Vor diesem Hintergrund führt die Stadtverwaltung am Freitag, 12. Januar 2024, für das Dienstleistungszentrum im Stadthaus – es kombiniert das Meldeamt, Kfz-Zulassungsstelle und Führerscheinstelle – sowie für seine Außenstellen in den Bezirksrathäusern von Bad Godesberg, Beuel und Hardtberg eine neue Software für die Buchung von Terminen ein. Einerseits wird das neue Programm den Bonner*innen einen besseren Überblick über verfügbare Termine zu ihren Anliegen geben. Andererseits wird die Software mit dazu beitragen, die Abwicklung der Termine vor Ort zu optimieren.
Bis zu 15 Prozent der gebuchten Termine werden nicht wahrgenommen
„Leider stellen wir Jahr für Jahr fest, dass 10 bis 15 Prozent der gebuchten Termine von den Bürger*innen nicht wahrgenommen werden, obwohl wir immer wieder darum bitten, nicht genutzte Termine rechtzeitig abzusagen“, berichtet Ralf Bockshecker, Amtsleiter der Bürgerdienste. Bei durchschnittlich 5000 Terminen, die wöchentlich im Dienstleistungszentrum bearbeitet werden, betrifft dies rund 600 Termine pro Woche, bei denen niemand erscheint. Besonders ärgerlich ist es, wenn vorsorglich mehrere Termine für dasselbe Anliegen gebucht und die überzähligen dann nicht abgesagt werden. Ralf Bockshecker: „Bei der hohen Anzahl an Terminen führt diese Praxis zu vermeidbaren Verzögerungen im Ablauf und unnötigen Wartezeiten. Daher wollen wir diese so genannten, No-Shows‘ künftig deutlich reduzieren.“
Er stellte am Mittwoch, 10. Januar 2024, gemeinsam mit Nadine Quäsching, Leiterin des Dienstleistungszentrums, und Alexander Freiberg vom Personal- und Organisationsamt bei einem Pressetermin die neue Terminbuchungssoftware vor. „Die neue Software ist nicht nur sehr anwenderfreundlich, sie hilft zudem, fundierte Daten und Kennzahlen zu erlangen, um eine bessere Terminsteuerung zu ermöglichen“, erläuterte Ralf Bockshecker.
Termin muss per Link bestätigt werden
Mit Hilfe der neuen Software sehen die Bürger*innen künftig, in welcher Dienststelle der frühestmögliche Termin für ihr Anliegen zur Verfügung steht - sei es im Stadthaus oder in einem der drei Bezirksrathäuser in Bad Godesberg, in Beuel oder in Hardtberg. Im Anschluss an den Buchungsvorgang erhalten die Bürger*innen eine E-Mail mit einem Aktivierungslink, um den Termin zu bestätigen.
Nach erfolgter Bestätigung ist der Termin verbindlich reserviert. Zudem werden künftig die Reservierungen im freigegeben Buchungszeitraum auf zwei Termine pro E-Mail-Adresse begrenzt. Die Stadtverwaltung möchte hiermit Falsch- und entbehrliche Doppelbuchungen vermeiden.
Anmeldung vor Ort an Terminal
Mit der Umstellung müssen sich die Bürger*innen künftig bei Betreten des Dienstleistungszentrums Bonn mittels der Terminbuchungsnummer oder per QR-Code anmelden. Dieser Vorgang erfolgt vor dem Termin im Wartebereich des Dienstleistungszentrums an sogenannten Check-In-Terminals. Mitarbeiter*innen der Stadtverwaltung werden während einer mehrwöchigen Einführungsphase die Bürger*innen auf die Anmeldepflicht aufmerksam machen und sie – wenn notwendig - beim Anmeldevorgang unterstützen. Die Bürger*innen, die telefonisch einen Termin vereinbart haben, erhalten ebenfalls eine Terminbuchungsnummer, mir der sie sich am Check-In-Terminal einwählen müssen.
Mit Hilfe der Anmeldung rufen die Mitarbeiter*innen nur die Bürger*innen auf, welche bereits eingetroffen sind, und können entsprechend der Bearbeitungslage einen zeitnahen Service ermöglichen.
Dieses Verfahren soll zunächst im Dienstleistungszentrum etabliert werden, um über einen Einsatz der Check-In-Terminals in den Bezirksrathäusern zu entscheiden.
Termine für das Dienstleistungszentrum und seine Außenstellen können unter dem Link www.bonn.de/termine (Öffnet in einem neuen Tab) oder beim Callcenter unter der 0228 – 77 66 77 gebucht werden.