L'Ufficio di registrazione dei cittadini può certificare copie e fotocopie di documenti se

• l'originale è stato rilasciato da un'autorità tedesca o
• la copia o la fotocopia è richiesta per essere presentata a un'autorità tedesca,

a meno che il rilascio di copie autenticate da registri e archivi ufficiali non sia riservato per legge esclusivamente ad altre autorità (ad esempio, per i documenti di stato civile da parte dell'ufficio anagrafe). Se l'originale non è stato rilasciato da un'autorità o se la copia o la fotocopia non è destinata a essere presentata a un'autorità, la certificazione può essere effettuata solo da un notaio.

• Le firme possono essere autenticate dall'Ufficio di registrazione dei cittadini se il documento firmato è necessario per la presentazione a un'autorità tedesca o a un altro ente a cui il documento firmato deve essere presentato in base a una disposizione di legge. Ciò non si applica alle firme che richiedono una legalizzazione ufficiale o la cui legalizzazione è riservata ad altre autorità. Se l'autenticazione della firma non è destinata alla presentazione a un'autorità tedesca o a un altro ente a cui il documento firmato deve essere presentato in base a una disposizione di legge, l'autenticazione può essere effettuata solo da un notaio.
• La firma deve essere apposta solo di persona, in presenza del dipendente in loco.
• L'autenticazione delle dichiarazioni in materia di diritto di famiglia e di successione, nonché in materia di catasto, associazione e registro commerciale può essere effettuata solo dalle autorità competenti.
• Le dichiarazioni sostitutive di giuramento possono essere autenticate solo da un notaio.
• I certificati di stato civile tedeschi possono essere autenticati solo presso l'ufficio anagrafico in cui è stato rilasciato il certificato di stato civile.
• I certificati di nascita stranieri vengono autenticati presso l'Ufficio di registrazione dei cittadini se si tratta di documenti internazionali, multilingue e destinati a essere presentati a un'autorità tedesca. Di norma, i certificati in caratteri cirillici, giapponesi e cinesi non vengono autenticati. Eccezione: questo documento è stato tradotto e sigillato da un interprete autorizzato dal tribunale.
• La traduzione da parte di un interprete è generalmente richiesta per i documenti in lingua straniera. La traduzione deve essere saldamente attaccata alla copia o alla fotocopia dall'interprete; il sigillo dell'interprete deve essere apposto sulle giunte.

Per questa richiesta è necessario fissare un appuntamento. Il modulo di appuntamento online è disponibile alla voce "Moduli e link".