Te czasy zamknięcia są niezbędne dla udanej zmiany i późniejszej profesjonalnej obsługi nowego oprogramowania przez wszystkich pracowników:

• pełna i bezbłędna migracja danych (dane katalogowe, dane klientów itp.)
• poprawki wymagane po migracji
• szkolenie wszystkich pracowników i
• wystarczającą ilość czasu na przećwiczenie procesów pracy przy użyciu nowego oprogramowania

Okresy ważności opłat na dowodach osobistych wszystkich klientów, którzy uiścili opłatę roczną lub trzymiesięczną, zostaną automatycznie przedłużone o cztery tygodnie po przejściu na nowe oprogramowanie.

Od piątku 28 lutego nie będzie można składać wniosków o wypożyczenia międzybiblioteczne, a od środy 19 marca od godz. 19:00 rezerwacja wypożyczonych mediów i zamawianie mediów z oddziałów zostaną wyłączone ze względów organizacyjnych, tak aby w miarę możliwości można było odebrać media przed zamknięciem.

Ponieważ katalog online OPAC zostanie również wyłączony i przekonwertowany, listy rezerwowe muszą zostać zapisane prywatnie przed zmianą; automatyczne przeniesienie do nowego systemu nie jest możliwe. W razie potrzeby klienci mogą samodzielnie utworzyć nowe listy obserwowanych w nowym OPAC po ponownym otwarciu, korzystając z zapisanych rekordów tytułów. Zamiast poprzednich 20 list obserwowanych, w przyszłości będzie tylko jedna lista obserwowanych. Historia pożyczek również nie może zostać przeniesiona automatycznie. Nie będzie można tworzyć ich ręcznie w taki sam sposób, jak listy obserwowanych.

Zwraca się już uwagę, że osobiste hasło OPAC nie będzie już działać w nowym systemie i że klienci będą musieli przypisać sobie nowe hasło. Nowy system automatycznie zapamięta początkowe hasło logowania składające się z daty urodzenia (DDMMRRRR). Wraz z numerem karty bibliotecznej, nowy OPAC może być używany od wtorku 29 kwietnia. Ze względów bezpieczeństwa hasło należy następnie zmienić.

Świadczenie prawie wszystkich innych usług online biblioteki miejskiej jest możliwe lub użyteczne tylko przy użyciu oprogramowania bibliotecznego.

Na pierwszy rzut oka przejście na nowe oprogramowanie biblioteczne nie ma na nie bezpośredniego wpływu, np. wypożyczanie multimediów elektronicznych i korzystanie z  Digibib (Otwiera się w nowej karcie), w przypadku których klienci biblioteki nadal muszą uwierzytelniać się za pomocą numeru karty bibliotecznej i hasła. Ponieważ hasła nie mogą zostać przeniesione do nowego oprogramowania, oznacza to również nowe uwierzytelnianie w usługach cyfrowych. W szczególności dla klientów e-biblioteki oznacza to poważne ograniczenia: utratę wypożyczeń, list obserwowanych, a zwłaszcza istniejących rezerwacji. Biblioteka miejska bardzo żałuje tego ograniczenia. Klienci proszeni są o wcześniejsze zapisanie swoich list obserwowanych, ponieważ przeniesienie rezerwacji nie jest technicznie możliwe.

Podczas fazy wymiany oprogramowania bibliotecznego należy zatem spodziewać się ograniczeń w usługach online Biblioteki Miejskiej. Biblioteka miejska nie jest w stanie wiarygodnie określić, kiedy dokładnie które z usług będą nadal działać lub będą działać ponownie. Z różnych powodów może się to nawet różnić w zależności od karty klienta.

W okresie zamknięcia nie będą odbywać się żadne wydarzenia i nie będzie możliwości otwarcia pomieszczeń, ponieważ byłoby to niewykonalne pod względem organizacyjnym lub kadrowym. Dotyczy to wszystkich obiektów Biblioteki Miejskiej bez wyjątku.

Biblioteka miejska prosi o wyrozumiałość w związku z zamknięciem i ograniczeniami i ma nadzieję, że po tym czasie będzie mogła ponownie powitać wszystkich klientów.