.2.4, utilizando principalmente medios de comunicación electrónicos (por ejemplo, correo electrónico).
opciones de comunicación (por ejemplo, correo electrónico), sin demora y sin perjuicio de informar al órgano corporativo responsable.
6.3 Informes ad hoc
- 6.3.1 La información ad hoc es un tipo de información no programada, basada en eventos y que se repite a intervalos irregulares.
- 6.3.2 El objetivo de los informes ad hoc es proporcionar a la dirección de inversionesinformación puntual sobre asuntos específicos que son tan urgentes o significativos que no es posible informar mediante informes programados.
importante que no sea posible esperar a que se informe mediante informes programados (informes trimestrales) o cualquier informe especial, y
en la medida en que éstos prevean el correspondiente reporting en el sentido de las siguientes regulaciones. - 6.3.3 Por lo general, se concede especial urgencia e importancia en el sentido del nº 6.3.2 si, debido a los hechos del caso, cabe esperar efectos financieros considerables.
se esperan efectos financieros considerables, se prevén cambios fundamentales en las actividades empresariales y deben tomarse decisiones de importancia fundamental a corto plazo. Estas
Estas condiciones se cumplen, en particular, en las siguientes circunstancias:
a) Expansión o restricción de las actividades empresariales, por ejemplo, debido a cambios en los segmentos de negocio,
b) Inicio y realización de grandes proyectos de inversión,
c) Adquisición o cesión de participaciones significativas,
d) cambios en las relaciones jurídicas de las filiales,
e) operaciones comerciales especiales con un impacto significativo en la rentabilidad o la liquidez. - 6.3.4 También existe una urgencia o importancia especial en el sentido del nº 6.3.2 si surgen problemas operativos cuyas consecuencias puedan tener un impacto significativo, especialmente en el ámbito local o regional.
pueden ser objeto de publicidad y debate, en particular en la prensa local o nacional. En particular, cabe suponer que los siguientes casos tienen una probable repercusión pública
a) los problemas provocan restricciones considerables en la gama de servicios operativos,
b) se materializan riesgos considerables en el contexto del proceso de prestación de servicios operativos o su materialización es inminente con un alto grado de probabilidad, en particular
- riesgos relacionados con la calidad y la seguridad
- riesgos técnicos,
- riesgos de emisión e inmisión (riesgos medioambientales),
- riesgos jurídicos.
c) Los problemas podrían acarrear una pérdida considerable de reputación para la empresa,
d) se produzcan costes adicionales considerables o retrasos significativos en proyectos de inversión importantes,
e) otros problemas que revistan importancia para el conjunto de la ciudad por su trascendencia política. - 6.3.5 Además de una exposición exhaustiva de los hechos y problemas, el informe ad hoc deberá incluir información sobre las consecuencias financieras y publicitarias potenciales de la
Además de una descripción exhaustiva de los hechos y problemas, que incluya en particular información sobre las consecuencias financieras y de publicidad potencial, propuestas de actuación, cualquier margen de discrecionalidad o juicio existente y en qué medida se han ejercido, así como otra información importante relevante para la decisión. Si la empresa dispone de más información complementaria o explicativa sobre los hechos denunciables (por ejemplo, comunicados de prensa preparados o reglamentos lingüísticos previstos), deberá adjuntarla a los informes ad hoc. - 6.3.6 Los informes ad hoc deben elaborarse inmediatamente después de que se conozcan los motivos del informe y, una vez elaborados, deben enviarse a la dirección accionarial sin demora y sin perjuicio de informar al órgano corporativo responsable. Por regla general, los informes deben presentarse en forma de texto, principalmente utilizando medios electrónicos de comunicación (por ejemplo, correo electrónico). Si el cumplimiento de la forma de texto no es posible o sólo es posible con un esfuerzo desproporcionado, teniendo en cuenta el plazo de presentación de informes, también se permite la presentación de informes por teléfono.
- 6.3.7 Si existen dudas o incertidumbres sobre la necesidad de informar, en particular en relación con la existencia de hechos denunciables
o dudas, deberá consultarse inmediatamente a la dirección de la inversión. Si, a pesar de la consulta con arreglo a la frase 1, las ambigüedades y dudas
dudas no pueden resolverse de mutuo acuerdo o disiparse a corto plazo, deberá informarse en caso de duda.
6.4 Información sobre riesgos
- 6.4.1 El informe sobre riesgos como tipo especial de informe sirve para revelar los riesgos empresariales existentes que no se derivan de los informes periódicos, en particular debido a la falta de obligación de registrarlos en la contabilidad y los informes contables y financieros actuales.
contabilidad e información financiera, en particular los que no se derivan de los informes programados. El objetivo de esta divulgación es garantizar una gestión adecuada de los riesgos nuevos o cambiantes mediante una cultura corporativa de riesgos apropiada y teniendo en cuenta la capacidad específica de la empresa para asumir riesgos en el sentido de un sistema de alerta temprana para prevenir o limitar la aparición de riesgos que puedan poner en peligro la empresa como negocio en marcha. - 6.4.2 A lo largo del año se informa sobre los riesgos en forma de informes diferenciados y de un informe anual sobre la gestión global de los riesgos.
- 6.4.3 El informe anual de gestión global de riesgos, como informe completo, contiene al menos información sobre los aspectos que se enumeran a continuación:
- Cambios en la cartera de riesgos desde la elaboración del último informe global, en particular sobre los nuevos riesgos añadidos, reevaluados o cancelados
riesgos individuales y las razones de los cambios, - Presentación de la situación de todos los riesgos individuales, teniendo en cuenta su probabilidad de ocurrencia y el importe de la pérdida (una vez adoptadas las medidas de control), también en comparación con el año anterior (matriz de riesgos),
- Lista de todos los riesgos brutos reconocidos con su respectivo número de riesgo, palabra clave de riesgo, área de riesgo y responsable de riesgo (lista de riesgos),
- Lista para la presentación clara y sistemática de los resultados de la identificación, evaluación y gestión de riesgos, consistente en el número de riesgo, la palabra clave de riesgo, el responsable de riesgos y la evaluación de los riesgos, desglosada en medidas de gestión completadas y posibles (atlas de riesgos),
- Información detallada sobre cada uno de los riesgos inventariados, en particular información estadística (número de riesgo, categorización del riesgo e información sobre la comunicación del riesgo), la designación del riesgo, el riesgo bruto y neto evaluado (una vez adoptadas las medidas de control) y las posibles medidas de control previstas (hoja de registro de riesgos).
- Cambios en la cartera de riesgos desde la elaboración del último informe global, en particular sobre los nuevos riesgos añadidos, reevaluados o cancelados
- 6.4.4 Los informes de cambios en la gestión de riesgos contienen, como mínimo, información sobre los siguientes aspectos:
- Cambios en la cartera de riesgos desde que se elaboró el último informe sobre diferencias, en particular sobre los nuevos riesgos añadidos, reevaluados o suprimidos.
riesgos individuales y los motivos del cambio, - Asignación de los riesgos individuales recientemente añadidos y reevaluados a una matriz de riesgos actualizada, teniendo en cuenta su probabilidad de ocurrencia y el importe de la pérdida (una vez aplicadas las medidas de gestión),
- Información detallada sobre los riesgos individuales recién añadidos, reevaluados o cancelados en fichas de registro de riesgos.
- Cambios en la cartera de riesgos desde que se elaboró el último informe sobre diferencias, en particular sobre los nuevos riesgos añadidos, reevaluados o suprimidos.
- 6.4.5 El Consejo de Administración debe elaborar el informe general anual sobre la gestión de riesgos a su debido tiempo, por lo general en un plazo de dos meses a partir del cierre del ejercicio financiero.
ejercicio financiero. Los informes sobre las diferencias en la gestión de riesgos deben prepararse inmediatamente después de que se conozca el riesgo individual respectivo. Puede prescindirse de la notificación inmediata si los cambios que se han producido sólo tienen una importancia menor para la situación de riesgo de la empresa. - 6.4.6 Debido a la importancia de los informes para la situación de riesgo de la ciudad, los informes de riesgo deben prepararse en forma de texto, de conformidad con el número 6.4.5, principalmente mediante
medios electrónicos de comunicación (por ejemplo, correo electrónico), sin demora y sin perjuicio de informar al órgano corporativo responsable.
6.5 Informar sobre la responsabilidad social de las empresas
- 6.5.1 El informe sobre la responsabilidad social de las empresas (informe RSE), como tipo especial de informe, sirve para ofrecer una presentación agregada de las medidas adoptadas por la empresa informadora en función de sus actividades empresariales en un intento de cumplir con su responsabilidad en términos de gestión sostenible de los efectos que tiene sobre el medio ambiente y la sociedad.
- 6.5.2 El informe de RSE se dividirá en tres áreas de enfoque: responsabilidad económica, medioambiental y social. Las áreas de interés respectivas deberán
como mínimo los siguientes aspectos:- Responsabilidad económica
En el ámbito de la responsabilidad económica, deberán especificarse los valores éticos básicos y las normas que subyacen en las relaciones empresariales cotidianas para cumplir las expectativas sociales, como el cumplimiento de las normas laborales fundamentales de la OIT, las prácticas empresariales justas o un compromiso serio con las comunidades locales.
compromiso local. - Responsabilidad ecológica
En el ámbito de la responsabilidad ecológica, deben mencionarse en particular las medidas que contribuyen a preservar la base natural de la vida, por ejemplo mediante el uso económico de los recursos naturales, el aumento de la eficiencia energética o medidas sostenibles de protección del clima y el medio ambiente. - Responsabilidad social
En el ámbito de la responsabilidad social, deben mencionarse en particular las medidas que abordan las preocupaciones sociales justificadas de los trabajadores en el sentido de una política social orientada a los trabajadores, por ejemplo, medidas de seguridad en el trabajo, gestión de la salud y conservación de los puestos de trabajo.
- Responsabilidad económica
- 6.5.3 Las explicaciones deben apoyarse en cifras clave adecuadas, teniendo en cuenta el reglamento según el punto 6.1.4.
- 6.5.4 El informe de RSE debe ser elaborado como informe anual por la dirección en tiempo oportuno, generalmente dentro de los dos meses siguientes al cierre del ejercicio.
- 6.5.5 Con el fin de analizar a tiempo, en particular, el potencial de optimización que debe identificarse, el informe de RSE debe prepararse en forma de texto después de su elaboración de conformidad con el número 6.5.4, principalmente mediante
El informe de RSE debe enviarse a la dirección accionarial sin demora y sin perjuicio de informar al órgano corporativo responsable.
7 Informe de inversiones
7.1 Proceso de programación y configuración
- 7.1.1 La información y los datos necesarios para la inclusión en el informe de inversiones son suministrados por las empresas al departamento de gestión de inversiones. El calendario de entrega de los datos se determina en consulta con la dirección de participaciones.
- 7.1.2 Los estados financieros anuales y los informes de gestión de las respectivas empresas, así como los correspondientes informes de auditoría de los auditores, constituyen regularmente la base de información del informe de inversiones.
- 7.1.3 Dos copias del informe de auditoría de los estados financieros anuales de la sociedad y, si procede, de los estados financieros consolidados deben ponerse a disposición de la dirección de inversiones a más tardar dos semanas después de su elaboración. Esto también se aplica a las filiales.
7.2 Información básica
- 7.2.1 La siguiente información básica -individualizada para cada empresa- se incluye y explica en el informe de inversión:
- Datos generales de la empresa y estructura accionarial de la misma,
- Objeto, finalidad y objetivos de la empresa,
- Cumplimiento de los objetivos públicos,
- Participaciones directas e indirectas de la empresa,
- Composición de los órganos ejecutivos y de gestión,
- Efectos sobre el presupuesto municipal.
- 7.2.2 Si, de acuerdo con el objetivo del informe de inversión, la dirección de la inversión o la empresa consideran necesario proporcionar más información para presentar adecuadamente la empresa de inversión, ésta también puede incluirse en el informe de inversión. Esto incluye, por ejemplo
- Circunstancias económicas y actividades comerciales de la empresa,
- contratos importantes de la empresa.
- 7.2.3 No se permite la publicación de información adicional que vaya más allá del ámbito legal de regulación (Artículos 117 GO, 52 GemHVO) si se dispone de datos internos de la empresa con el fin de mantener la confidencialidad.
7.3 Datos contables
- 7.3.1 La presentación y el análisis detallados del activo neto, la situación financiera y los resultados de las operaciones de la empresa a 31 de diciembre son necesarios para ofrecer una visión general de la situación financiera de la empresa.
- 7.3.2 La presentación numérica del activo neto, la situación financiera y los resultados de las operaciones se basa en una comparación trienal en la que se comparan las principales cifras del balance y las partidas de ingresos y gastos específicas de la empresa. La estructura sigue la estructura mínima del balance y de la cuenta de resultados según el derecho mercantil. Además de la presentación numérica, deben incluirse notas complementarias sobre la estructura de ingresos y gastos y la cuenta de resultados.
- 7.3.3 También se indican los ratios financieros más importantes, en particular el ratio de fondos propios, el ratio de endeudamiento, el volumen de inversión, la intensidad de inversión y de tesorería, así como su evolución a lo largo de varios años.
También se indica su evolución a lo largo de varios años.
7.4 Información sobre desarrollo empresarial y datos de rendimiento
- 7.4.1 Sobre la base del respectivo informe de gestión, deben describirse los principales acontecimientos del ejercicio y la evaluación de la evolución futura de la empresa, en particular en lo que respecta a las oportunidades y los riesgos existentes.
- 7.4.2 Los resultados de explotación individualmente significativos derivados del objeto social de la empresa en el ejercicio se muestran como datos de rendimiento. Pueden presentarse en forma verbal o en series de cifras.
- 7.4.3 En el caso de inversiones significativas, los datos de rendimiento deben explicarse también con ayuda de ratios.
7.5 Información sobre los empleados y la remuneración de los órganos de la empresa
- 7.5.1 El número medio de empleados debe indicarse por grupos (directivos, funcionarios, empleados, becarios, becarios/asistentes) en comparación con las cifras de los ejercicios anteriores.
- 7.5.2 Debe publicarse la remuneración de los directivos. Las disposiciones del Código se aplican a la publicación.
- 7.5.3 También debe publicarse la remuneración de los miembros del Consejo de Supervisión. Lo mismo se aplica a los miembros de un comité, consejo consultivo u órgano similar.