Управління районами Ланнесдорф/Мелем - Керівництво з розподілу ресурсів з фонду району

Ці рекомендації покликані допомогти покращити житлові умови в районі Ланнесдорф/Мехлем у довгостроковій перспективі, створити соціально стабільні структури та підтримувати їх у довгостроковій перспективі. З цією метою планується посилити соціальну підтримку мешканців та створити команду з управління районом.

У рамках фонду мікрорайону, передбаченого програмою, кошти будуть надаватися мешканцям у небюрократичний спосіб для реалізації самостійних ідей та кампаній меншого масштабу.

Фонд мікрорайону покликаний сприяти місцевій активності та залученню мешканців. Метою є покращення структури та соціальної взаємодії за допомогою невеликих заходів. Участь покликана посилити ідентифікацію та розуміння змін. Крім того, слід розвивати здатність до самоорганізації та самовизначення. Загальна мета полягає у створенні стійких, самодостатніх структур і відповідальності в районі та за нього.

Журі, що складатиметься з мешканців, прийматиме рішення про використання коштів у мікрорайоні. Це створить демократичні структури, які дозволять розподіляти кошти прозоро та в інтересах місцевої громади. Особлива увага приділятиметься участі та залученню мігрантів. Це також сприятиме створенню стійких структур, які слугуватимуть інтересам району та дозволять брати безпосередню участь у його формуванні. Пріоритет надається проектам, що стосуються цільових груп - дітей та молоді, жінок, людей з інвалідністю та мігрантів, які проживають у районі, та для них. Посібник забезпечує формальну основу, яка підтримує цей процес, і надає ключові дані, які є дійсними для всіх учасників.

В рамках наявних коштів планується просувати заходи з наступних напрямків:

• інтеграція
• соціальні питання
• культура
• Дитячі садки/школи/освіта
• Зайнятість та кваліфікація в районі
• Спорт
• Благоустрій району

Заходи повинні продемонструвати очевидну користь принаймні в одній з цих сфер і відповідати цілям управління районом Ланнесдорф/Мехлем.

Заявник несе відповідальність за представлення цієї очікуваної вигоди в заявці та її документальне підтвердження в ході реалізації проекту (наприклад, за допомогою фотографій, списків учасників і т.д.). Заходи повинні бути спрямовані на інтеграцію та участь населення. Особливо важливим є залучення мігрантів, а також проекти для дітей та молоді, жінок та людей з інвалідністю.

Перш за все, заходи повинні заохочувати наступне:

• Участь та активне залучення та участь (наприклад, семінари)
• Заходи з широким колом учасників
• Участь у вирішенні питань, що стосуються району (наприклад, конкурси)

1. Заявки на заходи необхідно подавати до адміністрації Фонду мікрорайону (див. розділ 7).
2. Кошти Фонду мікрорайону використовуються виключно на заходи, що відповідають цілям, описаним вище, у сфері управління мікрорайону Ланнесдорф/Мелем.
3. У разі необхідності необхідно отримати публічно-правові дозволи (наприклад, на спеціальне використання).
4. Не підлягають фінансуванню:
   - Заходи, які чітко відносяться до обов'язкових завдань федерального уряду, земель або федерального міста Бонн
   - заходи, які слугують для отримання прибутку
   - безстрокові заходи
   - Заходи, що вже здійснюються
   - Витрати на персонал, експлуатаційні та матеріальні витрати, які слугують поточному функціонуванню існуючого об'єкта
   - Заходи, для яких буде використано фінансування від інших донорських організацій
5. Очікується, що заявники зроблять визнаний, неоплачуваний внесок у проект, який відповідає обсягу фінансування і є розумним у межах їхніх можливостей. Це може бути власний трудовий внесок, оплата транспортних витрат, надання робочих матеріалів та обладнання, використання приміщень тощо.
6. Реалізація проекту має розпочатися не пізніше, ніж через шість місяців після присудження гранту.

Фінансуванню підлягають гонорари, матеріальні та допоміжні витрати на подані та затверджені заходи.

Фінансування надається лише для покриття витрат відповідного реципієнта на окремі, чітко визначені проекти (проектне фінансування). Інституційне фінансування не надається. Якщо очікується отримання доходу, це має бути зазначено в заявці. Дохід зменшить фактичну суму фінансування. Прихований та/або не задекларований дохід від проекту зробить недійсним все рішення про фінансування. Фінансування має надаватися на заходи регулярними частинами, щоб проекти могли бути рівномірно розподілені протягом року. Слід враховувати, що проекти на період відпусток та активного відпочинку фінансуються таким чином, щоб їх ще можна було реалізувати.

Фінансування призначене для покриття витрат, зазначених у заявці. Максимальна сума фінансування на одну заявку становить 3 000 євро. Необхідно забезпечити збалансований розподіл наявних коштів між малими та великими проектами.

Рішення про фінансування завжди ґрунтується на поданій заявці та наданій у ній інформації.

Про будь-які проблеми, що виникають, вимагають відхилення від плану проекту або взагалі ставлять проект під сумнів, необхідно негайно повідомляти адміністрацію Фонду сусідства. Остання повинна перевірити, чи і в якому обсязі фінансування все ще може бути гарантоване відповідно до цілей Фонду добросусідства.

Якщо витрати на заявлений захід збільшуються, різниця між загальними витратами та затвердженою сумою повинна бути компенсована заявником самостійно.

Заявлений захід може бути підпорядкований певним умовам, або ж можуть бути схвалені лише окремі пункти заявки. У такому випадку заявлений захід може бути профінансований лише в затверджених частинах. Кошти Фонду сусідства повинні використовуватися економно. Слід уникати будь-якої недобросовісної поведінки у зв'язку з отриманням гранту.

Для базової прийнятності заявки

• до суми фінансування 500 євро нетто, заявнику рекомендується отримати порівняльні пропозиції.
• Якщо сума фінансування перевищує 500 євро нетто, заявник повинен подати щонайменше три письмові порівняльні пропозиції, що ґрунтуються на чіткому описі предмета закупівлі.

Якщо збір тендерних пропозицій є неможливим через особливий характер заходу (наприклад, у випадку мистецьких заходів), це має бути обґрунтовано в заявці на фінансування. Дотримання умов буде перевірено адміністрацією Фонду добросусідства і взято до уваги на засіданні журі при прийнятті рішення про право на фінансування. Загальний хід реалізації проекту повинен бути задокументований у зрозумілій формі і зберігатися в організованому вигляді разом з пропозиціями протягом щонайменше п'яти років адміністрацією Фонду добросусідства.

В окремих випадках можуть бути надані винятки щодо фінансування. Винятки вимагають спеціального обґрунтування. Винятки повинні відповідати цілям управління районом Ланнесдорф/Мехлем.

Фондом мікрорайонів управляє Управління мікрорайону, яке є підрядником Федерального міста Бонн. Якщо управління районом не призначено, адміністрація Фонду мікрорайонів перебирає на себе управління Фондом мікрорайонів.

Адміністрація Фонду добросусідства забезпечує регулярне проведення засідань журі та прийняття рішень щодо отриманих заявок на проведення заходів. Адміністрація Фонду добросусідства може самостійно приймати рішення щодо заходів вартістю менше 200 євро, які становлять менше однієї п'ятої від загальної суми коштів, доступних щороку. Всі рішення повинні бути задокументовані.

Адміністрація Фонду сусідства надає інформацію про наявні кошти та реалізовані заходи на запланованих засіданнях журі. Крім того, адміністрація Фонду району готова надати інформацію про розвиток подій в управлінні районом Ланнесдорф/Мехлем.

Для реалізації подальших проектів з фонду мікрорайону на додаток до заходів, ініційованих мешканцями, на які неможливо подати заявку від мешканців або які є непропорційними, адміністрація мікрорайону сама може використати частку до 20 відсотків фонду мікрорайону.

Журі Фонду добросусідства приймає рішення про виділення коштів Фонду добросусідства щонайменше простою більшістю голосів після того, як заявлені заходи будуть розглянуті міською владою Бонна та адміністрацією Фонду добросусідства. Умовне схвалення можливе, якщо лише окремі пункти проектної заявки потребують змін або доповнень. У цьому випадку рішення про фінансування може бути прийняте після внесення змін або доповнень, навіть без повторного подання заявки на розгляд журі.

Журі самостійно приймає рішення щодо змістовних аспектів (таких як дизайн, необхідність, ефективність та значущість) фінансування проекту з Фонду сусідства. Заявник може отримати консультацію з цього приводу.

Журі складається з семи мешканців району Ланнесдорф/Мехлем. До його складу повинні входити мігранти відповідно до структури мешканців. Крім того, має бути забезпечена збалансована пропорція жінок і чоловіків, а також рівність між поколіннями.

Члени журі будуть обрані випадковим чином з реєстру мешканців, з якими зв'яжеться міська влада Бонна. Журі буде сформовано відповідно до порядку надходження відповідей. Якщо надійде більше семи заявок, буде визначено порядок заступників та наступників. Якщо член журі не може бути присутнім на засіданні, його заступники будуть повністю прийняті до складу журі на період його відсутності. Якщо член журі йде у відставку (наприклад, через переїзд або відставку), його заміна приймається як повноправний член журі. Членство в журі не обмежене в часі. Робота в журі є почесною і не передбачає винагороди.

Журі збирається щонайменше двічі на рік і приймає рішення про фінансування поданих на конкурс заходів. Член журі не може голосувати за власну заявку. Засідання журі є правомочним, якщо на ньому присутні дві третини членів журі.

Повторне включення до складу журі або до списку правонаступників можливе лише один раз за умови схвалення більшістю голосів інших членів журі. В іншому випадку діяльність закінчується щонайпізніше тоді, коли Федеральне місто Бонн припиняє фінансування Фонду добросусідства.

Заявки можуть подавати фізичні та юридичні особи, а також групи заявників. У заявці необхідно вказати заявника, захід та його заплановану тривалість, а також очікувану вигоду. Заявка повинна бути подана в повному обсязі і в письмовій формі до адміністрації Фонду сусідства не пізніше, ніж за 14 днів до відповідного засідання журі. Адміністрація Фонду сусідства супроводжує заявку.

Заявка повинна містити диференційований кошторис витрат, який повинен бути зрозумілим і піддаватися перевірці відповідно до вищезазначених вимог. У заявці необхідно вказати власний внесок у грошовій, трудовій або натуральній формі. Можливі доходи повинні бути оцінені та вказані.

У заявці має бути заздалегідь підтверджено, що умови фінансування схвалені. Заявка повинна бути підписана юридично дійсним підписом. Заявка буде перевірена на відповідність умовам фінансування міською владою Бонна. Адміністрація Фонду добросусідства відповідає за надання інформації, підтримки та допомоги, а також за дотримання правил фінансування при поданні заявок. Заявки, які не відповідають цим вимогам, будуть виключені з подальшої процедури.

Затверджені заявки будуть передані на розгляд журі для прийняття рішення, якщо вони вже не були схвалені адміністрацією Фонду добросусідства. Затверджені проекти не можуть перевищувати наявних коштів і повинні бути реалізовані протягом періоду, на який виділені кошти. Заявник може бути заслуханий на засіданні журі.

Після останнього засідання журі заявник отримає письмове повідомлення від адміністрації Фонду сусідства про статус своєї заявки. Реалізація проекту може розпочатися лише після отримання письмового дозволу від адміністрації Фонду сусідства. Можна подати заявку на достроковий початок заходів, які не потребують фінансування. Не існує юридичного права на отримання гранту. Надані кошти є добровільною допомогою, яка залежить від бюджетної ситуації Федерального міста Бонн та грантів від інших фінансових органів.

Незалежні заходи з боку адміністрації району(див. розділ 7.a) вимагають подачі заявки від мешканців відповідно до керівних принципів щодо заходів. Заявка має бути подана адміністрацією району до Федерального міста Бонн і буде перевірена на відповідність критеріям прийнятності. Затверджені заявки подаються на розгляд журі для прийняття рішення.

Адміністрація фонду мікрорайону приймає рішення про незалежні заходи управління мікрорайону на суму до 50 євро і менше 500 євро загалом на рік. Заходи повинні бути безпосередньо пов'язані з діяльністю мешканців або для мешканців району і не повинні вже бути покриті за рахунок фінансування матеріальних витрат на управління районом. Заявка не потрібна. Відповідні витрати перевіряються та оплачуються міською владою Бонна щоквартально після надання квитанцій.

Крім того, вказівки щодо заходів з боку мешканців застосовуються до незалежних заходів з управління районом вартістю вище і нижче 50 євро.

Затверджені кошти будуть виплачені Федеральним містом Бонн після подання фактичного звіту про реалізацію заходів, що фінансуються, та оригіналів рахунків-фактур після завершення проекту. Авансові платежі можливі у разі фінансування заходів, що перевищують можливості заявника щодо попереднього фінансування. Платежі на рахунок повинні бути оформлені та надані заявнику у вигляді рахунку-фактури відповідно до графіка. Документи подаються до адміністрації Фонду сусідства і після перевірки використання коштів на затверджені заходи передаються до Федерального міста Бонн. Заява про проект повинна бути подана не пізніше, ніж через шість місяців після його завершення. Невиконання цієї вимоги призведе до анулювання зобов'язань щодо фінансування.

Фінансування може бути скасовано до початку, під час та після завершення заходів, якщо

• заходи не реалізуються відповідно до заявки
• заходи більше не можуть бути реалізовані протягом періоду фінансування
• захід не врегульовано не пізніше, ніж через шість місяців після завершення
• з'ясувалося, що заявник не в змозі реалізувати захід належним чином
• використання коштів не задокументовано належним чином
• неможливо належним чином розподілити кошти
• не були проведені необхідні запити на пропозиції
• заявник відмовляється від участі у заході або від заявки
• заявник згодом вносить зміни або доповнення до заявки
• група заявників була розпущена

Журі має бути поінформоване про скасування конкурсу.
Виплачені кошти повинні бути негайно відшкодовані, якщо фінансування скасовано або стає неефективним.

Усі заходи оперативно документуються в оновленому переліку, який можна переглянути в інформаційному офісі районної адміністрації.

Адміністрація Фонду добросусідства щорічно або на вимогу Федерального міста Бонн готує список затверджених і витрачених коштів. Цей звіт перевіряється Управлінням соціальних справ та житлового будівництва Федерального міста Бонн, щоб переконатися, що кошти були розподілені та використані відповідно до їх цільового призначення, і таким чином затвердити дії журі та адміністрації Фонду добросусідства. Ревізійні права Контрольно-ревізійного управління міста Бонн поширюються також на управління Фондом добросусідства.

Заявки на фінансування з фонду мікрорайону для проектів мешканців можуть бути вперше розглянуті на установчих зборах.

Фонд для проектів мешканців (фонд району) був створений федеральним містом Бонн як частина управління районом Ланнесдорф/Мелем. Він знаходиться в управлінні району Ланнесдорф/Мелем і доступний для всіх мешканців, груп мешканців, ініціатив, об'єднань тощо для реалізації проектів та заходів у районі та для району. Цей інформаційний лист містить короткий огляд правил. Фінансування базується на керівних принципах Фонду добросусідства Федерального міста Бонн.

У рамках фонду мікрорайону мешканцям надаються небюрократичні гроші на реалізацію проектів меншого масштабу. Не фінансуються поточні витрати на персонал та/або операційні витрати, а також вже існуючі/розпочаті проекти. Необхідно також чітко підкреслити неприбутковий характер проекту.

Заявки можуть подавати фізичні та юридичні особи, а також групи заявників з району, тобто окремі особи, групи, ініціативи, клуби та асоціації. В рамках наявних коштів підтримуються заходи у наступних сферах:

• інтеграція
• соціальні питання
• культура
• освіта
• зайнятість та кваліфікація
• спорт
• Благоустрій району

Заходи повинні приносити відчутну користь принаймні в одній з цих сфер. Пріоритет надається проектам, пов'язаним з цільовими групами - дітьми та молоддю, жінками, людьми з обмеженими можливостями та мігрантами, які проживають у мікрорайоні, та для них. Максимальна сума фінансування одного проекту становить 3 000 євро. Заявки повинні бути подані в письмовій формі, заповнені та підписані на ім'я керівництва мікрорайону.

Актуальну інформацію та аплікаційні форми можна отримати в офісі мікрорайону, а також знайти в Інтернеті на сайті  https://www.quartier-lannesdorf-obermehlem.de/ (Відкривається в новій вкладці). При вартості до 500 євро рекомендується додавати порівняльні пропозиції, а від 500 євро - щонайменше три письмові порівняльні пропозиції. Якщо у вас виникли запитання або вам потрібна допомога з поданням заявки, будь ласка, звертайтеся до співробітників офісу району (бажано з понеділка по четвер з 9:00 до 12:00):

Управління району Ланнесдорф/Мелем
Ellesdorfer Straße 44
Телефон: 0228 95 41 36 або 95 41 37
 quartiersmanagementfrauenhilfe-rheinlandde

Рішення щодо заявок приймає журі, яке складається з семи мешканців району. Це журі збирається кілька разів на рік і приймає рішення про виділення коштів з фонду мікрорайону щонайменше простою більшістю голосів. Дати засідань оголошуються заздалегідь, а заявки мають бути отримані адміністрацією району щонайменше за 14 днів до відповідного засідання журі. Заявки розглядаються в порядку їх надходження і попередньо перевіряються Федеральним містом Бонн, щоб визначити, чи є запитувані кошти прийнятними для фінансування в рамках принципів фінансування. Заявникам також буде надана можливість представити свій проект журі. Реалізація проекту може бути розпочата лише після отримання схвалення.

Затверджені кошти будуть виплачені Федеральним містом Бонн після подання короткого фактичного звіту та оригіналів квитанцій після завершення проекту. Документи необхідно подати в управління району. Разом з фінансовим звітом необхідно подати короткий звіт - по можливості з фотографіями - про реалізацію заходу. Проектний звіт повинен бути поданий не пізніше, ніж через шість місяців після завершення проекту. Невиконання цієї вимоги призведе до анулювання зобов'язань щодо фінансування. Детальні вказівки фонду мікрорайону будуть доступні в офісі мікрорайону та в Інтернеті якнайшвидше.