Działania rządu na różnych poziomach - federalnym, stanowym i lokalnym - mają wpływ na mieszkańców. W społeczności lokalnej, tj. w miastach i gminach, każdy doświadcza wpływu działań rządu szczególnie bezpośrednio.
To tam trzeba się zameldować, tam dzieci chodzą do szkoły lub przedszkola, tam odwiedza się operę, teatr lub inne instytucje kulturalne, tam podróżuje się autobusem lub pociągiem, przechodzi przez strefę dla pieszych, zużywa energię elektryczną i wodę oraz produkuje odpady.
Aby wszystkie te rzeczy działały w sposób satysfakcjonujący, administracja miasta potrzebuje pieniędzy. Wtedy może budować drogi, zakładać szkoły, wydawać dowody osobiste, utylizować odpady i wiele więcej, i oczywiście zatrudniać ludzi, którzy się tym wszystkim zajmą.
W tym celu administracja miasta pobiera na przykład podatki lub opłaty, generuje dochody z wynajmu lub wpływy ze sprzedaży.
Budżet pokazuje dokładnie, skąd pochodzą pieniądze i na co są wydawane.

Z tego powodu budżet jest sporządzany każdego roku w oparciu o fundusze zadeklarowane przez wydziały. Zgodnie z § 79 GO NRW, zawiera on wszystkie dochody i płatności spodziewane w roku budżetowym na realizację zadań gminy.

• dochody do otrzymania i płatności przychodzące,
• poniesione wydatki i płatności, które mają zostać dokonane,
• niezbędne upoważnienia do zaciągania zobowiązań.

Budżet dzieli się na plan dochodów i plan finansowy oraz plany cząstkowe. Stanowi on podstawę gospodarki budżetowej gminy i jest wiążącą podstawą zarządzania budżetem.