Order Zasługi Republiki Federalnej Niemiec jest przyznawany przez Prezydenta Federalnego za szczególne zasługi dla Republiki Federalnej Niemiec. Szczególne zasługi można uzyskać we wszystkich dziedzinach, np. również dzięki pomocy ludzkiej, która została udzielona z osobistym zaangażowaniem. Istnieją różne poziomy odznaczenia.

Każdy może złożyć wniosek o przyznanie Orderu Zasługi. Propozycja może być skierowana do gminy, w której mieszka osoba nominowana, właściwego powiatu, władz państwowych (władze powiatowe, ministerstwa, urząd kanclerski) lub Prezydenta Federalnego. Właściwy samorząd powiatowy rozpatrzy wniosek o nadanie orderu, niezależnie od tego, który organ otrzyma wniosek.

Wszystkie znane dane osobowe nominowanego (nazwisko, imię, data i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania, zawód i ewentualna emerytura) powinny zostać podane w nieformalnym piśmie z propozycją. Ponadto należy jak najdokładniej wyjaśnić szczególne zasługi, na których opiera się sugestia (wraz ze szczegółami dotyczącymi czasu), a także wskazać osoby, które mogą dostarczyć odpowiednich informacji na temat tych szczególnych zasług (adresy referencyjne).

Na podstawie nominacji, która jest zwykle wysyłana przez władze dzielnicy, zasługi nominowanego są badane przez administrację miasta. Ponadto osoby referencyjne mieszkające w Bonn wskazane przez nominującego są proszone o opinię. Po zakończeniu dochodzenia raport jest wysyłany do władz okręgowych. Oświadczenia zostaną załączone.

Oprócz Orderu Zasługi Republiki Federalnej Niemiec istnieje również Order Zasługi Nadrenii Północnej-Westfalii. Jest on przyznawany osobom, które położyły wybitne zasługi dla kraju związkowego.