Αυτοί οι χρόνοι κλεισίματος είναι απαραίτητοι για την επιτυχή μετάβαση και τον επακόλουθο επαγγελματικό χειρισμό του νέου λογισμικού από όλους τους υπαλλήλους:

• πλήρη και χωρίς σφάλματα μετάβαση των δεδομένων (δεδομένα καταλόγου, δεδομένα πελατών κ.λπ.)
• Επεξεργασία που απαιτείται μετά τη μετάβαση
• την εκπαίδευση όλων των εργαζομένων και
• επαρκής χρόνος για την εξάσκηση των διαδικασιών εργασίας με τη χρήση του νέου λογισμικού

Οι περίοδοι λήξης των τελών στις ταυτότητες όλων των πελατών που έχουν καταβάλει ετήσιο τέλος ή τρίμηνο τέλος θα παραταθούν αυτόματα κατά τέσσερις εβδομάδες μετά την αλλαγή στο νέο λογισμικό.

Από την Παρασκευή, 28 Φεβρουαρίου, οι αιτήσεις διαδανεισμού δεν θα είναι πλέον δυνατές και από την Τετάρτη, 19 Μαρτίου, 7 μ.μ., η κράτηση δανεισμένων μέσων και η παραγγελία μέσων από τα υποκαταστήματα θα απενεργοποιηθεί για οργανωτικούς λόγους, ώστε τα μέσα να παραληφθούν πριν από το κλείσιμο, αν είναι δυνατόν.

Καθώς ο ηλεκτρονικός κατάλογος OPAC θα απενεργοποιηθεί και θα μετατραπεί, οι κατάλογοι αποθεμάτων πρέπει να αποθηκευτούν ιδιωτικά πριν από τη μετάβαση- δεν είναι δυνατή η αυτόματη μεταφορά στο νέο σύστημα. Εάν είναι απαραίτητο, οι πελάτες μπορούν να δημιουργήσουν οι ίδιοι νέους καταλόγους παρακολούθησης στο νέο OPAC μετά την επαναλειτουργία, χρησιμοποιώντας τις αποθηκευμένες εγγραφές τίτλων. Αντί των προηγούμενων 20 καταλόγων παρακολούθησης, στο μέλλον θα υπάρχει μόνο ένας κατάλογος παρακολούθησης. Το ιστορικό δανείων δεν μπορεί επίσης να μεταφερθεί αυτόματα. Δεν θα είναι δυνατή η χειροκίνητη δημιουργία τους με τον ίδιο τρόπο όπως η λίστα παρακολούθησης.

Επισημαίνεται ήδη ότι ο προσωπικός κωδικός πρόσβασης στο OPAC δεν θα λειτουργεί πλέον στο νέο σύστημα και ότι οι πελάτες θα πρέπει να ορίσουν μόνοι τους έναν νέο κωδικό πρόσβασης. Το νέο σύστημα θα αποθηκεύει αυτόματα έναν αρχικό κωδικό πρόσβασης που θα αποτελείται από την ημερομηνία γέννησης (ΗΗΜΜΗΗΗΗΗ). Μαζί με τον αριθμό της κάρτας βιβλιοθήκης, το νέο OPAC μπορεί να χρησιμοποιηθεί από την Τρίτη 29 Απριλίου. Για λόγους ασφαλείας, ο κωδικός πρόσβασης θα πρέπει στη συνέχεια να αλλάξει.

Η παροχή σχεδόν όλων των άλλων ηλεκτρονικών υπηρεσιών της δημοτικής βιβλιοθήκης είναι δυνατή ή χρήσιμη μόνο με τη χρήση του λογισμικού της βιβλιοθήκης.

Εκ πρώτης όψεως, δεν επηρεάζονται άμεσα από τη μετάβαση στο νέο λογισμικό της βιβλιοθήκης, όπως ο δανεισμός ηλεκτρονικών μέσων και η χρήση  του Digibib (Ανοίγει σε νέα καρτέλα), για τις οποίες οι πελάτες της βιβλιοθήκης πρέπει συνήθως να πιστοποιούνται ακόμη με τον αριθμό της κάρτας βιβλιοθήκης και τον κωδικό πρόσβασής τους. Καθώς οι κωδικοί πρόσβασης δεν μπορούν να μεταφερθούν στο νέο λογισμικό, αυτό σημαίνει επίσης νέα αυθεντικοποίηση στις ψηφιακές υπηρεσίες. Ειδικά για τους πελάτες της ηλεκτρονικής βιβλιοθήκης, αυτό σημαίνει σημαντικούς περιορισμούς: απώλεια των δανείων, των λιστών παρακολούθησης και κυρίως των υφιστάμενων κρατήσεων. Η δημοτική βιβλιοθήκη εκφράζει τη λύπη της για τον περιορισμό αυτό. Παρακαλούνται οι πελάτες να δημιουργήσουν εκ των προτέρων αντίγραφα ασφαλείας των λιστών παρακολούθησης, εάν είναι απαραίτητο, καθώς οι κρατήσεις δεν μπορούν να μεταφερθούν για τεχνικούς λόγους.

Κατά τη διάρκεια της φάσης αλλαγής του λογισμικού της βιβλιοθήκης, πρέπει επομένως να αναμένονται περιορισμοί και για τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες της Δημοτικής Βιβλιοθήκης. Η Δημοτική Βιβλιοθήκη δεν μπορεί να πει με αξιοπιστία πότε ακριβώς θα εξακολουθήσουν να λειτουργούν ή θα λειτουργήσουν εκ νέου ποιες από τις υπηρεσίες. Για διάφορους λόγους, αυτό μπορεί να διαφέρει ακόμη και ανάλογα με την κάρτα πελάτη.

Κατά τη διάρκεια της περιόδου κλεισίματος, δεν θα πραγματοποιηθούν εκδηλώσεις και δεν θα ανοίξουν οι χώροι, καθώς αυτό δεν θα ήταν εφικτό από άποψη οργάνωσης ή προσωπικού. Αυτό ισχύει για όλες ανεξαιρέτως τις εγκαταστάσεις της Δημοτικής Βιβλιοθήκης.

Η Δημοτική Βιβλιοθήκη ζητά την κατανόησή σας για το κλείσιμο και τους περιορισμούς και ελπίζει να είναι σε θέση να υποδεχτεί και πάλι όλους τους πελάτες στη συνέχεια.