Zarządzanie dzielnicą Lannesdorf/Mehlem - Wytyczne dotyczące alokacji środków z funduszu sąsiedzkiego

Wytyczne te mają pomóc w długoterminowej poprawie warunków mieszkaniowych w dzielnicy Lannesdorf/Mehlem, stworzeniu stabilnych społecznie struktur i utrzymaniu ich w dłuższej perspektywie. W tym celu należy zintensyfikować wsparcie społeczne dla mieszkańców i utworzyć zespół zarządzający dzielnicą.

W ramach funduszu sąsiedzkiego przewidzianego w programie, pieniądze mają być udostępniane mieszkańcom w sposób niebiurokratyczny w celu realizacji samodzielnych pomysłów i kampanii na mniejszą skalę.

Fundusz sąsiedzki ma promować lokalne zaangażowanie i angażować mieszkańców. Celem jest poprawa struktury i interakcji społecznych poprzez działania na małą skalę. Uczestnictwo ma na celu wzmocnienie identyfikacji i zrozumienia zmian. Ponadto należy rozwijać zdolność do samoorganizacji i samostanowienia. Ogólnym celem jest stworzenie trwałych, samowystarczalnych struktur i odpowiedzialności w dzielnicy i za nią.

Jury złożone z mieszkańców będzie decydować o wykorzystaniu funduszy w dzielnicy. Stworzy to demokratyczne struktury, które umożliwią alokację funduszy w sposób przejrzysty i w interesie lokalnej społeczności. Szczególna uwaga zostanie zwrócona na udział i zaangażowanie migrantów. Służy to również ustanowieniu trwałych struktur, które służą dzielnicy i umożliwiają bezpośredni udział w jej kształtowaniu. Projekty związane z grupami docelowymi realizowane przez i dla dzieci i młodzieży, kobiet, osób niepełnosprawnych i migrantów w dzielnicy mają wysoki priorytet. Wytyczne zapewniają formalne ramy, które wspierają ten proces i dostarczają kluczowych danych, które są ważne dla wszystkich uczestników.

W ramach dostępnych funduszy promowane mają być działania z następujących obszarów:

• Integracja
• sprawy społeczne
• kultura
• Ośrodki opieki dziennej/szkoły/edukacja
• Zatrudnienie i kwalifikacje w dzielnicy
• Sport
• Upiększanie dzielnicy

Działania muszą być w stanie wykazać rozpoznawalne korzyści w co najmniej jednym z tych obszarów i być zgodne z celami zarządzania dzielnicą Lannesdorf/Mehlem.

Obowiązkiem wnioskodawcy jest przedstawienie tych oczekiwanych korzyści we wniosku i udokumentowanie ich w trakcie trwania projektu (np. za pomocą zdjęć, list uczestników itp.). Działania powinny koncentrować się na integracji i uczestnictwie ludności. Szczególnie ważne jest włączenie migrantów, a także projekty dla dzieci i młodzieży, kobiet i osób niepełnosprawnych.

Przede wszystkim środki powinny zachęcać do następujących działań:

• Uczestnictwa oraz aktywnego zaangażowania i uczestnictwa (np. warsztaty)
• Działania z udziałem szerokiego grona uczestników
• Udział w tematach w sąsiedztwie (np. konkursy)

1. Wnioski o środki należy składać w administracji Funduszu Sąsiedztwa (patrz sekcja 7).
2. Środki funduszu sąsiedzkiego są wykorzystywane wyłącznie na działania o celach opisanych powyżej w obszarze zarządzania dzielnicą Lannesdorf/Mehlem.
3. W razie potrzeby należy uzyskać zezwolenia publicznoprawne (np. specjalne zastosowania).
4. Nie kwalifikuje się do finansowania:
   - Działania, które można wyraźnie przypisać do obowiązkowych zadań rządu federalnego, kraju związkowego lub miasta federalnego Bonn
   - Działania służące generowaniu zysku
   - działania o charakterze otwartym
   - działania już realizowane
   - koszty osobowe, operacyjne i materiałowe, które służą bieżącej eksploatacji istniejącego obiektu
   - Działania, na które mają zostać wykorzystane środki z innych organizacji finansujących.
5. Oczekuje się, że wnioskodawcy wniosą rozpoznawalny, nieodpłatny wkład w projekt, który jest odpowiedni do kwoty finansowania i mieści się w granicach ich możliwości. Może to przybrać formę, na przykład, własnego wkładu pracy, pokrycia kosztów podróży, zapewnienia materiałów i sprzętu do pracy, korzystania z pomieszczeń itp.
6. Projekt musi rozpocząć się nie później niż sześć miesięcy po przyznaniu dotacji.

Opłaty, materiały i koszty dodatkowe związane z wnioskowanymi i zatwierdzonymi środkami kwalifikują się do finansowania.

Finansowanie jest przyznawane wyłącznie na pokrycie wydatków danego odbiorcy na indywidualne, ograniczone projekty (finansowanie projektów). Finansowanie instytucjonalne jest wykluczone. Jeśli oczekuje się wygenerowania dochodu, należy to wskazać we wniosku. Dochód pomniejszy rzeczywistą kwotę finansowania. Zatajony i/lub niezgłoszony dochód z projektu spowoduje unieważnienie całej decyzji o finansowaniu. Finansowanie powinno być przyznawane na działania w regularnych ratach, tak aby projekty mogły być rozłożone równomiernie w ciągu roku. Należy wziąć pod uwagę, że projekty dotyczące okresów wakacyjnych i zajęć na świeżym powietrzu są finansowane w taki sposób, aby można je było nadal realizować.

Dofinansowanie jest przeznaczone na pokrycie kosztów określonych we wniosku. Maksymalna kwota dofinansowania na wniosek wynosi 3000 euro. Należy zapewnić, aby podział dostępnych środków był zrównoważony między mniejszymi i większymi projektami.

Decyzja o dofinansowaniu zawsze odnosi się do złożonego wniosku i zawartych w nim informacji.

Wszelkie pojawiające się problemy, które wymagają odstępstwa od planu projektu lub ogólnie kwestionują projekt, muszą być niezwłocznie zgłaszane do administracji Funduszu Sąsiedztwa. Administracja musi sprawdzić, czy i w jakim stopniu finansowanie może być nadal zagwarantowane zgodnie z celami Funduszu Sąsiedzkiego.

Jeśli koszty wnioskowanego działania wzrosną, różnica między całkowitymi kosztami a zatwierdzoną kwotą musi zostać zrekompensowana niezależnie przez wnioskodawcę.

Wnioskowane działanie może podlegać warunkom lub tylko poszczególne punkty wniosku mogą zostać zatwierdzone. Wnioskowane działanie kwalifikuje się wówczas do finansowania tylko w zatwierdzonych częściach. Środki Funduszu Sąsiedzkiego muszą być wykorzystywane w sposób oszczędny. Należy unikać wszelkich nieuczciwych zachowań w związku z uzyskaniem dotacji.

Dla podstawowej kwalifikowalności wniosku

• do kwoty dofinansowania 500 EUR netto zaleca się, aby wnioskodawca uzyskał oferty porównawcze.
• Powyżej kwoty dofinansowania 500 EUR netto wnioskodawca jest zobowiązany do przedłożenia co najmniej trzech pisemnych ofert porównawczych opartych na jasnym opisie przedmiotu zamówienia.

Jeśli zebranie ofert nie wydaje się możliwe ze względu na szczególny charakter działania (np. w przypadku przedsięwzięć artystycznych), należy to uzasadnić we wniosku o dofinansowanie. Zgodność z warunkami będzie sprawdzana przez administrację Funduszu Sąsiedzkiego i brana pod uwagę na posiedzeniu jury przy podejmowaniu decyzji o kwalifikowalności do finansowania. Ogólny przebieg projektu musi być udokumentowany w zrozumiały sposób i przechowywany w sposób zorganizowany wraz z ofertami przez co najmniej pięć lat przez administrację Funduszu Sąsiedzkiego.

W indywidualnych przypadkach mogą zostać przyznane wyjątki dotyczące finansowania. Wyjątki wymagają specjalnego uzasadnienia. Wyjątki muszą być zgodne z celami zarządzania dzielnicą Lannesdorf/Mehlem.

Fundusz Sąsiedzki jest administrowany przez Zarząd Dzielnicy, który jest wykonawcą Miasta Federalnego Bonn. Jeśli nie zostanie zlecone zarządzanie dzielnicą, Federalne Miasto Bonn przejmie zarządzanie Funduszem Sąsiedzkim.

Administracja Funduszu Sąsiedzkiego zapewnia, że jury spotyka się regularnie i podejmuje decyzje w sprawie otrzymanych wniosków o środki. Administracja Funduszu Sąsiedzkiego może podejmować niezależne decyzje w sprawie działań o wartości poniżej 200 euro i na łączną kwotę mniejszą niż jedna piąta środków dostępnych każdego roku. Wszystkie decyzje muszą być udokumentowane.

Administracja Funduszu Sąsiedztwa dostarcza informacji na temat dostępnych funduszy i wdrożonych działań podczas zaplanowanych spotkań jury. Ponadto administracja funduszu sąsiedzkiego jest dostępna w celu dostarczania informacji na temat rozwoju zarządzania dzielnicą Lannesdorf/Mehlem.

W celu realizacji dalszych projektów z funduszu dzielnicowego oprócz działań inicjowanych przez mieszkańców, w przypadku których wniosek mieszkańców nie jest możliwy lub nieproporcjonalny, zarząd dzielnicy może sam pobrać udział w wysokości do 20% funduszu dzielnicowego.

Jury Funduszu Sąsiedzkiego podejmuje decyzję o przyznaniu środków z Funduszu Sąsiedzkiego co najmniej zwykłą większością głosów swoich członków po tym, jak wnioskowane działania zostały zweryfikowane przez Miasto Bonn i administrację Funduszu Sąsiedzkiego. Warunkowe zatwierdzenie jest możliwe, jeśli tylko poszczególne punkty wniosku projektowego wymagają poprawek lub uzupełnień. W takim przypadku decyzja o dofinansowaniu może zostać wydana po poprawieniu lub uzupełnieniu wniosku, nawet bez ponownego przedłożenia go komisji konkursowej.

Jury decyduje niezależnie o aspektach merytorycznych (takich jak projekt, konieczność, skuteczność i znaczenie) finansowania projektu z Funduszu Sąsiedztwa. Wnioskodawca może być konsultowany w tej sprawie.

Jury składa się z siedmiu mieszkańców obszaru zarządzania dzielnicą Lannesdorf/Mehlem. Powinno ono obejmować migrantów zgodnie ze strukturą mieszkańców. Ponadto należy zapewnić zrównoważony udział kobiet i mężczyzn, a także równość międzypokoleniową.

Członkowie jury zostaną wylosowani z rejestru mieszkańców i skontaktują się z nimi władze miasta Bonn. Jury zostanie utworzone zgodnie z kolejnością odpowiedzi. Jeśli wpłynie więcej niż siedem odpowiedzi, ustalona zostanie kolejność zastępców i następców. Jeśli członek jury nie może uczestniczyć w posiedzeniu, zastępcy zostaną w pełni przyjęci do jury na czas ich nieobecności. W przypadku rezygnacji członka jury (np. z powodu przeprowadzki lub rezygnacji), zastępcy są przyjmowani jako pełnoprawni członkowie jury. Członkostwo w jury nie jest ograniczone czasowo. Praca jury ma charakter honorowy i nie uprawnia do wynagrodzenia.

Jury spotyka się co najmniej dwa razy w roku i decyduje o finansowaniu wnioskowanych działań. Członek jury nie może głosować nad własnym wnioskiem. Kworum jury stanowi obecność dwóch trzecich jego członków.

Ponowne przyjęcie do jury lub na listę następców jest możliwe tylko raz za zgodą większości pozostałych członków jury. W przeciwnym razie działalność kończy się najpóźniej w momencie, gdy miasto federalne Bonn nie zapewnia już finansowania dla Funduszu Sąsiedzkiego.

Do składania wniosków uprawnione są osoby fizyczne i prawne oraz grupy wnioskodawców. We wniosku należy wskazać wnioskodawcę, działanie i planowany czas jego trwania, a także oczekiwane korzyści. Wniosek musi zostać złożony w całości i w formie pisemnej do administracji Funduszu Sąsiedztwa nie później niż 14 dni przed odpowiednim posiedzeniem jury. Administracja Funduszu Sąsiedzkiego będzie towarzyszyć wnioskowi.

Wniosek musi zawierać zróżnicowane zestawienie kosztów, które musi być zrozumiałe i możliwe do zweryfikowania zgodnie z powyższymi wymogami. Wkład własny w postaci gotówki, pracy lub wkładu rzeczowego musi być wskazany we wniosku. Ewentualny dochód należy oszacować i podać.

We wniosku należy z góry potwierdzić, że warunki finansowania zostały zatwierdzone. Wniosek musi być podpisany prawnie ważnym podpisem. Wniosek zostanie sprawdzony pod kątem kwalifikowalności przez miasto Bonn. Administracja Funduszu Sąsiedzkiego jest odpowiedzialna za udzielanie informacji, wsparcia i pomocy oraz za zapewnienie zgodności z wytycznymi dotyczącymi finansowania podczas składania wniosków. Wnioski, które nie spełniają tych wymogów, zostaną wykluczone z dalszej procedury.

Zatwierdzone wnioski zostaną przedłożone jury w celu podjęcia decyzji, chyba że zostały już zatwierdzone przez administrację Funduszu Sąsiedzkiego. Zatwierdzenia nie mogą przekraczać dostępnych funduszy i muszą być możliwe do zrealizowania w okresie, w którym fundusze są udostępniane. Wnioskodawca może zostać wysłuchany na posiedzeniu jury.

Po ostatnim posiedzeniu jury wnioskodawca otrzyma pisemne powiadomienie od administracji Funduszu Sąsiedzkiego o statusie jego wniosku. Projekt może zostać rozpoczęty dopiero po uzyskaniu pisemnej zgody administracji Funduszu Sąsiedzkiego. Możliwe jest ubieganie się o wcześniejsze rozpoczęcie działań, które nie wymagają finansowania. Nie ma prawnego prawa do dotacji. Przekazywane środki są dobrowolnymi świadczeniami, które zależą od sytuacji budżetowej miasta Bonn i dotacji z innych instytucji finansujących.

Niezależne działania podejmowane przez zarząd dzielnicy(patrz sekcja 7.a) wymagają złożenia przez mieszkańców wniosku zgodnego z wytycznymi dotyczącymi działań. Wniosek ten musi zostać złożony przez zarząd dzielnicy do władz federalnych miasta Bonn i sprawdzony pod kątem kwalifikowalności. Zatwierdzone wnioski są przekazywane do jury w celu podjęcia decyzji.

Administracja funduszu dzielnicy decyduje o niezależnych działaniach zarządu dzielnicy do kwoty 50 euro i mniej niż 500 euro łącznie rocznie. Działanie musi być bezpośrednio związane z działaniami prowadzonymi przez lub dla mieszkańców dzielnicy i nie może być już pokryte z finansowanych kosztów materialnych zarządzania dzielnicą. Wniosek nie jest wymagany. Odpowiednie wydatki są sprawdzane i rozliczane przez miasto Bonn co kwartał po przedłożeniu rachunków.

Ponadto wytyczne dotyczące środków od mieszkańców mają zastosowanie do niezależnych środków zarządzania dzielnicą powyżej i poniżej 50 euro.

Zatwierdzone środki zostaną wypłacone przez miasto federalne Bonn po przedłożeniu sprawozdania merytorycznego dotyczącego dotowanych działań i oryginalnych dokumentów fakturowych po zakończeniu projektu. Płatności zaliczkowe są możliwe w przypadku finansowania działań, które przekraczają możliwości wnioskodawcy w zakresie prefinansowania. Płatności zaliczkowe muszą być wystawione i przedłożone wnioskodawcy w formie faktury zgodnie z harmonogramem. Dokumenty muszą zostać złożone w administracji Funduszu Sąsiedzkiego i zostaną przekazane do miasta federalnego Bonn po weryfikacji wykorzystania zatwierdzonego działania. Oświadczenie dotyczące projektu należy złożyć nie później niż sześć miesięcy po jego zakończeniu. Niedopełnienie tego obowiązku spowoduje anulowanie zobowiązania do finansowania.

Finansowanie może zostać anulowane przed rozpoczęciem, w trakcie i po zakończeniu działań, jeśli

• działania nie są realizowane zgodnie z wnioskiem
• działania nie mogą być wdrożone w okresie finansowania
• działanie nie zostanie rozliczone nie później niż sześć miesięcy po jego zakończeniu
• okaże się, że wnioskodawca nie jest w stanie prawidłowo wdrożyć działania
• wykorzystanie środków nie jest odpowiednio udokumentowane
• nie jest możliwe prawidłowe wydatkowanie środków
• nie przeprowadzono niezbędnych zapytań ofertowych
• wnioskodawca wycofuje się z działania lub wniosku
• wnioskodawca następnie zmienia lub uzupełnia wniosek
• grupa wnioskodawców została rozwiązana.

Jury musi zostać poinformowane o anulowaniu.
Wypłacone środki muszą zostać niezwłocznie zwrócone, jeśli finansowanie zostanie anulowane lub stanie się nieskuteczne.

Wszystkie działania są niezwłocznie dokumentowane na zaktualizowanej liście, którą można przeglądać w biurze informacji zarządzania dzielnicą.

Administracja Funduszu Sąsiedzkiego przygotowuje listę zatwierdzonych i wydanych środków corocznie lub na wniosek Miasta Federalnego Bonn. Zestawienie to jest kontrolowane przez Urząd Spraw Socjalnych i Mieszkaniowych Miasta Bonn w celu upewnienia się, że środki zostały wydatkowane i wykorzystane zgodnie z ich przeznaczeniem, a działania jury i administracji Funduszu Sąsiedzkiego zostały w ten sposób zatwierdzone. Uprawnienia kontrolne Biura Audytu Miasta Bonn obejmują również zarządzanie Funduszem Sąsiedzkim.

Wnioski o dofinansowanie z funduszu dzielnicowego na projekty mieszkańców mogą być rozpatrywane po raz pierwszy na zebraniu wyborczym.

Fundusz na projekty mieszkańców (fundusz dzielnicowy) został utworzony przez miasto federalne Bonn jako część zarządu dzielnicy Lannesdorf/Mehlem. Jest on administrowany przez zarząd dzielnicy Lannesdorf/Mehlem i jest dostępny dla wszystkich mieszkańców, grup mieszkańców, inicjatyw, stowarzyszeń itp. w celu realizacji projektów i działań w dzielnicy i na jej rzecz. Niniejszy arkusz informacyjny zawiera krótki przegląd zasad. Finansowanie opiera się na wytycznych Federalnego Miasta Bonn dla Funduszu Sąsiedzkiego.

W ramach funduszu sąsiedzkiego mieszkańcom udostępniane są niebiurokratyczne środki na realizację projektów na mniejszą skalę. Nie są finansowane żadne bieżące koszty osobowe i/lub operacyjne ani już istniejące/rozpoczęte projekty. Należy również wyraźnie podkreślić niekomercyjny charakter projektu.

Wnioski mogą składać osoby fizyczne i prawne, a także grupy wnioskodawców z dzielnicy, tj. osoby fizyczne, grupy, inicjatywy, kluby i stowarzyszenia. W ramach dostępnych środków wspierane będą działania z następujących obszarów:

• Integracja
• sprawy społeczne
• kultura
• edukacja
• zatrudnienie i kwalifikacje
• sport
• Upiększanie okolicy

Działania muszą przynosić rozpoznawalne korzyści w co najmniej jednym z tych obszarów. Projekty związane z grupami docelowymi, realizowane przez dzieci i młodzież, kobiety, osoby niepełnosprawne i migrantów w sąsiedztwie, mają wysoki priorytet. Maksymalna kwota finansowania jednego projektu wynosi 3 000 euro. Wnioski należy składać w formie pisemnej, kompletne i podpisane do zarządu dzielnicy.

Aktualne informacje i formularze zgłoszeniowe są dostępne w urzędzie dzielnicy, a także na stronie internetowej  https://www.quartier-lannesdorf-obermehlem.de/ (Otwiera się w nowej karcie). W przypadku kosztów do 500 euro zalecane jest dołączenie ofert porównawczych, a od 500 euro wymagane jest dołączenie co najmniej trzech pisemnych ofert porównawczych. W przypadku jakichkolwiek pytań lub potrzeby pomocy przy składaniu wniosku, prosimy o kontakt z pracownikami biura dzielnicy (najlepiej od poniedziałku do czwartku w godzinach od 9 do 12):

Zarząd Dzielnicy Lannesdorf/Mehlem
Ellesdorfer Straße 44
Telefon: 0228 95 41 36 lub 95 41 37
 quartiersmanagementfrauenhilfe-rheinlandde

Istniejące jury składające się z siedmiu mieszkańców dzielnicy podejmuje decyzje w sprawie wniosków. Jury spotyka się kilka razy w roku i decyduje o przyznaniu środków z funduszu dzielnicy co najmniej zwykłą większością głosów. Terminy są ogłaszane z dużym wyprzedzeniem, a wnioski muszą wpłynąć do zarządu dzielnicy co najmniej 14 dni przed danym posiedzeniem jury. Wnioski są rozpatrywane w kolejności ich wpłynięcia i wcześniej sprawdzane przez Federalne Miasto Bonn w celu ustalenia, czy wnioskowane środki kwalifikują się do finansowania w ramach wytycznych dotyczących finansowania. Wnioskodawcy otrzymają również możliwość zaprezentowania swojego projektu przed jury. Projekt można rozpocząć dopiero po otrzymaniu zatwierdzenia.

Zatwierdzone fundusze zostaną wypłacone przez miasto federalne Bonn po przedłożeniu krótkiego sprawozdania i oryginalnych rachunków na koniec projektu. Dokumenty należy przedłożyć zarządowi dzielnicy. Wraz z rozliczeniem należy przedłożyć krótki raport - w miarę możliwości ze zdjęciami - z realizacji działania. Rozliczenie projektu należy złożyć nie później niż sześć miesięcy po zakończeniu projektu. Niezastosowanie się do tego wymogu spowoduje anulowanie zobowiązania do finansowania. Szczegółowe wytyczne dotyczące funduszu dzielnicowego będą dostępne w urzędzie dzielnicy i w Internecie tak szybko, jak to możliwe.